В-шестых,при любых обстоятельствах следует сохранять доброжелательный тон, вежливость, тактичность и дипломатичность выражений, хладнокровие.

Всё это приходит с опытом и каждую беседу следует воспринимать как очередной шаг в его накоплении, поэтому не следует слишком переживать из-за ошибок и неудач.

Признаки, присущие деловому выступлению и деловой беседе, специфическим образом синтезируются в деловом совещании.Совещание состоит из выступлений, которые могут перерастать в диалог и принимать форму беседы, но с более четко очерченными границами индивидуальных сообщений, вопросов, ответов, решений и т.д.

В широком смысле к деловым совещаниям мы относим и производственные собрания, заседания советов, комитетов и комиссий, поскольку наличествует общность принципов их подготовки и проведения, а на некоторых специфических чертах мы не акцентируем здесь внимание.

Именно деловое совещание, поскольку оно охватывает относительно широкий круг проблем и участников и занимает относительно длительный промежуток времени, в наибольшей мере проявляет умение руководителя организовать коллективную работу по выработке необходимых решений, укреплению духа взаимопонимания и положительного эмоционального настроя.

Поэтому, если руководитель при подготовке совещания уподобится капитану, не имеющему представления о курсе корабля, оно обречено на неудачу, еще не начавшись.

Прежде всего руководитель должен ясно представлять тип и характерпланируемого совещания. В наиболее общем плане можно выделить следующие основные типы совещаний: 1) информационное; 2) разъяснительное; 3) проблемное; 4)_учебное.

В соответствии с типом и характером совещания, необходимым перечнем планирующихся к обсуждению вопросов нужно определить общую тему совещания и выработать повестку дня, установив последовательность обсуждения вопросов.

Большое значение имеют вступительное словоруководителя, дающее соответствующий настрой на обсуждение, его реплики, вопросы, замечания, резюме,которые обращены к выступающим (в тактичной форме) и стимулируют развитие дискуссии, а также его заключительное слово,в котором подводятся итоги и обобщаются основные результаты совещания.

При этом следует учитывать, что открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. А это в решающей степени зависит от поведения руководителя. В частности, ему не следует заранее высказывать свое мнение или немедленно критиковать каждое вносимое предложение. Вместе с тем как ведущий совещания он выполнит свою роль эффективно, если будет вежливо, но достаточно жестко подавлять вспышки сверхэмоциональности, снижающие результативность обмена мнениями, и пресекать попытки отдельных выступающих ''заморочить голову'' остальным участникам специфической терминологией и ''словесным шумом''.

Совещание даст полезный эффект, если после конструктивного обсуждения будут приняты конкретные решения,которые, в свою очередь, будут выполнены. В случае постоянного невыполнения руководством решений совещаний, их участники все больше и больше будут относиться к совещаниям как к ''пустой говорильне''.

Очень важно, чтобы деловое совещание от начала (выбора темы и определения повестки дня) до конца (принятия решений и начала их выполнения) представляло собой цельную конструкцию.Сама же эта конструкция являла бы собой такой этап делового общения, назначение и роль которого понятны его участникам не только в связи с обсуждаемыми ими конкретными вопросами, но и в связи со стратегической линией действий организации. То есть чтобы каждое деловое совещание действительно стало подсистемой в системном движении организациик достижению своих целей, обеспечивая разрешение противоречия между стратегией организации и задачами текущего этапа.

Итак, каждый из охарактеризованных видов деловой коммуникации руководителя, обладая своими специфическими особенностями1, выполняет важную специализированную роль в общей системе управленческого общения.

Свою специализированную роль выполняют в этой системе и каналы неформальной коммуникации,когда они используются руководителем.

Неформальное общение руководителя происходит тогда, когда у него существуют товарищеские, дружеские, доверительные отношения с отдельными или даже всеми членами формальной группы (организации). Эти отношения он может успешно использовать в интересах достижения целей.

Кроме того, даже в тех случаях, когда у руководителя практически нет неформальных связей внутри организации, он может эффективно использовать в производственных целях сложившуюся структуру неформальной коммуникации. По каналам неформальной коммуникации активно циркулируют слухи,поэтому эти каналы, как уже указывалось в теме 5, в западной управленческой литературе называются "виноградная лоза"(grapevine).

К особенностям неформальных каналов коммуникации1 можно отнести следующие характеристики:

1) в отличие от формальных каналов циркуляция информации в них, как правило, не имеет целевого назначения,что же касается слухов, то этот вид неформальной информации носит непрогнозируемыйхарактер;

2) по этим каналам информация распространяется с большей скоростью,чем по официальным;

3) в целом эти каналы не контролируютсяруководством, зачастую оно даже не имеет возможности оказать на них влияние.

Руководителю полезно знать и существующие образцы сетей ''виноградной лозы'',то есть моделей распространения слухов. Так, американский ученый Сэмьюэл С. Сертовыделяет следующие образцы сетей ''виноградной лозы''1:

1. ''Однонаправленная'':

A B C D

Этот тип в наибольшей степени, чем другие, обладает способностью искажать содержание информации.

2. ''Сплетни'':

В этом типе сети участник А информирует всех, кто ''висит'' на его ''лозе''.

3. ''Вероятностная'':

В этом типе сети участник А информирует Dи F,а они информируют других тем же способом.

4. ''Гроздь'':

В этом типе сети информация передается выборочно: А избирает в качестве получателей информации C,DиE, F избирает BиG, B избирает J …и т. д.

Задача руководителясостоит в том, чтобы максимально нейтрализовать негативный эффект и максимально усилить позитивный эффект, порождаемый сетями неформальной коммуникации.

Для решения этой задачи он может применить два высокоэффективных способа организации коммуникации.