Структура и основные элементы оптово-распределительной системы

Система предназначена для организации поставок алкогольной продукции в торговую сеть магазинов М₁,…M_k, расположенных в пределах крупного города и области. Элементы распределительной системы представлены на рис. 4.1.

Клиенты – магазины осуществляют розничную продажу товаров населению.

Особенности спроса клиентов – закупки в относительно небольших количествах (в среднем, 1-2 ящика, содержащих по 20 единиц каждый). В отдельных случаях заказывается товар определенного наименования поштучно.

Малые партии заказов обусловлены ограниченностью складских помещений, стремлением уменьшить затраты на хранение, исключить риски не продаж товара. Заказывая малые партии по широкому ассортименту, клиент гарантирует себе наилучшую адаптацию к потребностям рынка.

Исходная продукция производится и поставляется специализированными заводами-производителями. Типичный производитель – Санкт–Петербургский завод ЛИВИЗ. Продукция отпускается, как правило, в пластмассовых ящиках или в вакуумных упаковках. Каждый производитель специализируется на определенном виде продукции. Вид продукции идентифицируется не только наименованием продукта, но и типом (емкостью) розничной упаковки, маркой завода-изготовителя. Количество наименований, выпускаемых одним производителем ввиду их узкой специализации – относительно небольшое (от нескольких единиц до нескольких десятков наименований).

Производитель заинтересован в крупнооптовых поставках, продажах продукции крупными партиями.

Оптово-распределительная система является промежуточным звеном между производителем и большим количеством мелких клиентов. Осуществляя основные закупки у производителя, оптовая фирма перепродает товар мелко оптовым покупателям, осуществляющим розничную продажу.

Количество поставщиков – несколько десятков. Большинство из них расположены в регионе, однако некоторые – на значительном (порядка 1000 км) расстоянии.

Отдел продаж осуществляет непосредственную работу с клиентом, предлагая товар и обеспечивая заказ на поставку продукции от конкретного магазина. В результате работы отдела продаж формируется сводный план-заказ на поставку продукции.

Бухгалтерия, просматривая план-заказ на поставку, планы доставки, контролирует оплату, выписывает необходимые документы (счета-фактуры, накладные) и передает план-заказ на исполнение в отдел доставки (логистики).

Отдел доставки (логистики) обеспечивает исполнение суточных планов-заказов, поступающих из отделов продаж и закупок. Логистик – диспетчер отдела доставки координирует работу транспортного отдела и склада. Отдел доставки формирует план-расписание отгрузки товаров со склада, план перевозок, комплектацию рейсов, расписание подачи и маршруты собственного автотранспорта. При необходимости для обеспечения доставок он привлекает транспортные средства других перевозчиков и транспортно-экспедиторских компаний, работающих по договору.

Развозка товаров клиентам и доставка от поставщиков обеспечивается транспортным отделом, располагающим собственным автопарком, водителями и службой управления.

Рис. 4.1. Структурная схема системы

Склад обеспечивает приемку, хранение и отгрузку товаров согласно планам, поступающим из отдела доставки.

Отдел закупок контролирует текущие запасы на складе по всему спектру наименований. Основная задача отдела – обеспечить в каждый момент времени наличие на складе любого запрашиваемого отделом продаж товара.

Отдел закупок работает с базой данных о текущих запасах товаров (остатках) на складе и с обеспечивающими их поставки поставщиками. При достижении запасов критического уровня менеджером отдела подается заявка поставщику на пополнение запасов. Эта заявка оплачивается бухгалтерией на условиях, оговоренных в соответствующем договоре поставки. Определяется дата отгрузки товара, после чего заявка включается в план (суточный) поставок.

В логистических системах все элементы – участники процесса товародвижения работают согласованно по единому плану-графику. Единая работа обеспечивается информационно–управляющей системой, связывающей участников между собой, формирующей единый план работы и контролирующей его исполнение.

Каждый из участников ЛС имеет собственный компьютерный терминал в виде автоматизированного рабочего места (АРМ). Терминалы связаны с центральным процессором – сервером, служащим для хранение базы данных общего доступа, информации, необходимой всем участникам ЛС. Основная информация – данные о текущих запасах товаров, хранимых на складе, суточные планы поставок, аналитическая информация, отчеты и др.

Экспедиторское поручение, его содержание. Экспедиторские документы FIATA (поручение экспедитору FFI, интермодальное весовое свидетельство отправителя SIC, декларация отправителя о перевозке опасных грузов SDT).

Документы ФИАТА регулируют деловые отношения между экспедитором и грузовладельцем. Действие этих документов не распространяется на отношения экспедитора с перевозчиками. Ассоциация российских экспедиторов в качестве национальной ассоциации – члена ФИАТА получила от этой федерации разрешение на печатание и распространение среди своих членов документов ФИАТА.

Первый экспедиторский документ ФИАТА начал применяться в 1955 г. К 2008 г. было разработано и принято восемь таких документов. С 1986 г. экспедиторы применяют при оказании своих услуг нейтральную воздушную накладную.

Документы ФИАТА условно можно разделить на три группы

Поручение экспедитору FIATA (FIATA Forwarding Instructions) – FFI

FIATA FFI - форма инструкций по экспедированию, которая служит для облегчения составления и выдачи грузовладельцем экспедитору полного и четкого заказа на транспортно-экспедиторские услуги. Может служить юридической основой для заключения экспедиторского договора.

В FIATA FFI указывается и содержится информация, используемая экспедитором при оформлении любых транспортно-экспедиторских операций. Например, условия купли-продажи, оплаты, страхования, характеристики груза, страна происхождения, условия документарного аккредитива, наличие инструкций по обращению с грузом (в случае перевозки опасных, негабаритных грузов), прилагаемые и требуемые дополнительно документы и др. могут не содержаться более ни в одном из транспортных документов.

FIATA FFI заполняется и заверяется клиентом экспедитора, передается экспедитору вместе с другими документами, такими как таможенная декларация, сертификат о происхождении груза, коммерческие счета-фактуры, транспортные документы и др., и может являться основой для оформления договора транспортной экспедиции.