Контроль как функция управления

1. Контроль как функция менеджмента

2. Виды и этапы управленческого контроля

3. Контроль качества продукции

1. Контроль как функция менеджмента

Контроль это деятельность руководителей предприятия и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.

Необходимость контроля обусловлена следующими обстоятельствами:

• потребность организации процесса производства в соответствии с имеющимися резервами и ресурсами;

• требования потребителей к качеству, стандарту и сертификации выпускаемой продукции;

• изменяющиеся внутренние и внешние условия производства, необходимость выявления тенденций из изменяющегося спроса и предложения продукции;

• формирование базы данных для дальнейшего планирования расходования материальных и финансовых средств, совершенствования нормативных показателей по труду;

• современное вмешательство в производственный процесс при отклонениях от принятых норм и нормативов и др.

Контролю подлежит всё, что принимает прямое и опосредованное участие в производственной деятельности работников. Бесконтрольность порождает целый ряд негативных последствий. В любой организации не должно быть работников, вышедших из под контроля, какой бы высокий пост они не занимали, начиная от президента, председателя совета директоров, генерального директора вплоть до рядовых исполнителей. Контролю подлежат все технические и технологические условия производства: здания, сооружения, коммуникации, машины, станки, оборудование, приборы и инструменты, техническая и технологическая документация, сырьё, комплектующие детали и т.п. обязательным и систематическим должен быть контроль финансовой деятельности предприятия, кадровых органов и всех других отделов и служб. Контроль должен отвечать следующим требования:

1. Контроль должен быть всеохватывающим, но не мелочным, ненавязчивым, не тотальным и не вызывать у подчинённых чувства неприязни к контролирующим.

2. Контроль должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и чётко выразить стратегическую направленность контроля.

3. Контроль осуществляется не ради самого контроля или «подсиживания» сотрудников, а ради получения результатов, важных для улучшения работы или показателей, снижения издержек производства и улучшения качества продукции.

4. Контроль необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает получение сведений об объекте или субъекте контроля ко времени и месту, а также конкретные предложения по его итогам.

5. Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя отвлекать на его проведение большое количество работников от их непосредственной деятельности.

Менеджер, осуществляющий контроль обязан учитывать человеческий фактор. Он должен стремиться к объективности, доброжелательности, избегать скрытости и заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Контролирующий всегда должен помнить, что лучше самих работников данного отдела, цеха или службы дело никто не знает, поэтому важно привлечь на свою сторону всех, имеющих отношение к контролируемому вопросу.

Организуя контроль менеджер обязан не мешать основной деятельности предприятия, если контроль не предполагает остановки процесса производства.

Перед менеджерами всегда стоит задача: как использовать полученные данные и результаты для повышения эффективности работы предприятия, роста производительности труда и снижения издержек?

Кроме руководителей данного предприятия, ОТК и его работников, контроль может осуществляться контролирующими службами государства (ГИБДД, налоговая инспекция, судебные исполнители, пожарная инспекция, организация охраны окружающей среды и др.). К работе по контролю и анализу хозяйственной деятельности могут привлекаться независимые эксперты, аудиторские фирмы, специалисты из других организаций и предприятий.

2. Виды и этапы управленческого контроля

Контроль бывает предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы – средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.

Предварительному контролю подлежат техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.

Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.

Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определённый вид деятельности.

Текущий контроль. Применяются два вида текущего контроля – стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вносится соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершённого строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.

Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объёмах и кем он осуществляется.

Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.

Контроль, как правило, проводится в несколько этапов;

1) определение необходимых критериев контроля, сроков и методов его осуществления;

2) создание математической или графической модели процесса контроля над потоками ресурсов и резервов и установление «точек контроля»;

3) получение информации (снятие информации), анализ данных и выявление причин отклонений;

4) корректировка на основе полученной информации.

3. Контроль качества продукции

Общая задача, которая стоит перед менеджерами предприятия, состоит в обеспечении продления жизненного цикла продукции и поддержании на неё спроса на достаточно высоком уровне. Во многом решить её помогает контроль качества продукции. В практике данная проблема является составной частью большой и сложной работы по стандартизации, сертификации и управлению качеством.

Под качеством продукции исследователи подразумевают: выполнение продукцией требуемых функций; экономически оправданную цену за данное изделие; экономически выгодные издержки на эксплуатацию этой продукции; защиту окружающей среды на всех стадиях производства и эксплуатации; предотвращение опасных ситуаций в ходе эксплуатации продукции; обеспечение условий для сбыта и оказание услуг после её продажи.

К расходам по управлению качеством относятся следующие:

1) связанные с непосредственным созданием продукции и влияющие на её себестоимость;

2) направленные на улучшение продукции и продвижение её на рынок;

3) связанные с сертификацией продукции, оплатой разработки и оценкой систем качества на самом предприятии, а также с закреплением на потребительском рынке и конкуренцией.

Контроль качества состоит из нескольких подвидов:

- входной контроль

- контроль самого производства

- окончательный (заключительный) контроль

- контроль качества при выполнении монтажа вне предприятия

- приёмочный контроль, проведение экспертизы

- лабораторный контроль

- оформление контрольной документации.

Важным условием конкурентоспособности продукции является не только высокое качество, но и постоянное снижение издержек производства, а следовательно, и возможность снижения цен на неё.

Контроль качества может осуществляться методом выборки и методом сбора данных. Затем составляются два вида отчётов: в первом даётся характеристика проблемных областей производственного процесса, во втором представляются более конкретные вопросы, требующие корректирующих мер и непосредственной работы исполнителей. Полученная в результате контроля информация должна обеспечить соответствующих специалистов необходимыми данными для конкретной работы.

Тема 9. Методы менеджмента