Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
Описание на уровне фонда включает:
ü название фонда;
ü справочные данные;
ü поисковые данные, характеристика фонда;
ü информацию по истории фондообразователя и фонда;
ü аннотацию;
ü библиографию;
ü условия доступа и использования.
Описание на уровне единицы хранения предполагает:
ü название фонда;
ü название структурной части фондообразователя;
ü справочные данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования;
ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.
Описание на уровне документа включает:
ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата;
ü справочные данные — поисковые данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования.
Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.
В простом заголовке должны быть отражены:
ü вид дела, вид, разновидность документа;
ü автор;
ü корреспондент;
ü предмет, вопрос;
ü местность;
ü дата;
ü подлинность, копийность.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.
При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:
ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;
ü заголовок дела;
ü крайние даты документов;
ü количество листов;
ü архивный шифр.
При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.
Вопрос 30. Информатизация архивного дела
Понятие информатизации
Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.
Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле
В архивной системе Федеральная архивная служба РФ определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных.
Информатизация осуществляется на основании следующих документов:
ü Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;
ü Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, принятый Росархивом в 1997 г.
В соответствии с ними принята единая система информатизации архивного дела в России.
Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Дата добавления: 2017-03-29; просмотров: 320;