Обработка архивных документов и создание научно-справочного аппарата

Научно-техническая обработка документальных материалов представляет собой приведение их в такое состояние, которое обеспечило бы оптимальные условия для хранения и организа­ции всестороннего их использования. Обработке подвергаются лишьтекущие поступления. Она включает в себя фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава дел, их систематизацию и описание в пределах фонда. В большинстве случаев материалы, поступающие на государ­ственное хранение, уже объединены в фонды, которые иногда имеют неточности и устраняются при научно-технической об­работке. В каждом госархиве имеется структурное подразделе ние, в котором сосредоточено научно-справочное пособие. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы таких пособий и организацию их использования. Описание архивных материалов. Одной из важнейших функ-

ций архивов является описание документальных материалов, основным объектом которых служит единица хранения. Важ­нейшим аспектом при описании единиц хранения является правильное представление о составе и содержании дел. При описании дел основными элементами являются: 1) заголовок; 2) крайние даты дела; 3) количество листов; 4) архивный шифр. Эти данные указываются на обложке единицы хранения и в описи. Кзаконченной описи обязательно составляются оглав­ление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов (при наличии последних).

Создание научно-справочного аппарата. Виды архивных справочников и пособий. Важной составной частью научно-информационной деятельности архива является создание его научно-справочного аппарата (НСА), под которым понимается описание документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. НСА — это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и учетных документов, основанных на единых методах классификации, описании и учета. Эта совокупность учетных документов, ар­хивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облег­чения использования архивных материалов. Система НСА предусматривает возможность отыскания документов и до­кументной информации в пределах фонда, архива и Архивно­го фонда России в целом. Чтобы документную информацию было легко отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую обобщен­ную форму. В каждом архиве существуют пособия, помогающие в поиске архивных материалов. К такого рода информацион­ным справочникам относятся описи, каталоги, путеводители. В архивах также разрабатываются методические пособия (пере-ченьдокументов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существо­вание развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов.

1. Опись дел представляет собой систематизированный пере­чень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. Опись — это архивный спра­вочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единицучета, закрепления их систематизации внутри фонда. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Особенностью описи, отличающая ее от других справочников, состоит в том, что она является одно­временно и архивным справочником (документ, содержащий ар­хивные материалы), к учетным документом. Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материа­лов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные.

2. Каталог— межфондовый и межархивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), играет боль­шую роль в структуре НСА архивов. Каталоги представляют собой систематизированное описание содержания документов. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондах одного или нескольких архивов. Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материала, подлежащего отражению в каталоге, и составления на него карточек. Каталоги бывают систематические, предметно-тематические и хронологические и др. Как правило, каталоги представляют собой картотеки (иногда издаются и в виде книги). Тематический каталог наи­более удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразова-телей (например, если исследователя интересуют материалы по истории конкретного предприятия, о революционном дви­жении в определенной губернии или о деятельности какой-то комиссии). Систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятель­ности общества. Предметно-тематический каталог — это вид архивного каталога, в котором информация по одной или не­скольким темам, сгруппирована внутри тем по предметному признаку. Сведения располагаются по алфавиту предметных понятий. В связи с интенсивным развитием систематического каталога предметно-тематический каталог в госархивах, как правило, не составляется. В хронологическом каталоге разделами и подразделами классификационной схемы может служить эпоха, столетие, какой-либо другой отрезок времени.

Сведения в таком каталоге располагаются в хронологической

последовательности и по значимости исторического события.

Классификационная схема именного каталога представляет собой перечень наименований личных имен, расположенных валфавитном порядке. Система ссылок дает возможность по­лучать информацию об одном и том же лице, встречающемся в документах под разными фамилиями, псевдонимами, про-звишами.

3. Обзор — это архивный справочник, включающий систе­матизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Объектом описа­ния для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по до­кументам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

4. Путеводитель представляет собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками. Путеводите­ли содержат характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке, они предназначены для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архивов. К ним обращаются для выяснения вопроса о наличии в архиве тех или иных фондов. Путеводители информируют учреждения, организации, предприятия, исследователей о до­кументах, хранящихся в конкретном архиве. Единой схемы построения путеводителя для всех архивов быть не может, так как она зависит от состава и содержания фондов соответству­ющего архива. Для архивов, в которых хранятся документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, целесообразно строить путеводитель по про­изводственно-отраслевой схеме. При наличии в архиве фондов личного происхождения их следует выделять в самостоятельные разделы в конце путеводителя. Существуют также тематические путеводители, которые отражают определенную тему со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Подго­товка путеводителей — работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5. Указатель — это перечень ключевых слов, встречающих­ся в разного рода справочниках. Он составляется для более быстрого ориентирования в содержании сведений о лицах, географических наименований, предметах, вошедших в спра­вочник. Каждый тип справочника имеет присущий только ему способ передачи информации. Например, в описи пред­ставлены четкие и сжатые заголовки на единицы хранения, с прибавлением в необходимых случаях аннотаций к отдельным наиболее важным документам. В каталогах объектом описания выступает не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или группе документов. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и ха­рактера содержащейся в них информации. Перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем таким же образом освещается следующий вопрос. К обзору составляется вспомогательный справочный аппарат.

Необходимо заметить, что значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий располагает огра­ниченным составом научно-справочного аппарата. В таких архивах следует вести карточные каталоги. В архиве учрежде­ний может сложиться несколько карточных каталогов: каталог распорядительной документации, систематизированной по предметно-вопросному признаку; каталог предложений, за­явлений и жалоб трудящихся, систематизированный по алфа­виту фамилий или предметно-вопросному признаку; каталог общей документации, который систематизируется также по предметно-вопросному признаку. В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганиза­циях, об изменении подчиненности, ликвидации.

Автоматизированный НСА. Как правило, поиск необходимой информации осуществляется визуально и вручную. Однако в настоящее время существует также и автоматизированный научно-справочный аппарат архива — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназна­ченных для эффективного поиска архивных документов и ин -формации. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее эле­ментах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подраз­делений, названий видов документов и др.). Основными поля-ми электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), ре­золюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Дополнением к системе научно-справочного аппарат слу­жат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические посо­бия по различным видам архивных работ и делопроизводству. Применение технологии гипертекста в сочетании с широким распространением компьютерных информационных сетей сделали возможным существование традиционного архивного справочника в совершенно новой ипостаси — гипертекстового справочника, размещенного в Интернете. К его достоинствам относятся, во-первых, ничем не ограниченный доступ к со­держащейся в нем информации всех заинтересованных лиц влюбое время и излюбой точки мира; во-вторых, относитель­ная дешевизна издания, возможность создания автоматизиро­ванных указателей.