ЛЕКЦИЯ 16. Секретарь руководителя

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначаль­но означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» — доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должност­ным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» опре­деляется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учрежде­ния, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в пла­нировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобож­дает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки кор­респонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь — это лицо не толь­ко своего руководителя, но и учреждения з целом.

В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, состав­лению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по ор­ганизации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон­ному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

• работу с документами (информационно-документационное обслуживание);

• работу организационную (бездокументное обслуживание).

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отли­чаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

1. Секретарь руководителя низшего уровня управления — секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).

2. Секретарь руководителя среднего уровня управления — секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформле­ние совещаний, приемов посетителей и т.п.).

3. Секретарь руководителя высшего уровня управления — секретарь— помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профес­сиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственно­стью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предви­деть.

Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показате­лями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В об­щении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное со­действие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела.

Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководите­ля с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря воз­можна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной ра­боты, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициа­тиву.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняе­мых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требо­вания к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организо­вать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по време­ни, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и свое­временное выполнение поставленных задач.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять слу­жебную тайну.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только пра­вильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь деталь­но спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, ор­ганизации. Преданность своей работе — основное качество для идеальных отношений с ру­ководителем .

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд лично­стных качеств, без которых трудно стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переклю­чаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т.е. способность легко уста­навливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой лю­дей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретатель­ность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному со­вершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с уче­том деловой обстановки.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

• административное, трудовое, хозяйственное право;

• законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того ти­па, где он работает.

Основы управления:

• систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

• отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;

• функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

• место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

• методы создания и оформления документов;

• организацию работы с документами;

• бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя:

• оказать помощь в планировании рабочего дня;

• организовать рабочее место руководителя;

• вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:

' документное;

• бездокументное;

• уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ

Взаимодействие руководителя с секретарем

Рекомендации менеджерам, как эффективно планировать время с помощью секретаря:

• выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей на­грузки;

• никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

• если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

• делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы;

• планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в боль­шей степени рабочим инструментом и в меньшей — назойливой помехой:

• Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звон­ков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удоб­ное для вас время.

• Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежела­тельно.

• Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет дей­ствительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве­чать на звонки.

• Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

• Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел.

• За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий

секретарю:

• это освобождает время руководителя;

• руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо-

• поручение — прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета-

• поручение — лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

• профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него от­ветственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Взаимодействие секретаря с руководителем

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем.

1. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым ос­вободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может ра­ботать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а ру­ководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

3. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изу­чать материалы.

4. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, что­бы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.

5. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоя­тельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая мо­жет возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. По­ведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напри­мер, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.