Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

425. — Общие условия.В соответствии со ст. 77 Основ РФ о нотариате нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.

426. — Противоречащими законумогут быть признаны:

· во-первых, документы, имеющие противозаконное содержание (например, нельзя засвидетельствовать верность копии договора залога имущества, залогодатель по которому не является собственником этого имущества; договора, удостоверенного ненадлежащим должностным лицом, и др.);

· во-вторых, не может быть засвидетельствована верность копии с документа, имеющего явные дефекты формы (к примеру, отсутствуют необходимые реквизиты, документ не подписан выдавшим его лицом; не скреплен печатью в тех случаях, когда это необходимо; содержит подчистки или приписки и т. п.);

· в-третьих, противоречащим закону может являться документ, содержащий сведения, противоречащие общепринятым нормам морали и нравственности, основным устоям общества, либо сведения, порочащие честь и достоинство личности, деловую репутацию гражданина или юридического лица, и т. д.;

· в-четвертых, не свидетельствуется верность копии с документов, содержание которых в силу своего характера не подлежит оглашению (например, документы, которые содержат сведения, представляющие государственную либо коммерческую тайну);

· в-пятых, нотариус не вправе засвидетельствовать верность копии документа в случаях, когда это прямо запрещено законом.

427. — Обязательные реквизиты документов.Документы, верность копий которых свидетельствуется, могут быть выданы как юридическими, так и физическими лицами.

Документы, выдаваемые юридическими лицами, могут быть изготовлены на бланках установленного законодательством

образца. Примером таких документов являются аттестаты о среднем образовании, дипломы об окончании высших и средних специальных учебных заведений, документы о регистрации актов гражданского состояния, трудовые книжки и т. п. Одними из обязательных реквизитов таких документов являются указание их серии и номера, наличие печати (иногда — гербовой).

Если для документов, выдаваемых юридическими лицами, не установлена определенная законом форма, то они составляются на фирменных бланках юридического лица. При отсутствии у юридического лица специальных бланков документ может быть изготовлен на чистом листе бумаги и иметь угловой штамп, содержащий наименование организации, выдавшей документ, дату выдачи, исходящий (порядковый) номер документа.

Обязательным реквизитом любого документа, выданного юридическим лицом, является наличие подписи лица, наделенного полномочиями по выдаче документа (некоторые документы подписываются несколькими уполномоченными лицами). Согласно ст. 78 Основ верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована:

· нотариально (нотариусом, должностным лицом консульского учреждения либо должностным лицом органа исполнительной власти);

· должностным лицом предприятия, учреждения и организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Перечень организаций, должностным лицам которых предоставлено право свидетельствовать подлинность подписи гражданина, сформулирован в Основах как исчерпывающий. С учетом этого засвидетельствовать верность копии документов, выданных физическим лицом, если его подпись при этом засвидетельствована должностными лицами организаций, не упомянутых в ст. 78 Основ, нотариус не вправе.

428. — Юридическая значимость документа. Принято считать, что документы, копии с которых возможно нотариально засвидетельствовать, должны иметь юридическое значение1. Однако к этому утверждению следует относиться с определенной долей условности, так как практически любой документ в зависимости от ситуации может иметь юридическое значение. Например, неправомерен

отказ нотариуса в свидетельствовании верности копии с нотариально удостоверенной доверенности по причине отмены доверенности представляемым либо истечения срока ее действия, мотивированный утратой юридической значимости документа. Поскольку доверенность в период своего действия свидетельствовала о наличии определенных правоотношений, последствия которых могли возникнуть спустя определенное время, даже по истечении срока действия этот документ может касаться прав и законных интересов как представителя, так и представляемого.

С учетом этого факт юридической значимости документа должен оцениваться в первую очередь с позиции гражданина, заинтересованного в совершении данного нотариального действия.

429. — Обязательность нотариального свидетельствования.Как правило, обязательного нотариального свидетельствования верности копий документов не требуется. Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями, организациями копий документов, касающихся прав граждан"2 предприятиям, учреждениям и организациям предписано:

1) выдавать гражданам копии документов, исходящих из этих организаций;

2) свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления в указанные организации.

В названных случаях верность копий документов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью организации. Копии документов, необходимых гражданам для реализации своих прав, представляются в организацию с предъявлением оригиналов.

Вместе с тем в ряде нормативных актов, в основном подзаконного характера, для реализации отдельных прав физических и юридических лиц предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий некоторых документов.

Так, приказом Министерства образования РФ от 3 января 2001 г. № 15 "О лицензировании государственных образовательных учреждений дополнительного профессионального образования" утвержден перечень документов, предоставляемых образовательным учреждением для получения соответствующей лицензии. Одним из таких документов является нотариально засвидетельствованная копия документа, подтверждающая право образовательного учреждения на владение, пользование или распоряжение необходимой учебно-материальной базой.

В соответствии с Положением о порядке проведения конкурса на замещение вакантной должности нотариуса, утвержденным приказом Министерства юстиции РФ от 17 февраля 1997 г. № 19-01-19-97, лица, желающие участвовать в конкурсе, представляют нотариально засвидетельствованные копии диплома о высшем юридическом образовании, трудовой книжки и лицензии на право нотариальной деятельности.

430. — Процедура. Верность копии документа свидетельствуется только при предъявлении нотариусу подлинника этого документа. Изначально нотариус должен удостовериться в правильности оформления подлинника и установить, что документ не противоречит требованиям законодательства. Следует иметь в виду, что документы, предъявляемые нотариусам для свидетельствования верности копий, весьма разнообразны, поэтому рассматриваемое нотариальное действие лишь на первый взгляд представляется несложным. В действительности нотариус должен обладать знанием многочисленных нормативных актов, регулирующих порядок оформления того или иного документа, а также ориентироваться в вопросах делопроизводства различных органов, в компетенцию которых входит выдача соответствующих документов.

Наряду с особенностями оформления отдельных документов существуют и общие правила, установленные законодательными актами для оформления документов. Так, любые документы не должны содержать подчисток, приписок, неоговоренных исправлений. Документы, изложенные более чем на одном листе, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью юридического лица, которым они выданы либо удостоверены. Текст документа должен четко воспроизводиться. Причиной отказа в свидетельствовании верности копии документа могут послужить нечитаемые из-за ветхости отдельные части документа, стертые печати и подписи и т. п.

Следующий этап процедуры свидетельствования верности копии документа заключается в сличении представленной копии с подлинником документа и установлении строгого соответствия изготовленной копии оригиналу. Копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа. Если изготовление копии произведено путем ксерокопирования документа непосредственно в нотариальной конторе, необходимости в сличении копии с подлинником, естественно, не имеется.

Если копия документа состоит из нескольких листов, они должны быть прошнурованы, пронумерованы, должно быть указано количество листов с приложением печати нотариуса и его подписи.

Непосредственно свидетельствование верности копии документа заключается в совершении на ней удостоверительной надписи

нотариуса, свидетельствующей о сличении копии с подлинником документа и об отсутствии в последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей. Свободные места в тексте копии и удостоверитель-ной надписи должны быть прочеркнуты, за исключением копий документов, требующихся для действия за границей.

431. — Копия с копии.В нотариальном порядке может быть также засвидетельствована верность копии с копии документа (ст. 79 Основ). Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. В копии с копии документа воспроизводится текст удостоверительной надписи нотариуса о свидетельствовании верности копии документа либо надписи о верности копии, выполненной должностным лицом организации, выдавшей копию. В остальном порядок свидетельствования верности копии с копии документа аналогичен порядку свидетельствования верности копий документов. Свидетельствуется верность копии с копии документа путем проставления специальной удостоверительной надписи.

432. — Выписка из документа.Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого она делается, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Классическим примером свидетельствования верности выписки из документа является свидетельствование верности отдельной записи в трудовой книжке. При этом выписка должна включать полный текст первой страницы трудовой книжки (наименование, серию и номер документа, фамилию, имя, отчество владельца, дату его рождения, образование, профессию, дату заполнения, подпись владельца и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек в организации, выдавшей книжку, печать этой организации), а также сведения о периоде работы в одной или нескольких организациях.

В нотариальной практике достаточно часто приходится свидетельствовать верность выписок из учредительных документов юридических лиц, выписок из протоколов общих собраний хозяйственных товариществ и обществ и др. При свидетельствовании верности выписок из документов применяются те же правила, что и при свидетельствовании верности копий документов.