Сделайте обеспечение работ привычкой

Качественное обеспечение работ должно стать неотъемлемой частью вашего рабочего процесса и войти в привычку, как бритье или чистка зубов по утрам. Как отмечалось в третьей главе, распределение и составление графика работ с бумагами и электронной почтой ставит поток вашей ежедневной работы под ваш контроль. Точно так же в вашем недельном плане работ должно быть предусмотрено время на мероприятия по обеспечению работ. Дополните ваши файлы последней информацией. Сделайте резервную копию вашего жесткого диска. Проверьте, достаточно ли у вас вспомогательных материалов и принадлежностей.

Так же, как вы ежедневно предусматриваете время на обработку бумаг, попадающих на ваш стол, вы должны расписывать время для трудоемких мероприятий, которые хочется отложить, например для очистки папок от зачастую хранящейся в них потерявшей актуальность информации. Мне часто приходилось встречать людей, которые полностью очищали офис от ненужной информации в конце года, обычно между Рождеством и Новым годом, когда работа замирает. Они использовали это время для того, чтобы выбросить старые, накопившиеся за год бумаги, завести папки на будущий год, удалить информацию, которой уже давно не пользовались, избавиться от кип журналов, сохраняемых для чтения, и вообще выбросить все лишнее. Хотя это лучше, чем ничего, по-моему, этого мало. Лучше осуществлять такую уборку ежеквартально. Выделите на это, скажем, половину дня. Закройте двери и наведите в офисе порядок, переберите все свои книги, проверьте папки, архивы и т. п.

В таблице 9. 1 показан пример графика мероприятий по обеспечению организации работ в офисе.