ЛЕКЦИЯ 20. Самоконтроль деятельности и результатов, оценка организации труда управленческого персонала

Время, продолжительность и регулярность контроля в определенной степени зави­сят от исполняемых задач и поставленной цели. В этой связи следует различать:

• контроль процесса и осуществляемой деятельности;

• контроль результатов (целевой контроль).

Именно контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оп­тимизации трудового процесса. Он позволяет выявить, были ли достигнуты поставлен­ные цели, и произвести необходимую корректировку.

Своевременный контроль за результатами деятельности позволяет учиться на воз­никающих ошибках, т.е. набираться опыта.

Наука и практика сформулировали несколько обязательных принципов контроля:

1. Контроль должен быть разумным.

2. Контроль должен быть своевременным.

3. Контроль должен быть оперативным, упреждающим развитие событий.

4. Контроль должен быть постоянным.

Контроль деятельности и времени может осуществляться следующими основными способами:

1. Запланированное время (целеустановка). Следует сформулировать и записать то, какие из важных задач можно было бы выполнять, если бы ежедневно вы имели на 1 ч больше времени в своем распоряжении.

2. Восприятие фактического течения времени и деятельности. С целью контроля за планируемым и затраченным временем необходимо регулярно в письменном виде фиксировать осуществляемые в течение недели виды деятельности, а также формули­ровать необходимые мероприятия по их оптимизации.

3. Разработка планируемого состояния. Проанализировав каждый вид деятельно­сти в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудо­вого процесса в целях экономии времени, можно ответить на следующие вопросы, свя­занные с функцией контроля:

• Что произойдет, если отказаться от данной деятельности? « Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?

• Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени?

• Если отрицательные последствия отсутствуют либо сведены к минимуму, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в бо­лее короткие сроки.

4. Сравнение «план —• факт» (контроль). Последним шагом в процессе осуществ­ления контроля за деятельностью является попытка определить следующие моменты:

• Насколько велика фактическая временная нагрузка?

• Сколько времени может быть сэкономлено?

• Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?

• Как можно со смыслом использовать сэкономленное время?

Полученный в результате анализа рабочего времени опыт поможет выявить «погло­тителей времени», вредные привычки.

Чрезмерный контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы. В постановке контроля необходимо найти некую золотую середину.

Тщательный самоконтроль — верная гарантия того, что не придется впоследствии ничего переделывать или изменять.

Для плодотворного контроля за результатами собственной деятельности в течение дня можно воспользоваться различными вспомогательными вопросами, которые долж­ны дать четкую характеристику проделанной работе.

Наряду с применением подобного рода вопросников неплохо зарекомендовал себя так называемый метод «пяти пальцев», который ориентируется на начальные буквы на­званий пальцев.

• М (мизинец) — мыслительный процесс: какие знания, опыт Я сегодня получил?

• Б (безымянный палец) —• близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?

• С (средний палец) — состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее на­строение, расположение духа?

• У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услу­жил, порадовал или чему «поспособствовал»?

• Б (большой палец) — бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своей фи­зической формы?

АНАЛИЗ И ОЦЕНКА УРОВНЯ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

Оценка эффективности уровня организации труда менеджера производится по кри­териям, носящим количественный и качественный характер. К качественным показателям относятся:

• научно-технический уровень управления (применение научных методов, организа­ционной и вычислительной техники);

• уровень квалификации работников управленческого аппарата (образование, опыт работы и др.);

• обоснованность принимаемых решений работниками аппарата управления;

• достоверность и полнота информации, которой располагает управляющая система;

• уровень культуры управления (характеризуется практикуемым стилем руководства, количеством конфликтных ситуаций и т.д.);

• уровень культуры труда работников аппарата управления (использование рабочего времени, режим дня, условия труда).

Количественными показателями являются:

• трудовые — соотношение численности руководителей, ИТР, служащих и рабочих; фактическая трудоемкость выполняемых управленческих работ по сравнению с норма­тивной; величина затрат управленческого труда на один рубль объема производства;

• финансовые — величина затрат на содержание управленческого аппарата в общем фонде заработной платы персонала.

Уровень организации труда руководителя определяется при помощи двух групп ме­тодик:

1) оценки качества труда;

2) оценки результатов труда.

Методика оценки качества труда ориентирует руководителя на рациональное ис­пользование рабочего времени, улучшение дисциплины и т.д.

Методика оценки результатов труда включает в себя два наиболее эффективных способа расчета эффективности труда менеджера:

• метод экспертных оценок;

• метод экспертного нормирования.

Предложен ряд формул для расчета экономической эффективности совершенство­вания организации управленческого труда.

Метод экспертных оценок. Его сущность заключается в проведении экспертами ин­туитивно-логического анализа проблемы с количественной оценкой суждений и форма­лизованной обработкой результатов. Получаемое в результате обработки мнение экс­пертов принимается как решение проблемы.

Область применения метода экспертных оценок весьма широка:

• оценка эффективности работы руководителей и специалистов;

• определение целей и задач управления с упорядочением их по степени важности;

• определение альтернативных вариантов решения задачи с оценкой их предпочте­ния и др.

Метод экспертного нормирования. Метод экспертного нормирования заключается в том, что формирование нормативов осуществляется группой высококвалифицирован­ных специалистов-экспертов на основе оценки потенциала работника, количества и ка­чества труда, исходя из собственного опыта в выполнении данной работы или научного прогноза. Правомерность оценок экспертов проверяется методами ранговой корреля­ции.

Сущность метода экспертного нормирования управленческого труда заключается в исследовании, систематизации и оценке фактических затрат труда и сроков выполнения функциональных обязанностей, определяемых экспортно самим работником управле­ния по базовым предприятиям, статистической оценке достоверных данных, корректи­ровке данных с учетом квалификации кадров, объема информации и применяемых тех­нических средств с помощью поправочных коэффициентов, определения средневзве­шенных значений трудоемкости и сроков решения задач.

Метод экспертного нормирования управленческого труда имеет ряд преимуществ.

Во-первых, затраты на разработку экспертных нормативов значительно ниже в рас­чете на одну задачу управления, чем затраты при использовании других методов. Неко­торое снижение точности экспертных нормативов и возможный ущерб от их применения компенсируются значительно более низкими затратами на их разработку.

Во-вторых, они могут быть использованы для единообразного нормирования труда руководителей и специалистов.

В-третьих, привлечение кадров управления в качестве экспертов для разработки нормативов по своей должности снижает психологический барьер к последующему при­менению нормативов.