Облік матеріальних запасів на складах

Облік матеріальних цінностей на складах ведуть у кількісному вираженні за назвами, марками, сортами і розмірами. Обліковують матеріали завідуючі складами на картках складського обліку матеріалів (форма № М-12). При великій номенклатурі запасів за згодою матеріально-відповідальної особи і під її контролем ведення карток складського обліку може здійснюватися обліковцями.

Видають картки матеріально-відповідальним особам під розписку в реєстрі, де вказуються їх кількість та номери. Контроль за видачею і використанням карток веде бухгалтерія господарства.

На кожний номенклатурний номер, код матеріалу відкривається окрема картка. В її заголовку вказують назву, сорт, профіль, розмір матеріалу, одиницю виміру, ціну, місце знаходження - номер стелажа і місце за підготовленою системою адресації матеріалів.

Картки зберігають у картотеках за групами цінностей. Одну групу від іншої відділяють перегородками з картону або фанери, на яких надписують назву групи. Всередині кожної групи картки розміщують у порядку послідовності кодів (номерів) матеріалів.

На складах з невеликою номенклатурою матеріальних цінностей замість карток можна вести книгу складського обліку (форма № 40). Рахунки в ній відкривають на кожну назву продуктів і матеріалів, виділяючи для цього кілька сторінок з таким розрахунком, щоб вистачало місця для записів протягом року. Якщо відведеного числа сторінок виявилося недостатньо, записи здійснюють на інших вільних сторінках. Облік ведуть у розрізі груп цінностей. Послідовність відкриття рахунків у цій книзі має бути узгоджена з регістрами, які ведуться у бухгалтерії господарства. Листи в книзі нумерують, а їхня кількість засвідчується підписом головного бухгалтера, який робиться в кінці книги. На першій сторінці наводиться перелік усіх рахунків, які відкриті в книзі. У ній записують решту цінностей на початок року на підставі книги за попередній рік, звірених з даними інвентаризаційних описів.

На підставі оформлених в установленому порядку первинних прибуткових і видаткових документів завідуючий складом повинен в той же день зробити записи в картки (книгу) складського обліку про надходження та видачу матеріалів, вивести залишки на кінець дня.

Запис із лімітно-забірних карток даних про відпуск матеріалів можна здійснювати також у міру закриття карток, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. При такому порядку записів лімітні картки потрібно зберігати разом із відповідними картками (книгами) складського обліку.

Працівники бухгалтерії підприємства мають систематично, але не рідше одного разу на десять днів, здійснювати безпосередньо на складах перевірку своєчасності і правильності оформлення первинних документів за складськими операціями, а також запису у картки (книгу) складського обліку. Перевірку записів операцій і виведення залишків завідуючим складом працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки. Водночас з такою перевіркою працівник бухгалтерії приймає від завідуючого складом первинні документи. Підставою для приймання-здачі документів є підпис працівника бухгалтерії в картках складського обліку.

Контроль за правильністю ведення документації і складського обліку з боку облікових працівників можна здійснювати не безпосередньо на складі, а в бухгалтерії. У такому випадку первинні документи в установлені строки мають здаватися в бухгалтерію при реєстрі приймання-здачі документів (форма № М-13). В ньому за кожною групою або номенклатурним номером зазначають кількість і номери документів, що здаються.

Реєстр краще складати окремо за прибутковими і видатковими документами. Реєстр готують у двох примірниках, один з яких разом з документами передають бухгалтеру, а другий (без документів) з підписом бухгалтера повертається завідуючому складом і є підставою про здачу документів.

Прийняті документи бухгалтер перевіряє і здає оператору для обробки на персональному комп'ютері, на якому складають звіт про рух матеріальних цінностей (матеріальний звіт). Звіт повертається на склад для перевірки повноти і правильності включення усіх документів, підпису його і передачі у бухгалтерію.

Персональний комп'ютер може бути безпосередньо на складі. Тоді тут же здійснюється обробка інформації з первинних документів автоматизовано, тобто створюється автоматизоване робоче місце (АРМ).

У разі ручного способу обробки первинних документів завідуючий складом не рідше одного разу на місяць (згідно з графіком документообігу у кінці кожного місяця) складає і подає в бухгалтерію звіт про рух матеріальних цінностей. Підставою для його складання є первинні документи та записи у картках (книзі) складського обліку.

Звіт готують у двох екземплярах, із яких один разом з первинними прибутковими та видатковими документами передається в бухгалтерію підприємства, а другий (без документів) з підписом бухгалтера про прийняття повертається завідуючому складом і служить підтвердженням здачі звіту.

На кожну групу матеріальних цінностей, які обліковуються на окремих синтетичних рахунках, складають окремий звіт. В ньому вказують залишок цінностей на початок місяця, їх надходження, вибуття і залишок на кінець місяця. Надходження і вибуття групують за джерелами надходження і каналами витрачання так, щоб можна було прямо на звіті проставити кореспонденцію рахунків при котировці документа. Це спрощує перевірку даних звіту і подальшу роботу з обліку матеріальних цінностей.

Працівники бухгалтери зобов'язані періодично проводити на складах контрольні вибіркові перевірки залишків цінностей, особливо дефіцитних і дорогих, для порівняння їх із даними обліку, здійснювати інструктаж матеріально-відповідальних осіб про порядок ведення кількісного обліку, складання матеріальних звітів, оформлення документів на право одержання та видачу матеріалів.

Перевіряючий повинен зробити запис про наслідки контрольно-вибіркових перевірок у журналі, який ведеться з цією метою, і доповісти про виявлені порушення головному бухгалтеру і керівнику підприємства для прийняття рішень