ЛЕКЦИЯ 15. Подготовка и проведение деловых совещаний

ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Совещания — это такой вид управленческой деятельности, когда опреде­ленное число участников собирается в назначенные время и месте для обсу­ждения проблемы, затрагивающей их интересы, и для нахождения возможных решений в соответствии с поставленной целью.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких мето­дов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения са­мых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллектив­ных решений.

Практика управления показывает, что совещания — это обязательная форма организации и управления, однако имеется немало резервов высвобо­ждения времени за счет сокращения их количества, упорядочения проведе­ния, исключения атмосферы неделовитости и заседательской суеты.

Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практи­ке управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования.

Такое совещание проводится по следующей схеме:

• доклады;

• вопросы к докладчикам;

• дискуссия;

• выработка решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче рас­поряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководи­тель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнителя. В определенной мере и на инструктивном совещании действует коллективный разум: уточня­ются задания, высказываются предложения по наилучшему выполнению этих заданий.

Оперативные совещания — это так называемые планерки, летучки, пяти­минутки. Они не должны быть затяжными. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на произ­водстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обес­печивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет на­личие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необ­ходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На опе­ративном совещании не делают докладов. Главная цель — выявить те про­блемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Существует классификация совещаний по стилю проведения, к которой от­носятся автократические, свободные, дискуссионные.

На автократических совещаниях право выступления и право принятия решения имеет только руководитель. Участники же таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Подобного рода совещания проводятся в том случае, когда руководитель должен дать указа­ния или проинформировать своих подчиненных.

У свободного совещания нет определенной повестки дня. Оно может про­водиться без председательствующего. Такое совещание сводится к обмену мнениями. Решения по ним не ^лфиксируются. Свободное совещание прово­дится, как правило, в форме беседы или разговора.

Дискуссионное совещание, или мозговой штурм, — способ получения ре­шений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерная осо­бенность данного способа заключается в отсутствии критики и оценки выска­зываемых идей.

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результа­том неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Деловое совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки.

Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания.

Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых акту­альных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.

Подготовка совещания. Для того чтобы максимально эффективно использо­вать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом его организацию и решить поставленные задачи.

Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффектив­ного совещания является численность его участников. Лучше сократить количест­во присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения.

Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.

Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания.

Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация пре­ний. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопро­сам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов.

Подготовке* помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка по­мещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воз­духа, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.).

Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсужде­ния вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование.

Протокол — это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Проведение совещания. Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20—30 мин, проблемного совещания с насыщенной повесткой дня — до 1,5—2 ч. Время рас­смотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40—45 мин.

Через каждые 1,5 ч работы необходимо делать перерывы для того, чтобы не переутомлять участников совещания.

Заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений — кин-гесё. Такое совещание проходит быстро и эффективно, так как в нем участвуют мало людей, все они заранее знают, о чем пойдет речь, потому что ознакомились с проектом решения и замечаниями предыдущих специалистов. Такой метод позво­ляет сократить число плановых совещаний на 20—30%.

Совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, вза­имного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики: главная его зада­ча — искать и находить позитивные решения.

Подведение итогов. В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, на­звать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удосто­вериться в достижении всеми участниками общей договоренности.

Подписав к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повест­ку и сроки последующего делового совещания.

Если следовать этим требованиям, то совещание пройдет на должном уровне и будет достигнут желаемый результат. Но для того чтобы высвободить больше по­лезного рабочего времени для проведения совещаний, необходимо использовать различные вспомогательные средства.