Если все летит в трубу

Итак, вы привели в порядок свой стол и офис, и он выглядит, как кабина самолета F-16. Вы все организовали лучше некуда и наконец добились того, что повседневный поток ваших бумаг, сообщений, информации, электронной почты и т. п. находится под контролем. Каждую пятницу вы составляете план работ на следующую неделю. Вы купили портативный компьютер, начали изучать программное обеспечение и чувствуете себя в полном порядке. Вы разъезжаете взад-вперед — и вдруг уперлись в стену! Вас вызвали в Токио на шесть недель, чтобы заменить коллегу. Или крупный заказчик требует от вас отчет, а чтобы подготовить его, вам нужно в течение двух недель работать по 16 часов в сутки. Или вы вернулись из отпуска, и выяснилось, что на работе полный развал. Что-нибудь в этом роде всегда может с вами случиться. Поэтому давайте поговорим о том, как лучше вести себя в таких случаях.

По моим наблюдениям, люди не всегда возвращаются к новым, недавно усвоенным методам работы. Нет, велика вероятность, что они вернутся к прежним привычкам. Быть может, и вы в таких ситуациях обходились старыми методами, не так ли? Возможно, было довольно трудно по-новому организовать работу. Снова повторить всю программу ОПД! Это было хорошее испытание, но вы оказались недостаточно организованным. Поверьте, я все это неоднократно слышал. Не отчаивайтесь и не сдавайтесь. Есть легкий и безболезненный способ справиться с этим. Проведите день под девизом Сделайте это сейчас же. Повесьте на дверь табличку с надписью о том, что вас не будет весь день, вывалите все свои бумаги на стол и разберитесь в них заново. Это окажется гораздо проще и займет намного меньше времени, чем в первый раз. Вероятнее всего, через несколько часов ваши бумаги снова будут в порядке.

Чтобы упростить свою задачу, постарайтесь в любом случае поддерживать в должном порядке поток вашей ежедневной информации. Если вам нужно подготовиться к презентации, выберите час и просмотрите все, что поступило за предыдущий день. Все, что можно, тотчас поручайте подчиненным. Будьте решительны (даже безжалостны) по отношению ко всему, с чем вы не Добираетесь работать. Используйте (и приведите в порядок) ваши системы хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, чтобы освободить стол от бумаг и поместить их, куда надо. Воспользуйтесь удобным случаем, чтобы убедиться в том, насколько успешно вы можете это делать, и, когда наведете порядок, поддерживайте его.

Это никогда не помешает. Но поток работ обычно меняется со временем, и он может затопить вас. Наш клиент, директор одной из крупнейших в мире промышленных фирм, так говорил об этом:

Если работа спорится и занимает меня ежеминутно, я знаю, что делать, потому что научился работать рационально.

Теперь вы тоже научились работать рационально.

Обеспечение означает соблюдение свойственных каждому виду работы циклов, от подготовки к ее выполнению до приведения в порядок всего, что имело к ней отношение, по окончании ее, чтобы иметь гарантию, что все, что вы использовали в ходе выполнения работы, приведено в первоначальное или даже лучшее состояние, чем до начала ее. Обеспечение означает самоорганизацию во время выполнения работы.

Важнейшим элементом обеспечения работ является реализация изменений к лучшему.