Оборудование архивохранилищ
Оборудование архивохранилищ:
ü применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;
ü оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;
ü не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.
При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:
ü расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
ü расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
ü расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;
ü расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;
ü расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;
ü высота стеллажа - 220—240 см;
ü ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами - 35-40 см;
ü ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;
ü расстояние между полками по высоте — 35—40 см;
ü при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
ü документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.
Размещение документов в архивохранилище:
ü документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
ü документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;
ü документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;
ü обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;
ü учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
ü в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;
ü при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
ü коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;
ü связки документов формируются не более 20 см толщиной;
ü коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;
ü коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.
Ведение топографических указателей:
ü помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами;
ü нумерация комнат производится от входа слева направо;
ü нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;
ü нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;
ü односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;
ü в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;
ü постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;
ü пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;
ü в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.
Дата добавления: 2017-03-29; просмотров: 623;