ЗАПИСКА.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – документ, адресований керівникові установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

1.Звітні.

2.Інформаційні.

3.Ініціативні.

Реквізити: адресат, прізвище та ініціали посадової особи і назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок; текст; додаток (якщо є); підпис, дата.

Зразок:

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини факту, події, вчинку. Можуть бути службові (на бланках) і особисті.

Зразок:

ЗВІТ – документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Бувають статистичні(цифрові), які оформляються на бланках., і текстові звіти, які пишуться на звичайному аркуші паперу за встановленою формою.

Реквізити: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації; текст; підпис; дата складання звіту; індекс документа; гриф затвердження; підпис, дата.

Зразок:

ОГОЛОШЕННЯ – інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити: заголовок; дата; час та місце проведення заходу; його назва; порядок денний; підпис автора. Можуть бути організаційні (прості) і рекламні (складні).

Зразок:

ПЛАН РОБОТИ – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників і конкретних виконавців.

Групи:

1.Перспективні (на кілька років).

2.Річні.

3.Піврічні.

4.Квартальні.

5.Місячні.

6.Тижневі.

7.Денні.

Форми: графіки, таблиці, тексти.

Реквізити: гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та його розшифрування); назва виду документа (план роботи); зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвище працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Зразок:

ПРОТОКОЛ – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Можуть бути стислі (фіксуються лише ухвали), повні (фіксуються виступи доповідачів), стенографічні (фіксуються усі виступи дослівно).

Реквізити:

1.Назва виду документа (протокол).

2.Порядковий номер протоколу.

3.Назва зборів, конференції тощо.

4.Назва підприємства, установи.

5.Дата, місце проведення.

6.Кількісний склад учасників (або вказати кількість присутніх і додати реєстраційний лист).

7.Посада, прізвище та ініціали керівників зборів (голова, секретар, члени президії).

8 Порядок денний (у називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу.

11. Підписи керівників зборів (голови й секретаря).

Зразок:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ – один з наймасовіших видів документів, що передається окремим особам (підприємствам).

Реквізити: номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата, порядок денний; текст з цього питання.

Зразок:

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать, засобом спілкування з установами та приватними особами.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Реквізити: назва й адреса організації-відправника листа; номер і дата листа; назва й адреса одержувача; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді, текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; віза виконання (підпис на копію).

Супровідний лист – документ, який інформує адресата про зміст направлених до нього документів.

Зразок:

Інформаційний лист – повідомлення по певний факт чи захід.

Зразок:

Рекламний лист направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг. Мета його – спонукати адресата скористатися певними послугами. Адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення складається як відповідь на запит, починається словами: “Повідомляємо”, “Ставимо Вас до відома” і т.ін.

Зразок:

Гарантійний лист – документ, що підтверджує забезпечення виконання викладених у ньому зобов’язань.

Зразок:

Ініціативний лист – це лист, то вимагає відповіді. В ньому висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв’язанні певних питань.

Зразок:

Лист-відповідь – за змістом залежний від ініціативного листа, в ньому висловлюється рішення з приводу поставленого запитання.

Зразок:

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА – документ, у якому дається певна термінова інформація по телеграфу. Головна ознака – гранична стислість. Текст містить лише словесну інформацію, знаки №, мінус (-), плюс (+), 0, % пишуться словами. Розділові знаки у вигляді скорочень, “крпк”, “км” вживають тоді, коли вони впливають на зміст. Пишуться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Пишуться у 2‑х примірниках: 1-й до відділення зв’язку, 2-й до справи (копія).

Реквізити: назва документа і адресата, який передає телеграму; адреса одержувача; текст; підпис адресата.

Зразок:

ТЕЛЕФОНОГРАМА – термінове повідомлення, передане адресату по телефону; один із видів усної ділової кореспонденції. Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується.

Реквізити: назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка переди є телефонограму; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва організації та службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; час; текст. Обсяг – не більше 50 слів. Текст стислий, без скорочень слів.

Зразок: