Кількісні та якісні показники ефективності інформаційних систем управління

Оцінка ефективності впровадження інформаційної системи управління повинна здійснюватися поетапно:

Етап 1. Визначити перелік бізнес-процесів, на функціонування яких автоматизація управління має найбільший вплив. Визначити всі витрати на інформаційну систему управління. Слід зазначити, що в теорії та практиці управління підприємствами прийнято здійснювати поділ бізнес-процесів на основні та забезпечуючі. Взявши за основу типовий перелік бізнес-процесів підприємства, можна сформувати ці групи для підприємств наукомістких галузей. При цьому до основних бізнес-процесів слід віднести:

1. Планування виробничої діяльності.

2. Проведення НДДКР.

3. Виробництво наукомісткої продукції.

4. Матеріально-технічне забезпечення виробництва.

5. Управління якістю продукції.

У групу забезпечуючих бізнес-процесів входять:

1. Бухгалтерський і фінансовий облік.

2. Облік матеріалів.

3. Управління кадрами.

4. Управління угодами.

о. Маркетингова діяльність.

6. Продаж наукомісткої продукції.

Для підвищення точності підрахунку загальних витрат, що мають місце на всіх етапах впровадження інформаційної системи управління, доцільно використовувати метод за­гальної вартості володіння інформаційною системою, згідно з яким до витрат відносяться: вартість комп’ютерів, принтерів, мережного устаткування й інших пристроїв, вартість програмного продукту і ліцензії на його використання, ви­трати на установку, впровадження, адаптацію, вивчення і супроводження системи, втрати через зміну структури управління, реорганізації кадрів тощо, а також всі поточні витрати (електроенергія, зв’язок тощо). Тут важливим є поділ витрат на прямі та непрямі. До прямих відносяться витрати, що пов’язані з придбанням, впровадженням інформаційної системи управління та введенням її в промислову експлуатацію, а саме: витрати на обладнання і програмне забезпечення, на впровадження, супровід і розвиток інформаційної системи, управління відділом інформаційних технологій. Непрямі витрати можуть виникати непередбачено на різних етапах життєвого циклу інформаційної системи. До цієї групи витрат відносять витрати часу користувача на самостійну підготовку до роботи з новою системою, кількість годин простою на місяць у зв’язку із припиненням роботи інформаційної системи тощо.

Етап 2. Для кожного бізнес-процесу сформувати показники ефективності, за якими буде здійснюватися оцінка.

Для оцінки капіталовкладень в інформаційні технології необхідно застосовувати систему якісних та кількісних показників. До якісних показників, що оцінюються експертним шляхом, можна віднести: можливість розробки і коригування стратегії розвитку інформаційної системи, застосування сучасних методів планування, що забезпечують раціональне використання всіх видів ресурсів, оперативний контроль виконання плану на основі своєчасної та достовірної інформації про стан виробничих процесів, якість обліку, контролю і регулювання процесів, можливість управління інформаційними потоками підприємства, можливість представлення інформації у вигляді, зручному для користувача.

До кількісних показників оцінки ефективності впровадження інформаційної системи можуть бути включені деякі показники, що використовуються в проектному аналізі, а саме індекс прибутковості, період окупності проекту. Щодо показників, які відображують властивості інформаційної системи управління, тут слід здійснити їх поділ на загальні, що розраховуються для всього підприємства, та специфічні, які характеризують сферу документообігу по окремих бізнес-процесах.

1 Загальні параметри.

1.1 Коефіцієнт комп’ютеризації підприємства:

,

де – кількість ПК;

– середньоспискова чисельність персоналу.

1.2. Коефіцієнт витрат на створення внутрішньої інформаційної бази:

,

де –витрати на створення бази даних;

– сумарні витрати на розробку і впровадження інформаційної системи.

1.3. Коефіцієнт електронного документообігу:

,

де – число документів, що представлені в електронному вигляді і знаходяться в базі даних;

– загальна кількість документів підприємства.

1.4. Коефіцієнт оновлення ПК:

,

де – кількість модернізованих ПК за певний період;

– кількість комп’ютерів, що знаходяться на балансі підприємства.

2. Специфічні параметри.

Особливістю цих показників є те, що вони характеризують властивості інформаційної системи управління, дають змогу оцінити її вплив на функціонування бізнес-процесу і можуть бути розраховані для всіх бізнес-процесів за певний період часу. Це такі показники, як:

- трудомісткість операцій пошуку, обробки та узагальнення інформації;

- коефіцієнт продуктивності обробки інформації;

- витрати на повторний пошук документів;

- зарплата всіх працівників, що зайняті обробкою інформації;

- середнє число помилок, що допущені одним спеціалістом, зайнятим обробкою інформації;

- загальні збитки внаслідок допущених помилок в розрахунку на всіх спеціалістів, що зайняті обробкою інформації;

- втрати робочого часу від простоїв.

Крім того, після введення системи в промислову експлуатацію за рахунок підвищення швидкості документообігу відмічається поліпшення протікання окремих бізнес-процесів, що виражається у позитивній тенденції показників, які характеризують результати функціонування цих бізнес-процесів (табл. 4.1.).

Таблиця 4.1.

Вплив інформаційної системи управління на показники, що характеризують бізнес-процеси

Наступним кроком є порівняння значень всіх вищезазначених показників у двох періодах – до і після впровадження інформаційної системи – і розрахунок абсолютною відхилення.

Етап 3. Встановити взаємозв’язки між окремими показниками та величиною чистого прибутку. Шляхом порівняння величини чистого прибутку, підприємства до впровадження інформаційної системи та після впровадження оцінити зростання даного показника під впливом фактора інформатизації.

Результати оцінки ефективності впровадження інформаційних систем управління на підприємствах різних галузей довели, що по більшості показників спостерігається економія коштів. Зокрема, за рахунок зменшення трудомісткості операцій пошуку, обробки та узагальнення інформації, зниження витрат на повторний пошук документів відбувається підвищення продуктивності обробки інформації; зменшення загальних збитків від помилок тощо. Прямо пропорційно сумі економії зростає величина чистого прибутку підприємства. Водночас відбувається зростання витрат на зарплату працівників, що працюють з інформаційною системою, що пов’язано з підвищенням рівня їх кваліфікації. Слід зауважити, що при впровадженні інформаційної системи підприємство має значні витрати, пов’язані з персоналом. Так, лише на початковому етапі значна сума коштів виділяється на навчання майбутніх користувачів роботі з системою.

Після встановлення взаємозв’язків між показниками та величиною чистого прибутку необхідно по кожному бізнес-процесу представити співвідношення витрат на інформаційну систему та вигоди, що отримує підприємство від її впровадження протягом розрахункового періоду реалізації проекту з розбивкою по місяцях.