Общая классификация документов. Понятие и классификация управленческой документации

Сущность и задачи курса. Документ. Основные понятия документоведения.

ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие«документированная информация» или «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

В области документации фундаментальным термином является «документ», в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родовое – видовое подчинение, т.е. систематизация терминологии (в данном случае по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ – управленческая документация – организационно-распорядительная документация – вид документа, где каждое последующее понятие является частным проявлением предыдущего и находится с ним в соподчинении.

Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классификация документов предлагается в документалистике, источниковедении, социологии. В документалистике документы подразделяются по способу передачи содержания на воспроизводящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковедении «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, вещественные, этнографические, устные или фольклорные, лингвистические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)», в социологических исследованиях выделяются письменные, изобразительные, звуковые и комплексные документы.

Документ –любая фиксируемая и сохраняемая информацию вне зависимости от носителей и способа выражения содержания – особая категория письменных документов, которая пока служит основным средством запечатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому главным объектом исследования.

В документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ», которое формулируется как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. В документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной ситуацией – задача изучения документа.

«Documentum» по латыни означает «доказательство»; изучение совокупности документов (однородных или разнородных), их сопоставление воссоздает действительность, что и является предметом изучения историка и социолога.

В документоведении выделяются следующие функции документов

-документирование (запечатление) фактов или явлений;

-коммуникативная функция;

-доказательственная функция;

-функция исторического источника.

Особая категория документов– управленческая документация, служащая средством, инструментом осуществления процессов управления социально-экономической жизнью общества, свойственна также функция материализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполнения документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определенной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические особенности.

Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование,под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документационное обеспечение –появление этого термина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «Делопроизводство» и «документационное обеспечение» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Общая классификация документов. Понятие и классификация управленческой документации

Общая классификация документов производится по следующим основаниям.

1. По назначению:

-Организационно-правовая документация

а) Учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);

б)Организационно-правовая документация действующего предприятия (структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

в)Плановая документация (программы, схемы, графики, планы).

-Распорядительная документация:

а)Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (Постановление, Решение);

б)Распорядительные документы, издаваемые на принципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).

-Информационно-справочная документация:

а)Информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));

б)Справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень).

в)Отчетная документация (отчет).

2.По форме текста:

-Индивидуальные документы – текст составляется произвольно, в основном это личные документы;

-Трафаретные документы- унифицированная форма текста, постоянная информация уже занесена, переменная вносится при заполнении;

-Типовые документы – существует текст-образец в соответствии с которым составляются все последующие документы.

3.По происхождению:

-личные (от имени конкретного лица);

-служебные (от имени предприятия).

4.По месту составления:

-внутренние (документооборот внутри организации, т.е. документы не исходят из организации и не входят в нее);

-внешние (входящие и исходящие документы).

5.По стадии создания:

-проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);

-подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);

-копия документа (точное воспроизведение всех реквизитов подлинника. Вид копии – выписка – копия части документа);

-дубликат – второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).

6.По срокам исполнения:

-срочные (указан срок исполнения);

-несрочные – в них срок исполнения не указан (общий срок исполнения документов – 10 дней, но он может быть увеличен нормативно-правовым актом).

7.По юридической силе:

-подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно обладают юридической силой;

-подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно юридической силой не обладают.

8.По степени обязательности исполнения:

-директивные –их исполнение обязательно);

информационные (принять к сведению).

9.По средствам фиксации:

-письменные (95% всех документов);

-графические (схемы, карты, графики);

-фото-, видео-, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);

-фонодокументы (звуковые – протоколирование с помощью диктофона).

10.По степени гласности:

-обычные (общедоступны);

-секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).

11.По степени сложности текста:

-простые (содержат один вопрос);

-сложные (рассматривают 2 и более вопроса).

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.