Организация взаимодействия и полномочия персонала. Контроль: виды, процесс, выгоды. Поведенческие аспекты контроля.

Организационный процесс складывается из двух составляющих:разработка структуры организации;разработка взаимоотношений, которые связывают высшее руководство с более низкими уровнями. Контроль- процесс достижения организацией своих целей, путем установления стандартов, измерения достигнутых результатов, и проведения корректировок в случае отклонения от результатов от стандартов. Необходимость контроля вызывают 4 причины: -неопределенность. люди обеспечивают наибольшую неопределенность. - предупреждение возникновения кризисных ситуаций. вовремя фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. - поддержание успех,

- широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим и должен осуществляться каждым руководителем, независимо от занимаемой должности. Виды контроля: Предварительный – текущий – заключительный. Текущий контроль: его объектом являются подчиненные сотрудники. Текущий контроль ни в коем случае не проводят одновременно с работой, а лишь замеряют результаты, полученные после выполнения всей работы или ее части. Для эффективного текущего контроля необходимо развивать систему с обратной связью. Заключительный контроль проводится после того, как вся работа будет завершена. Заключительный контроль выполняет 2 функции: - он дает руководителю информацию, необходимую для планирования аналогичных работ; - способствует мотивации персонала. Выгоды управленческого контроля:

1. Без контроля, усилия, затраченные на планирование, окажутся в значительной степени растраченными впустую, т.к. мы не сможем узнать, достигнуты ли поставленные цели. 2. Система контроля позволяет достичь наилучших результатов при имеющихся ресурсах. 3. Контроль – это средство мотивации рабочих групп, отделов организации, для достижения общих целей. 4. Установление норм сужает пространство для споров и конфликтов. 5. Эффективный контроль способствует формированию команды, сплоченной взаимным доверием и общими целями. 6. Постоянный контроль за работой подчиненных позволяет оценить их с точки зрения служебного продвижения, перемещения и обучения. 7. Эффективная система контроля позволяет подчиненным оценивать и улучшать свою работу, что увеличивает самоотдачу и усиливает удовлетворенность от работы. Процесс контроля. Блок 1 – установить стандарты – разработать показатели результативности SMART. Блок 2 – сравнить достигнутые результаты со стандартом 1) установит масштабы отклонений – хороший стандарт характеризуется реалистичными допусками параметров и целей. Отклонения результатов в пределах этого масштаба не должно вызывать тревоги 2) применить принцип исключения – принцип исключения заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. 3) измерить результаты – является самым сложным, трудным и дорогостоящим элементом контроля. 4)информировать о результатах – нужно обязательно довести до сведения работников, какие установлены стандарты и достигнуты результаты. На основании сравнения стандартов и результатов, должны быть приняты решения о действиях. Блок 3 – Выбрать линию поведения.

Решения могут быть 3х типов: 1) если сопоставление стандартов и результатов говорит, что установленные цели достигнуты, то лучше всего ничего не предпринимать. 2) если отклонения от стандартов существенны, но единичны, то необходимо устранить отклонения. Причиной проблем может быть любая переменная величина, а само большое отклонение может возникнуть в результате сочетания различных факторов. 3) если отклонения от стандартов значительны или регулярны, необходимо пересмотреть стандарт. Поведенческие аспекты контроля Контроль может давать очень сильные негативные аспекты. Они могут быть сведены в 2 группы: 1. поведение, ориентированное на контроль. Люди будут стремиться делать только то, что начальство хочет увидеть при проверке и пренебрегать той работой, где измерений нет. 2. получение непригодной информации. Контроль в этом случае может побуждать давать неверную информацию, например для получения вознаграждения. Для проведения эффективного контроля рекомендуют: 1. Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. 2. Устанавливать двухстороннее общение. 3. Избегайте чрезмерного контроля. Частота и тщательность проверок должны быть минимально необходимыми. 4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Слишком низкий или слишком высокий стандарт вызовет разочарование и демотивацию. 5. Вознаграждайте за достижение стандарта.

Формы власти и виды влияния. Власть, основанная на принуждении, влияние через страх. Власть, основанная на вознаграждении, влияние через положительное подкрепление. Системы власти.

Лидерство –процесс, с помощью которого 1 лицо оказывает влияние на участников группы. Влияние –любое поведение одного лица, которое вносит изменения в поведение, отношение, ощущения и т.д. другого индивида.Чтобы лидерство и влияние были эффективными, необходимо развивать и применять власть.Власть –возможность влиять на поведение других 1. Власть, основанная на принуждении, влияние через страх. Суть: Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказывать таким способом, который помешает удовлетворить какую – либо потребность. Страх может быть вызван в абсолютно любой области человеческих взаимоотношений, но наилучшие возможности дает работа. Обращение к страху становится эффективным только тогда, когда предлагаются конкретные меры наказания. Однако, при большом спросе на компетентных людей, воздействие через страх эффекта не дает. Недостатки: - страх нельзя использовать часто, т.к. со временем он становится весьма дорогостоящим способом влияния. Когда основой власти является принуждение, у людей усиливается стремление сознательно обмануть организацию. - при хорошей системе контроля, получим минимально адекватную производительность труда и снижение качества продукции. Принуждение, как правило, дает временную покорность и вызывает у подчиненных скованность, месть, отчуждение. 2. Власть, основанная на вознаграждении, влияние через положительное подкрепление. Суть: Исполнитель верит, что влияющий сумеет удовлетворить насущную потребность или доставить удовольствие. Исполнитель не сопротивляется такому влиянию. Чтобы влиять на поведение, вознаграждение должно быть достаточно ценным. Недостатки: - очень трудно правильно определить, что в глазах подчиненного является вознаграждением. - очень трудно фактически предложить это вознаграждение, т.к. у всех организаций возможности и ресурсы ограничены. В целом, власть может осуществляться по 3м главным системам: 1. Система иерархичной власти. В этом случае говорят о пирамиде или дереве власти. Иерархия предполагает субординацию полномочий в принятии решений и установленные в рамках строгой определенности, общественных связей. 2. Система, основанная на контроле над основными, редкими ресурсами. Важнейший ресурс в управлении – информация. 3. Сетевая система. Она предусматривает децентрализованное принятие решений и характерна для матричных структур. Главное в такой системе – овладеть сетевыми узлами.

Формы власти и виды влияния. Законная власть, влияние через традиции. Эталонная власть, влияние через харизму. Власть эксперта, влияние через разумную веру. Участие. Убеждение. Факторы, влияющие на убеждение. Эффективное убеждение.

3. Законная власть, влияние через традиции. Суть: Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказы и его долг подчиняться этим приказам. Традиции особо важны для формирования организации, т.к. бесперебойная работа организации прямо зависит от готовности подчиненных признавать законную власть руководителя. В системе, где традиции очень сильны, можно значительно упростить принятие решений, т.к. предельно понятно, что такое «хорошо» и «плохо». Важное преимущество традиций: безличность; исполнитель реагирует не на человека, а на должность, что резко повышает стабильность организации. Влияние с помощью традиций также характеризуется быстротой и предсказуемостью. Недостатки:- традиция тормозит широкое использование современных теорий управления,- традиция порождает сопротивление переменам. 4. Эталонная власть, влияние через харизму.Суть: характеристики и свойства влияющего настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет быть таким же, как влияющий. Харизма – власть, построенная не на логике или традиции, а на силе личных качеств и способности лидера.Признаки харизматической личности: 1. обмен энергией. Создается впечатление, что эти люди создают энергию и излучают на окружающих 2. внушительная внешность 3. независимость характера. Такие люди не полагаются на других. 4. хорошие ораторские способности 5. нормальное восприятие восхищения своей личностью 6. достойная и уверенная манера держаться. Недостаток:- это влияние целиком личностное, т.е. кто-то ему подвержен, кто-то нет. 5. Власть эксперта, влияние через разумную веру.Суть: Исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволят удовлетворить потребность. Подчиненный принимает на веру ценность знания руководителя, решение же подчиниться является сознательным и логичным. Чем больше у руководителя достижений, тем больше экспертная власть, однако возможны 3 проблемы:1) тенденции считать руководителя экспертом дают негативные последствия при принятии групповых решений,2) подчиненные, считая вас экспертом, могут не поделиться информацией,3) резко возрастает влияние узких специалистов и у них может оказаться значительно больше власти.По мере роста образовательного уровня, способности исполнителя вплотную приближаются к способностям руководителя. Традиционные формы власти, при этом, перестают работать. К активному сотрудничеству могут побудить участие и убеждение. 6. Участие.Суть: подчиненные привлекаются к выработке управленческих решений. Предполагается, что в этом случае подчиненные будут меньше сопротивляться внедрению новшеств. Этот прием характеризуется высокой неустойчивостью и применяется крайне редко.

7. Убеждение. Убеждение –фиктивная передача своей точки зрения.Руководитель, который влияет путем убеждения, не говорит исполнителю, что надо сделать, а как бы «продает», что необходимо сделать. На убеждение влияют следующие факторы: 1продающий должен заслуживать доверия, 2аргументация должна учитывать интеллектуальный уровень слушателей, не должна быть ни слишком сложной, ни слишком упрощенной, 3.цель, которую ставит руководитель, не должна противоречить системе ценностей слушателей.

Преимущество:- выполнение работы человеком, которого убеждают, проверять не стоит; как правило, такой человек сделает работу больше и лучше, чем по принуждению. Недостатки:- медленность и неопределенность, - одноразовость воздействия. Чтобы эффективно влиять путем убеждения, рекомендуют: постарайтесь точно определить потребности слушателя и аппелируйте к этим потребностям; начинайте разговор с такой мысли, которая обязательно придется по душе слушателю; постарайтесь создать образ, вызывающий доверие и ощущение надежности; просите немного больше, чем на самом деле необходимо или хочется, однако если запросить много, можно сразу получить отрицательный результат; постарайтесь говорить, сообразуясь с интересами слушателя, а не своими собственными; если высказывается несколько точек зрения, постарайтесь говорить последним, т.к. аргументы, выслушанные последними, имеют наибольший шанс повлиять на аудиторию

13. Виды и формы общения, «Слово сказанное», «Слово написанное». Невербальные

коммуникации.

Общение –обмен идеями и мнениями. Все виды общения могут быть выстроены в своеобразный ряд

a. монолог:

b. неполное общение:

c. полное общение:

Общение может преследовать следующие цели: информирование, указания, мотивация, получение информации. Формы общения: 1. «Слово сказанное». Преимущества: разговор естественней, менее официален; дает возможность почувствовать, что человек действительно интересен собеседнику; можно делать замечания в наиболее подходящей форме, что увеличивает эффект общения;можно передать не только сообщение, но и свое отношение к нему;разговор способствует сопоставлению и обмену мнениями и идеями;воспринимаются элементы невербального общения 2. «Слово написанное».Преимущества:дает возможность продумать слова и форму сообщения;можно выразить собственные идеи и мнения независимо от возможного влияния собеседника при немедленном ответе;обеспечивается физическая гарантия того, что необходимая информация будет передана лицу в нужное время;дает возможность точно проверить, что было сказано;разослать циркулярные письма дешевле и легче, чем собрать людей на встречу.Недостатки:такие сообщения не дают обратной связи, т.к. непонятно, получил человек сообщение или нет;такие сообщения часто игнорируют;текст может быть прочитан поспешно и упущено главное;требуется много времени для получения ответа. 3. Неразговорное общение – невербальное.Обычно, невербальные сигналы выполняют следующие функции:повторение,опровержение ,замещение (слова не нужны),дополнение,регулирование.

Эти сигналы могут быть и помехой и поддержкой в ходе общения. Различают 5 типов невербальных каналов (сигналов), соответствующих движениям тела человека: символы – общепринятые жесты, которые могут заменять слова; дополняющие жесты, которые служат дополнением к речи; регулирующие жесты; выражающие жесты; привычные жесты – жесты, присущие данному человеку. Каналы невербального общения: выражение лица;зрительный контакт; телодвижения; использование пространства. Основные барьеры общения:неопределенность сообщения;неудачное представление сообщения;неспособность получателя воспринимать информацию;несоответствие представлений отправителя и получателя о каких-либо аспектах ; несовместимость точек зрения ; дезинформация. Какое-то количество дезинформации неизбежно и допустимо, начиная с некоторого уровня, недоверие к собеседнику начинает мешать работе; помехи. Бывают всегда. Их можно только притушить, но уничтожить невозможно; недостаток каналов связи. Очень часто люди, которым необходимо войти в контакт, не могут найти друг друга, или же не знают, как это сделать; испорченный телефон. Чем длиннее цепочка людей, тем больше вероятность, что инф. будет искажена.