ТЕМА № 2.Бланки и формуляры документа. Основные реквизиты служебного документа. Согласование и утверждение документов.

ВОПРОСЫ:

1.Понятие бланка, реквизитов документа.

2.Характеристика реквизитов управленческой документации

3.Требования, предъявляемые к составлению документов.

4.Общая характеристика бланков гербовых документов.

Как было отмечено в теме № 1 делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование –регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными нормативными правовыми актами или выработанными традицией

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов –обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и т.д.

Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, а частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Бланк – белый лист бумаги с частично напечатанных текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный бланк, бланк постановления следователя).

Бланки могут быть 3-х видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлены основные форматы бланков: А3, А4, А5, которые изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Формуляр документа- совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.д.).

Как было отмечено выше вседокументыпо отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы:

1.документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;

2.документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, бухгалтерии и других функциональных подразделений

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательственная (юридическая) сила, т.к. они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.