Учет и обеспечение сохранности документальных материалов

Понятие и задачи учета архивных материалов. Документы, хранящиеся в архивах, подлежат обязательному учету, под которым понимаются установление и регистрация количества архивных материалов, их состава, учет их состояния и система хранения. Количество зарегистрированных архивных матери­алов отражается в учетных документах архивов. Являясь сред­ством обеспечения сохранности документов, учет в то же время дает возможность адресного поиска архивных материалов (по архивам, фондам, описям, делам, т.е. по единицам учета). Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь и взаимодополняемость. Это позволяет вести учет архивных материалов на всех стадиях их хранения и по любым классификационным группам.

Учет документов выполняет ряд важных задач. Во-первых, он является необходимым условием обеспечения сохранности документов, так как без точных сведений о количестве и составе архивных материалов можно не заметить пропажи документов, а при стихийных бедствиях (наводнение, пожар) — не устано­вить, какое количество и какие именно документы пострадали. Во-вторых, учет обеспечивает хорошее качество составляемых архивом справочников (каталогов, обзоров, путеводителей). В-третьих, он облегчает выявление необходимых сведений по разнообразным темам, способствуя широкому использованию документов в научных и практических целях. В-четвертых, госархивы посредством учета и регистрации документов по­лучают возможность проводить планомерное комплектование архивных материалов в соответствии со своим профилем. На­конец, учет является основой планирования работы госархива.

Единицы учета архивных документов. Учет архивных матери­алов представляет собой централизованную систему учета доку­ментов путем сосредоточения в органах архивного управления сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения в них. Единица учета архивных документов — этапринятая в архивном деле единица измерения количества до­кументов (лист, дело, архивный фонд, кинофильм, микрофильм, фонодокумент и т.д.). Основными единицами учета являются фонды и дела. Дела учитываются по описям, фонды — по спискам фондов и по листам фондов. В архивах ведут книгу поступлений архивных материалов.

Книга поступлений документов представляет собой учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. В книге указываются основ­ные данные о каждом документе: когда, от кого и на основании какого документа поступили материалы; наименование, годы, объем, какие номера фондов им присвоены. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, отку­да и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; по­казать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Каждое поступление по­лучает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

Список фондов — это учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Фонды заносятся в список в порядке их поступления. Каждый поступающий в архив фонд в хронологической после- довательности получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. В случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Пере­нумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы современных, советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией. Например, перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «Р», отделяемая от номера фонда чертой (Р — 1, Р — 2, р- 3 и т. д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива.

В списке фондов помимо номера и даты первоначального поступления фонда указывается полное официально принятое название учреждения-фондообразователя или, если оно есть, его сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической по­следовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе «Отметка о выбытии» указываются учреждение, куда переданы материалы, атакже название, номер идатадокумен-та, на основании которого выбыли материалы.

Форма списка фондов предусматривает только постоянные сведения: номер и название фонда. Меняющиеся сведения (количество и годы документов) отражаются в листе фонда.

Лист фонда — это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хроноло­гических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов и служит первичным источником информации по фонду: он кратко раскрывает содержание материалов и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия ма­териалов. Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов. Это:

во-первых, общая характеристика материалов, включа­ющая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название го­сударственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; во-вторых, учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание по­ступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;

в-третьих, учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также на­личное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если матери­алы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднять ссылки на документы в процессе их использования.

В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности, если материалы фонда были подвергнуты пере­систематизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого госу­дарственного архива. В указанных двух случаях составляется новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дело фонда.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов. Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов.

Карточный указатель к .листам фондов. Являясь частью систе­мы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку вклю­чают важные сведения о содержании фондов. Однако принятый в практике архивного дела и оправдавший себя с точки зрения учета принцип систематизации листов фондов по номерам фон­дов не позволяет вести поиск фондов по их названиям, поэтому возникла необходимость в подсобном справочном аппарате — карточном указателе к листам фондов. В указатель включаются сведения о названии фонда, его номере, объеме и крайних годах материалов. Если название фондообразователя менялось, то в указатель включается каждое название. Группировка названий фондов внутри указателя производится в соответствии с заранее разработанной схемой в зависимости от характера хранимых материалов. В основу схемы может быть положена группировка поразделам согласно производственно-отраслевому признаку (например, органы государственного управления, суд и проку­ратура, промышленность, сельское хозяйство, транспорт и др.). Внутри основных рубрик производится дальнейшая группировка названий однородных фондов по признакам характера деятель­ности, роли производства, подведомственности. Так, раздел «Промышленность» может состоять из подразделов: тяжелая, лесная, легкая, пищевая. Внутри раздела может производится дальнейшая детализация. Например, карточки, относящиеся к тяжелой промышленности, могут подразделяться по отраслям: черная и цветная металлургия, химическая, нефтяная, газовая, угольная и др. В пределах последнего деления карточки распола­гаются в алфавитном порядке наименований фондов.

При небольшом количестве фондов первой группы может быть принят простейший способ, заключающийся в группи­ровке карточек по однородным фондам. Образованные группы фондов располагаются в алфавитной последовательности на­званий (например, арбитражи, заводы, издательства, колхозы). Внутри каждой группы фондов карточки могут систематизи­роваться по наиболее характерным для каждой группы при­знакам: род производства, характер деятельности. Например, если систематизируются заводы, то они могут быть автомоби­лестроительные, вагоноремонтные и т.д. В образованных низ­ших делениях карточки, как и в первом случае, размещаются в алфавитном порядке наименования фондов.

Кроме основных карточек составляются ссылочные карточки, имеющие целью отослать от одной рубрики или подрубри-ки указателя к другой, например: «Отделения агентства» см. «Агентства». Ссылочные карточки могут взаимно связать группы карточек, стоящие под разными рубриками и подрубриками указателя, например: «Бюро статистическое» см. также «Коми­теты статистические». Практикуется составление ссылочных карточек на каждое переименование фондообразователя (если эти переименования существенно отличаются друг от друга) и на основании инверсии и аббревиатуры. Только такой полный ука­затель позволяет ориентироваться в фондовом составе архива.

Опись — основной документ учета единиц хранения — пред­ставляет собой перечень единиц хранения одного фонда. Если фонл имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Иногда одна большая опись для удобства пользования делит­ся на несколько частей, но все они имеют общую нумерацию единиц хранения. Каждая опись имеет итоговую запись, где содержатся сведения о числе включенных в нее единиц хране­ния. При наличии в архиве большого количества описей может вестись реестр описей, в котором указываются номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, листов в описи. Документы, образу­ющиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, частных лиц входят в состав дел, учет и состав которых ведется путем нумерации листов черным графитным карандашом.

Паспорт архива — это учетный документ, в котором содер­жатся два раздела: 1) сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива; 2) данные о количестве фон­дов архива, количестве дел, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных. В паспорт также включаются соот­ветствующие объемные показатели о документах на бумажной основе, кинофотофонодокументах, микрофильмах. Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам субъекта Федерации, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.

Карточка фонда — это сокращенный вариант листа фонда, где указывается номер и название фонда с перечислением всех переименований и дат этих переименовании; название архива, в котором хранится фонд; дата первого поступления карточки фонда в архивный орган; прежний номер фонда того архива, где фонд хранился раньше. Карточка фонда содержит также сведения об объеме фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года; составе фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Она дает архиву суммарные сведения о составе и количестве документов, в том числе о тех, которые в будущем поступят в этот архив.

В районном (городском) архиве с переменным составом на материалы каждого учреждения при первом их поступлении в архив составляется карточка фонда, которая состоит из двух разделов. В первом разделе записываются все названия фонда, крайние даты этих названий, номер фонда, а также делается отметка о месте хранения фонда в архиве (номера помещений, стеллажей и полок). Во втором разделе карточки фонда ведется учет поступления и выбытия материалов, а также учет описей. Таким образом, список фондов объединяет в себе функции книги поступлений и списка фондов, которые ведутся в госу­дарственных архивах с постоянным составом, а карточка фонда является некоторой модификацией листа фонда. На основа­нии описей и карточек фондов ежегодно заполняется раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, их крайние даты, количество материалов, приведенных в порядок, из них отдельно количество материалов постоян­ного и долговременного сроков хранения, подлежащих сдаче в вышестоящий государственный архив. Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов «Сведений об изменениях составе и объеме архивных фондов». В сведениях приводятся: 1) номер и название фонда, в котором произошли изменения; 2) название структурной части или групп материалов с указанием года до­кументов, которые поступили в архив или выбыли из него.

При передаче фонда из одного государственного архива в другой карточка фонда остается в фондовом каталоге на преж­нем месте с отметкой на ней, в какой архив передан фонд и за каким номером он там числится. Новая карточка фонда, по­лученная архивным органом от государственного архива, в ко­торый был передан фонд, включается в фондовый каталог по новому местонахождению фонда.

Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфа­виту названий архивов, а внутри — по номерам фондов. Для быстрого нахождения карточек в фондовом каталоге к нему составляется картонный указатель по образцу указателя к лис­там фондов.

Цели и периодичность проверки наличия и состояния архивных материалов.Учетархивных материалов динамичен, т.е. он отра-жает все изменения в количестве и составе документов каждого фонда: в учетных документах отражается каждое поступление и выбытие единиц хранения. Периодически проводится про­верка наличия и состояния архивных материалов. Необходимость периодической проверки вызывается постоянным перемеще­нием материалов в хранилище, выдачей дел для использования. Кроме того, контролируется физическое состояние материалов, которое является показателем правильности режима хранения. Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах — установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и т.п. Проверка проводится в архивахв соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива. Проводится проверка строго по фондам. Очередность проверки определяется по спискам и лис­там фондов, картотекам анализа состояния научно-справочно­го аппарата. В случае стихийных бедствий, массовых переме­щений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Периодически (один раз в год, в квартал) должны про­веряться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ.

Проверка проводится по описям, которые необходимо пред­варительно выверить, т.е. проверить, правильно ли отражены в итоговой записи литерные и пропущенные номера, соответ­ствует ли итоговая запись фактически числящимся по описи номерам дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описани­ем дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

В процессе проверки устанавливается фактическое наличие дел; выявляются материалы, относящиеся к фонду, но не вне­сенные в описи; устанавливается общее количество дел, вне­сенных и не внесенных в описи; выявляются дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись и т.д. При записи неисправимо поврежденных дел необходимо сразу же описывать характер повреждения. Если при проверке не обнаруживаются какие-то дела, то по окончании работы предпринимаются попытки к их розыску. По окончании проверки фонда составляется акт проверки наличия и состояния документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных материалов за­полняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда. Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение. При проверке наличия дел, до документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, кар-тографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов. Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в со­ответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов.

На основании итоговых записей в листах проверки со­ставляется акт проверки наличия и состояния, в котором ука­зываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел. а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов. Одновременно с актом проверки в слу­чае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе. Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, пере­плета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов.

Учет документов в архивах с переменным составом и ведом­ственных архивах.В архивах учреждений, организаций и пред­приятий фонды и дела подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел, список фондов, листы фон­дов, паспорт архива. На каждый фонд заводится дело фонда. Дела учитываются прежде всего по описям. Документы со сро­ками хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел. Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной порядковый номер по листу фонда. Если документы одной описи поступают по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все последующие продолжения учитываются под тем же номером. Описи документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно. Номенклатурам, заменяющим описи материалов временного хранения, присваиваются по месту хранения фонда очередные порядковые номера описей материалов временного хранения с добавлением буквы «н».

Особенностью учета документов в ведомственных архивах является его взаимосвязь и преемственность с учетом доку­ментов в государственном архиве. Так, если материалы дан­ного фонда уже имеются на хранении в архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовываются с этим государственным архивом.

Лист фонда ведомственного архива во многом напоминает лист фонда государственного архива как по форме, так и по сво­ему назначению. В листе фонда ведомственного архива приво­дятся полное название фонда со всеми его переименованиями, даты деятельности и переименований учреждения-фондообра-зователя, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и всех происходящих в нем изменений. Как и в государственном архиве, лист фонда используется для учета описей. Все записи в листе фонда об изменениях в объеме и составе производятся со ссылками на соответствующие документы.

На основании листов фондов в архиве ежегодно заполняет­ся раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, крайние даты материалов, состояние обработки документов постоянного хранения в самом архиве, а также количество и крайние даты документов постоянного хранения в подразделениях учреждения. На основании листа фонда со­ставляются карточка фонда, направляемая в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют аналогичные учетные документы государственных архивов.

Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве, аналогично делу фонда в государственном архиве.