Облік музейних предметів

Усі пам’ятки, що зібрані музеєм, підлягають державній охороні, а тому повинні облікуватися і зберігатися за певною системою (положення та інструкції Міністерства, закони України, положення про використання та збереження історико-культурної спадщини).

Облік музейних фондів – це встановлення точних відомостей і предметного опису усіх пам'яток, що перебувають у музеї. Облікування музейних пам'яток необхідне для того, щоб систематизувати ці пам'ятки та згрупувати їх за чіткими критеріями. Облік музейних цінностей відбувається у три етапи: первинний облік (прийняття на баланс), інвентаризація та каталогізація.

— первинний облік(усі пам’ятки музейного значення надходять до музею згідно до Акта прийняття та реєструються у книзі вступу (надходжень). Книга вступу має бути прошнурована, пронумерована і опечатана; це документ вічного збереження. При записі кожен предмет отримує номер вступу, записується джерело надходження, короткі дані про предмет (назва, розмір, стан збереження, матеріал, джерело надходження, ціна, якщо предмет закуплений). Далі головний хранитель музею передає предмет хранителю відповідного відділу;

— інвентаризація (при надходженні предмету до відповідного фонду, кожен предмет відразу записується до відповідної книги вступу фонду та (або) до інвентарної книги фонду. Інвентарна книга це теж документ вічного збереження, вона повинна бути прошнурована, пронумерована і скріплена печаткою. В інвентарній книзі в спеціальних графах записуються всі відомості про предмет; як правило, перед цим заповнюють інвентарну картку або паспорт музейного предмету. Інвентарна книга містить такі графи: найменування предмета, опис (написи, підписи, клейма), дані про автора, час, місце виготовлення, матеріал виготовлення, техніка виготовлення, розміри, дані про стан збереження, джерело або спосіб надходження, дата запису і прізвище того, хто робив запис у книзі. Всі записи до інвентарної книги робляться на основі попередньо складеної інвентарної картки. Як результат, кожен музейний предмет отримує свій шифр: скорочена назва музею, номер в «Книзі надходжень» в чисельнику, інвентарний номер в знаменнику, іноді вказують скорочену назву фонду або відділу, де зберігається предмет.

Правила нанесення облікових номерів!

Особливості зберігання предметів з дорогоцінних металів та коштовного каміння ― ці предмети підлягають особливому збереженню та фіксуються в окремих книгах. При цьому необхідним є акт ювелірної експертизи. Спец книга в музеї може бути не одна, а заведена на різні дорогоцінні матеріали, але є різні предмети з домішками різних металів тощо.

— каталогізація(каталог ― це систематизований, анотований перелік музейних предметів, класифікований за певною ознакою. Каталоги, як правило, будуються за наступними принципами (за наявності каталожної картки):

Ø тематичний

Ø хронологічний

Ø предметний

Ø авторський

Ø географічний, топографічний

Ø алфавітний

Систематична наукова каталогізація природних, історичних і мистецьких старожитностей налічує понад два сторіччя. За цей період ученими-музеєзнавцями накопичено величезну спадщину попередніх епох та набуто значний досвід вивчення музейних експонатів. Комп'ютеризація музейних фондів значно прискорила всі роботи з облікової документації й каталогізації. На початку XXI ст. створено потужні електронні бази даних, які містять інформацію про десятки мільйонів експонатів, музеї щорічно обмінюються інформацією про нові знахідки та її дослідження, щороку видають тисячі нових наукових та науково-популярних каталогів, активно популяризують науку й мистецтво.

У західних музеях відвідувачі з дослідницькою чи просто пізнавальною метою використовують інвентаризаційні каталоги фондосховищ музею для того, щоб за допомогою спеціальних комп'ютерних баз даних отримати вичерпну текстову, графічно-обмірну та фотоілюстративну інформацію про ту чи іншу пам'ятку незалежно від того, чи вона представлена в експозиційних залах, чи зберігається у спеціальних закритих для відвідування фондосховищах.

В Україні також створена єдина інформаційна база даних Національного музейного фонду. У ній міститься інформація про всі найвидатніші експонати українських музеїв. Адже на завершальній стадії процесу каталогізації нової визначної пам'ятки кожен український музей зобов'язаний за уніфікованою методикою заповнити її Науковий паспорт та вислати його у Національну науково-довідкову базу музейного фонду.

Сьогодні в нашій державі створюються перші загальнодоступні бази даних про національні музейні збірки (див., напр., сайт Музейний простір України), а також в мережі Інтернет відкрито декілька віртуальних музеїв та віртуальних експозиційних галерей реально діючих музеїв. Однак за рівнем комп'ютеризації, публічності й доступності інформації про музейні скарби держави Україна ще значно відстає від сусідніх країн Європейського Союзу.

Науково-дослідна робота в музеї – важливий напрямок діяльності українських музеїв національного, державного та обласного статусів. Ця діяльність передбачає обробку й уведення у науковий та загальнокультурний обіг матеріальних і нематеріальних об'єктів музейної спадщини. Результати науково-дослідної роботи знаходять висвітлення у різних формах, передусім в організації нових експозиції і виставок. Вагомим результатом наукової діяльності музею є публікація збірок наукових праць, каталогів його колекцій і путівників. Це важливий елемент наукового й публічного іміджу та авторитету музейної установи.