Принципы информатизации

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Информационные системы

Базовыми информационными системами архивов являются:

ü Архивный фонд — для госархивов;

ü Архив организации — для ведомственных архивов.

Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппа­рата, использования документов в автоматизированном режиме.

Этапы организации внедрения информационных технологий:

ü изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации;

ü разработка технического задания;

ü поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;

ü заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

ü создание, установка, адаптация программы;

ü сертификация и регистрация программного продукта;

ü поддержка и обслуживание системы.

Содержание базы данных архивов

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят:

ü название учитываемой базы;

ü ее объем;

ü характеристика содержания информации;

ü перечень источников данных;

ü крайние даты введенных документов;

ü даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;

ü формат представления данных;

ü правовой статус базы данных;

ü полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность тради­ционным учетным и научно-справочным документам реализу­ется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответст­вии с ними. Возможно дублирование баз данных традицион­ными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесе­ния изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

ü архивные документы;

ü учетные документы;

ü научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными ви­дами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера доку­ментов, библиографические описания, рефераты или полные тек­сты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и ар­хивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

ü вводить новые записи в имеющиеся базы данных;

ü модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:

ü автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого дос­тупа;

ü осуществлять поиск записей по их содержимому;

ü сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требо­ваниями пользователей;

ü печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

ü развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства про­граммирования.