Обеспечение и разъезды

Большую часть времени я провожу в разъездах. Ежемесячно бываю за границей и раз или два в месяц езжу куда-нибудь по Соединенным Штатам. В офисе мы отказались от секретаря и прекрасно без него обходимся, подстраховывая друг друга. Этому мы научились в одной маленькой шведской компании.

Для поддержания связи мы пользуемся электронными средствами и услугами телефонной компании. Мы ежедневно звоним в офис и узнаем о входящей информации по телефону. По заведенному нами порядку тот, кто находится в офисе, разбирает всю корреспонденцию, приходящую на имя каждого. Когда кто-то из нас звонит в офис, он узнает обо всей корреспонденции, пришедшей на его имя. Обычно мы отвечаем на нее немедленно по телефону оттуда, где находимся в данный момент. Поверьте, все это происходит довольно быстро, потому что телефонные переговоры стоят дорого и мы стараемся не тратить деньги зря. Если нужно послать факс, это делает тот, кто находится в офисе. Если сообщение не имеет отношения к делу, мы его выбрасываем. С некоторыми сообщениями можно работать только после возвращения в офис, но все же их оказывается значительно меньше, чем было бы, если бы мы работали по-другому. Во всех компаниях, в которых принята эта система, она зарекомендовала себя очень хорошо.

Один руководитель никогда не назначает встречи сразу по возвращении из поездки. Он всегда резервирует для себя несколько часов, чтобы подвести итоги (обзор действий, счета для отчета по командировке, предложения по результатам поездки) и разобраться с делами, накопившимися в офисе, пока он отсутствовал.

Мы как-то имели дела с компанией, торговые агенты которой работали на выездах. Они так расписывали свою неделю, что занимались продажами с понедельника по четверг и проводили пятницу в офисе, приводя в порядок документацию и планируя работу на следующую неделю. Они постоянно жаловались на то, что одного дня пребывания в офисе недостаточно и им приходится работать в выходные, чтобы справиться со всеми делами. Однако один сотрудник всегда успевал все сделать за пять дней. Добивался он этого довольно просто. У него в портфеле были конверты, адресованные в региональный офис, главный офис корпорации, боссу, бухгалтерии, в домашний офис. Когда что-нибудь нужно было направить по одному из этих адресов, он мог тотчас же положить сообщение в соответствующий конверт. Он успевал заполнять квитанции ежедневно и передавать их в бухгалтерию. Когда он возвращался домой в четверг, ему оставалось только отправить готовые конверты с содержимым по почте. Между тем несколько раз в день он осведомлялся по телефону о пришедших на его имя сообщениях и обрабатывал их немедленно. Когда он поделился своей системой работы с коллегами, они тоже стали все успевать.