Понятия структуры и организационной схемы

Организация как система может быть представ­лена в виде совокупности определенным обра­зом взаимосвязанных подсистем (элементов), образующих единое целое. Состав, расположе­ние и характер отношений между ними опреде­ляют структуру организации.

Элементами структуры являются:

- отдельные работники;

- функциональные подразделения;

- различные службы;

- другие звенья аппарата управления организацией.

От­ношения между ними осуществляются благодаря установлению ус­тойчивых связей, которые принято разделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и выражают отношения между равными по положению в иерархии компонентами организации, поэтому их относят к числу одно­уровневых. Их главное назначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем.

Вертикальные связи -это связи подчинения, они соединяют иерархические уровни и слу­жат каналами передачи распорядительной и отчетной информа­ции.

Устанавливаемые связи могут носить линейный или функцио­нальный характер. Линейные связи отражают движение управлен­ческих решений и информации между так называемыми руково­дителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи, их часто называют штабными, имеют место по линии дви­жения информации между отдельными частями организации и выполняют роль информационного обеспечения координации.

В рамках структуры организации протекают различные процес­сы (управления, производства и др.), между участниками которых распределяются соответствующие задачи и функции, а следова­тельно, и ответственность за их выполнение.

С этих позиций структуру организацииможно рассматривать как форму распределения различных видов деятельности между ее компонентами и координации деятельности этих компонентов, направленной на достижение целей организации.

Одна и та же структура не может в равной мере подходить для всех типов организации, но каждое предприятие (учреждение) обладает той или иной структурой, которая приспособлена к до­стижению ее конкретных целей.

Структура позволяет работникам осознать свое место в органи­зации и одновременно обеспечивает координацию выполняемых ими функций.

Основными характеристиками структуры организа­ции, отражаемые на организа­ционной схеме, являются:

§ разделение на отделы;

§ подотчетность в соответствии с нормой управления;

§ подчиненность.

Организационная схема, иногда называемая также органиграммной, показывает, как устроена организация. Графически такая система может быть представлена путем начертания горизонталь­ных и вертикальных линий и боксов (рис. 13). Боксы определяют виды деятельности людей, линии указывают на связи между ними. Число горизонтальных боксов указывает, сколько уровней имеет организация.

Рис. 13. Пример организационной схемы

Организационная схема отражает запланированные, формальные связи, необходимые для работы организации, т.е. ее формаль­ную структуру. Термин «формальный» означает, что организаци­онная структура специально разрабатывается менеджерами для достижения стратегических целей.

Можно сказать, что формальная структура - это официальный план выполнения задач, приводящих к достижению целей орга­низации. Формальная структура включает устойчивую систему формальных прав и обязанностей, должностные инструкции, по­ложения об организации, процедуры выполнения работ и т.п. Дру­гими словами, формальная структура организации характеризует те стандарты поведения в организации, которые медленно меня­ются и относительно устойчивы. Именно наличие формальной структуры в организации делает поведение в ней человека в опре­деленной степени отличным от его поведения в иных условиях.

Однако выполнение работ зачастую требует незапланирован­ных, нестандартных действий и решений и полагается на неформальные связи среди членов организации. Эти незапланирован­ные связи и виды деятельности, ускоряющие ее работу, опреде­ляются неформатной структурой организации.

Неформальная структура- это организационные характерис­тики и взаимоотношения, не являющиеся составной частью фор­мальной структуры, но влияющие на успехи организации в до­стижении ее целей. Неформальная структура организации может возникать спонтанно или быть результатом определенной поли­тики ее членов. Для неформальной структуры не характерна ие­рархия власти; так как связи в ней - общественные. Такая струк­тура не опирается на формальные правила, она управляется сво­бодно с помощью общественных норм. Коммуникационная схема, характерная для неформальной организации, получила название «виноградная гроздь» (рис. 14); такая аналогия используется по­тому, что каналы неформальных связей прокладывают свой путь вверх, вниз и через формальную структуру организации.

Рис. 14. Пример неформальной структуры организации