Порядок каталогизации архивных документов

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

ü определения вида каталога;

ü разработки схемы классификации в нем документной информации;

ü выявления и отбора документной информации для каталогизации;

ü описания документной информации на каталожных карточках;

ü индексирования каталожных карточек;

ü систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

ü определяется очередность выбора архивных фондов и их струк­турных частей по степени их значимости;

ü отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

ü в зависимости от формирующегося каталога применяются раз­личные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

ü уровень и профиль архива;

ü структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

ü интенсивность и задачи использования документов;

ü наличие и качество других архивных справочников;

ü кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать дело­производственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговремен­ных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и доку­ментов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавит­ной структуры. К первым относятся систематические, темати­ческие, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

ü систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;

ü тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

ü по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

ü по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;

ü хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

ü именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

ü географический — по алфавиту географических и топографических объектов;

ü ведомственный по личному составу — данные о трудовом ста­же, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления имен­ного каталога;

ü названий фондов — при большом количестве фондов может ис­пользоваться для первичного знакомства с фондами, их назва­ниями, номерами, крайними датами.