Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему ката­логов. При их классификации можно использовать Схему еди­ной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

ü универсальная десятичная классификация;

ü классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом докумен­тов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от по­нятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсыл­ки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно от­ражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового
описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, до­кумента, группы документов, единицы хранения, группы еди­ниц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

ü индекс классификационного деления;

ü наименование рубрики и подрубрики;

ü обозначение даты и места события;

ü информационные сведения (описание содержания);

ü название архива;

ü название фонда;

ü архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

ü язык;

ü способ воспроизведения;

ü фамилия составителя;

ü дата составления;

ü в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

ü научно-методическое обеспечение работы;

ü индексирование карточек;

ü систематизацию их по индексам и рубрикам;

ü составление отсылочного аппарата к каталогу;

ü усовершенствование каталога;

ü ведение учетных форм работы по каталогизации и использова­нию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого яв­ляется передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

ü буквенными;

ü цифровыми;

ü комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Сис­тематизация их проводится в соответствии с индексами в по­рядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержа­ния и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.