Комплектование архивов

Комплектование архивов — это система мероприятий, на­правленная на отбор и передачу документальных материалов на государственное хранение. Комплектование архивов осущест­вляется в соответствии с их профилями, т.е. установленными для архивов определенными составами документов. К процессу комплектования архивов относятся: 1) определение источни­ков пополнения документального состава архивов; 2) распреде­ление документов по архивам; 3) подготовка документального материала к хранению и передача их в архивохранилища.

При работе с организациями архивисты руководствуются «Методическими рекомендациями по составлению и ведению списков учреждений, организаций и предприятий — источ­ников комплектования госархивов» и «Рекомендациями п организации и ведению списков учреждений, организаций предприятий — источников комплектования государствен ных и муниципальных архивов». В случаях, если речь иде об организациях негосударственной формы собственности методической базой для работы с ними являются рекомендаци ВНИИДАД «Отнесение организаций и предприятий новог типа к числу источников комплектования госархивов» и «От бор на государственное хранение управленческих документов образующихся в деятельности негосударственных организаци (новых хозяйственно-экономических структур)».

Организацией и проведением работы по комплектованию государственных архивовдокументами занимаются все архив ные учреждения — как руководящие архивные органы, так сами государственные архивы.

Особенности комплектования государственных и ведом ственных архивов.Ранее мы уже говорили, что ведомственны архивы принимают документы от структурных подразделени и подведомственных учреждений всех сроков хранения, по этому комплектован не ведомственных архивов осуществляется (.-тематически. В ведомственный архив или объединенный ведомственный архив документы поступают ежегодно. Из структурных подразделений учреждения (управлений, отделов, секторов) дела передаются по описям по завершении их в дело-дроизводстве (дела с кратковременными сроками хранения (до 3-х лет) в архив не передаются, они выделяются к уничтоже­нию в структурных подразделениях). В ведомственных архивах (ранятся временно, в пределах установленных для них сроков. По их истечении документы научного значения пере­даются на вечное хранение в государственные архивы, осталь­ные — выделяются к уничтожению. Профиль ведомственного архива ограничивается документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. Ответственность за ор­ганизацию, сохранность и использование документов архивов всех ведомств и учреждений несут их руководители. Кроме того, на руководителей министерств и ведомств возлагается обеспе­чение контроля за состоянием архивов в подведомственных учреждениях. При определении сроков хранения документов в архивах учреждений учитываются интересы практического ис­пользования документов этими учреждениями и возможности обеспечения их сохранности. По истечении сроков хранения в архивах этих учреждений документы передаются на постоян­ное хранение в соответствующие государственные архивы.

Комплектование государственных архивов сложнее. Оно включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные ар­хивы — круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов. В процессе отбора воспол­няются утраченные основные документы учреждений; для дуб­летов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться; осуществля­ется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов. К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объ­единенных ведомственных архивов в государственные архивы. Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, отно­сящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материа лам архива, обеспечить их всестороннее использование.На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок. Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимости ар-хивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся при-надлежность архивных документов к историческим эпохам определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания.

Для осуществления правильного комплектования государ ственных архивов архивные учреждения должны систематиче ски контролировать своевременный прием документов в архивы учреждений от всех структурных частей, особенно полноту состава и упорядоченность материалов, которые вдальнейшем поступят на государственное хранение. Необходимо контроли-ровать и правильно направлять работу архивов учреждений по фондированию и учету документов; изучать историю государ-ственных учреждений и административно-территориальных преобразований, происходивших на территории региона; иметь списки учреждений, существовавших ранее в данном регионе, а также сведения о неполноте документов отдельных фондов, об утраченных и погибших материалах; брать на учет документы, хранящиеся в рукописных отделах библиотек музеев, других учреждениях, относящиеся к профилю кон-кретного государственного архива. Если документы каких-либо фондов в свое время не поступили в государственных архив, необходимо принять меры к розыску этих материалов, а в случае утраты ценных документов следует принять меры к их восстановлению. Архивные учреждения должны проводить большую работу по учету и выявлению личных фондов полити-ческих, государственных и общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, документы которых представляют научное значение. Распределение документов по сети государ-ственных архивов производится в соответствии с принципом недробимости архивных фондов, с учетом исторической эпохи, административно-территориальной единицы, а также с учетом. принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Источниками комплектования документальных материалов дореволюционного периода могут быть рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и организаций, хранящие материалы этого периода и имеющие государственное значение, а также документы отдельных лиц. Источниками пополнения архив-ного фонда РФ являются федеральные музеи, библиотеки; органы государственной власти; академии наук РФ; документы учреждений, организаций, имеющие государственное значе­ние; личные архивы политических общественных деятелей, деятелей пауки, техники, литературы и искусства. I Прием документов на хранение в ГАФ имеет выборочный характер: из общей массы материалов отбирается их неболь­шая часть — выборка, которая репрезентативно (или пред­ставительно) отражает информационные свойства, присущие всему исходному объему документов. Выбор совершается из равноценных документов, а не основывается на предпочтении более ценных менее ценным, как это происходит в процессе экспертизы ценности документов.

Перед архивистами стоит непростая задача наиболее точного определения круга организаций, документы которых могутбыть приняты в архив и представляют научную ценность. Государ­ственные организации, документы которых передаются в архив, определяются по следующим критериям: 1) функционально-це-левое значение организации; 2) полнота отражения информации одеятельности организации в архивных фондах других органи--заций. При решении вопроса о приеме в госархив документов негосударственных организаций учитываются их особая роль среди других подобных организаций, масштаб деятельности, вид организации (ее организационно-правовая форма).