Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які одержали гроші (аванс) у підзвіт для проведення операційно-господарських витрат, а також на службові відрядження. Гроші, видані у підзвіт, мають використовуватися лише на ті потреби, на які вони видані.

Видача грошових коштів у підзвіт оформляється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника, за умови, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов'язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред'явити підтверджувальні документи, а також внести до каси невикористану суму в такі терміни:

• при відрядженні — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження;

• по сумах на закупівлю сільськогосподарської продукції — не пізніше десяти робочих днів з дня їхньої видачі;

• по інших сумах — не пізніше наступного робочого дня після видачі під звіт.

При оформленні розрахунків із підзвітними особами необхідно керуватися Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №637 зі змінами та доповненнями.

Норма даного Положення передбачає повернення залишку невикористаних грошових коштів одночасно з поданням „Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт”, форма якого затверджена наказом ДПА України від 19.09.03р. №440. Подання до бухгалтерії підприємства звіту без одночасного повернення невитрачених коштів згідно з Положенням № 637 розцінюється як неповний звіт підзвітної особи щодо виданих підзвітних сум.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами на підприємствах ведеться на субрахунку «Розрахунки з підзвітними особами» до рахунку 37 „Розрахунки з різними дебіторами”. По дебету даного рахунка відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт. По кредиту списання виданих коштів — згідно з поданими авансовими звітами.

Аналітичний облік здійснюється у відомості 3-м (розділ І) на основі затверджених авансових звітів, з доданими підтверджуючими первинними документами. На малих підприємствах аналітичний облік побудований в розрізі підзвітних осіб (прізвище, ім'я), за призначенням грошей, виданих під звіт та за їх термінами.

При використанні коштів на відрядження необхідно керуватись постановою Кабінету Міністрів «Про норми відшкодування витрат в межах України і за кордоном» від 23.04.99, зі змінами і доповненнями а також Інструкцією Мінфіну «Про службові відрядження в межах України і за кордоном» від 10.06.99 зі змінами і доповненнями.

Згідно з перерахованими нормативними актами тривалість відрядження в межах України — 30 календарних днів, за кордон — 60 днів. Тривалість відрядження визначається на підставі посвідчення про відрядження, в якому проставляються дати прибуття і вибуття. За час відрядження працівнику відшкодовуються витрати.

1. Добові в межах України: без харчування — 25 грн., з одноразовим харчуванням – 20 грн., з дворазовим харчуванням – 15 грн., з триразовим харчуванням – 10 грн.; за кордоном: без харчування — 280 грн., з одноразовим харчуванням – 224 грн., з дворазовим харчуванням – 154 грн., з триразовим харчуванням – 98 грн.

2. Вартість проїзду до місця відрядження і назад всіма видами транспорту (крім таксі) — в сумі фактичних витрат, при пред'явленні підтверджуючих документів.

3. Вартість постільних речей в поїзді — в сумі фактичних витрат, при пред'явленні квитка.

4. Вартість проживання в готелях — в сумі фактичних витрат, при пред'явленні підтверджуючих документів.

5. Оплата за бронювання місця в готелі, але не більше 50 % вартості за день проживання (тільки для відряджень в межах України).

6. Оплата інших побутових послуг, наданих в готелі при пред'явленні документів.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке переноситься у Відомість 3-м (розділ І) на основі поданих авансових звітів.

Сальдо на рахунку „Розрахунки з підзвітними особами” може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не подано звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове сальдо відображає величину по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітній особі. При цьому в балансі підприємства залишки рахунка 37 відображаються розгорнуто:

• дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість» балансу;

• кредитове — у складі зобов'язань підприємства по рядку 610 «Інші поточні зобов'язання».

При відображенні розрахунків із підзвітними особами характерна така типова кореспонденція рахунків :

1) видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Д-т 37 „Розрахунки з різними дебіторами” субрахунок "Розрахунки з підзвітними особами" К-т 30 "Каса"

Підзвітна особа складає звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюють записи в бухгалтерських регістрах:

2) придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:

Д-т 20 "Виробничі запаси", Д-т 26 „Готова продукція” субрахунок "Товари"

К-т 37 „Розрахунки з різними дебіторами” субрахунок "Розрахунки з підзвітними особами"

3) повернення невитрачених підзвітних сум:

Д-т 30 "Каса", Д-т 31 "Рахунки в банках"

К-т 37 „Розрахунки з різними дебіторами” субрахунок "Розрахунки з підзвітними особами"

4) утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати службовця:

Д-т 66 "Розрахунки з оплати праці"

К-т 37 „Розрахунки з різними дебіторами” субрахунок "Розрахунки з підзвітними особами"