Оформлення розрахункових документів і порядок їх представлення установам банків

Розрахункові документи, які направляються клієнтами в банк в паперовій формі, повинні відповідати вимогам встановлених стандартів і мати (в залежності від форми) такі реквізити:

а) назва документа;

б) номер документа, число, місяць, рік його виписки.

Число і рік вказуються цифрами, місяць – літерами. На розрахункових документах, які заповнюються за допомогою технічних засобів, допускається написання місяця цифрами (01 – 12).

в) назва і коди (номера) платника і отримувача коштів;

г) назва банків платника і отримувача, їх місцезнаходження і умовні номера по МФО (код банка);

д) суму платежа цифрами і літерами;

При вказуванні суми цифрами розділовим знаком є кома, а цифрами проставляється як сума у цілих гривнах, так і сума копійок. Наприклад: 123,45.

При вказуванні суми літерами перше слово починається з великої літери, назва грошової одиниці вказується в скороченій формі, а сума копійок – цифрами. Наприклад: Двадцять одна грн. 78 коп.

Якщо сума складається тільки з копійок, то обов’язковим є написання слів “Нуль грн.”, а у випадку відсутності в сумі копійок обов’язково необхідно писати слова “00 коп.”.

е) призначення платежів, найменування товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на основі якого здійснюється операція (договір, рахунок, товарно-транспортний документ та інше). Замість назви товару може вказуватись його кодове (умовне) значення;

ж) на першому екземплярі (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) – відтиск печатки і підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;

з) коди бюджетної класифікації та строк надходження платежу (у випадку перерахування коштів до бюджету);

і) суму податку на додану вартість (цифрами) або надпис “без податку на додану вартість”, за винятком розрахункових документів на оплату податків і зборів (обов’язкових платежів);

Банки мають право списувати кошти з рахунків підприємств тільки за розпорядженням їх власників, крім випадків, за яких безперечне списання (стягнення) коштів передбачено законами України, а також за рішенням суду, арбітражного суду і за виконавчими надписами нотаріусів.

Підприємства самостійно або у відповідності з договором обирають форми розрахунків для здійснення платежів.

Порядок здійснення безготівкових розрахунків через банківські установи регламентується Інструкцією “Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті”, затвердженої постановою НБУ від 29.03.01 р. № 135 зі змінами №173 від 10.05.02 р.

Безготівкові розрахунки можуть здійснюватись з використанням таких розрахункових документів:

- платіжними дорученнями;

- платіжними вимогами-дорученнями;

- чеками;

- акредитивами

- векселями;

- платіжними вимогами;

- інкасовими дорученнями (розпорядженнями);

- банківськими платіжними картками.

Однією з самих поширюваних форм розрахунків є розрахунки платіжними дорученнями.

Платіжне доручення (далі – доручення) – це документ, який являє собою письмово оформлене доручення клієнта банку, який обслуговує його, перерахувати визначену суму коштів зі свого рахунку на рахунок іншого підприємства.

Розрахунки платіжними дорученнями – найбільш поширена форма розрахунків, яка застосовується у випадках:

- передплати за товари, роботи, послуги;

- при розрахунках за доставлену продукцію, товари, виконані роботи, надані послуги;

- при перерахуванні податків, зборів органам соціального страхування і Пенсійного фонду.

Доручення приймаються для виконання банками впродовж десяти календарних днів з дня виписки. День заповнення доручення не враховується.

Перший екземпляр доручення виконує функцію меморіального документа і зберігається в банку платника, другий – віддається платнику з відмітками банка про отримання і виконання доручення.

Платіжна вимога-доручення (далі – вимога-доручення) – це комбінований розрахунковий документ, який складається з двох частин:

- верхня – вимога постачальника (отримувача коштів) безпосередньо до покупця (платнику) сплатити вартість поставленої за договором продукції (виконаних робіт, наданих послуг;

- нижня – доручення платника своєму банку перерахувати з його рахунка суму, яка проставлена у строчці “сума до оплати літерами”.

Вимога-доручення заповнюється отримувачем коштів у відповідності з встановленими правилами в двох екземплярах і посилається безпосередньо платнику через банк. Платіжні вимоги-доручення приймаються банками впродовж двадцяти календарних днів з дня виписки. День заповнення вимоги-доручення не враховується. У випадку згоди сплатити вимогу-доручення платник заповнює нижню частину цього документа і здає в банк, який його обслуговує.

Чеки застосовуються для здійснення розрахунків в безготівковій формі між юридичними особами, а також фізичними і юридичними особами з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи і надані послуги.

Чек дуже зручний для розрахунків в тих випадках, коли платник не бажає віддавати гроші до того, як отримає товар, а постачальник не хоче передавати товар до отримання гарантій платежу. Також мати чекову книжку дуже зручно при поїздках у відрядження, при придбанні МШП, коли продавець попередньо не відомий.

В бухгалтерському обліку малих підприємств, які використовують спрощений план рахунків депонування грошових коштів для отримання чекової книжки оформляється записом Д-т 313 “Інші рахунки в банках”, субрахунок “Чекові книжки” К-т 311 “Поточні рахунки в національній валюті”.

Акредитив – це форма розрахунків, при якій банк емітент за дорученням свого клієнта (заявника акредитива) зобов’язаний:

- виконати платіж третій особі (бенефіціару) за доставлені товари, виконані роботи і надані послуги;

- надати правомочність іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж.

Цей спосіб розрахунків широко застосовується у випадках, коли платоспроможність покупця викликає підозри і продавець вимагає попередньої оплати або покупець невпевнений в надійності постачальника і боїться перераховувати гроші. Акредитивна форма розрахунків дозволяє вирішувати виникаючі конфлікти.

Векселя бувають:

- прості;

- переказні (тратта);

Простий вексель уявляє собою просте і нічим не обумовлене зобов’язання векселедателя сплатити власнику векселя у зазначений термін у зазначеному місці зазначену суму.

Переказний вексель (тратта)–вексель, виданий у формі безумовної пропозиції (наказу) здійснити платіж. Особливість переказного векселя у тому, що платіж за ним здійснює не векселедатель, а особа якій він доручив здійснити платіж. При цьому обов’язковою умовою є акцепт векселя платником. Порядок обігу переказних векселів відрізняється від простих векселів тільки на першому етапі.

Обіг будь-якого векселя починається з придбання векселедателем вексельних бланків. Бланки простих і переказних векселів реалізуються тільки установам банків. При їх придбанні покупець в обов’язковому порядку, крім вартості бланку, сплачує державне мито за кожен бланк.

У відповідності до Закону України “Про обіг векселів в Україні” від 5 квітня 2001 року № 2374 –ІІІ векселя можуть видаватися тільки для оплати за поставлену продукцію, виконані роботи, надані послуги, за виключенням Мінфіну, Національного банку і комерційних банків України.