Подготовительный этап проведения товарной экспертизы

Экспертные организации оказывают услуги по товарной экспертизе по заявкам организаций на основании следующих документов:

- договора установленной формы;

- долгосрочной письменной заявки с гарантией заказчика по созданию условий для проведения экспертиз и оплате расходов за оказанные услуги.

Перед началом проведения экспертизы рассматриваются основания для ее проведения, что и определяет цели и задачи экспертизы. После этого выбираются средства и методы прове­дения экспертизы.

На подготовительном этапе экспертизы получают докумен­ты о назначении товарной экспертизы. К ним относятся:

- заявка на проведение экспертизы, оформляемая заказчиком;

- наряд на проведение экспертизы.

1) Заявка на проведение экспертизы подается поставщи­ком, получателем товаров, транспортной организацией или на­значается решением арбитража, рассматривающего иск по оп­ределенной товарной партии. В заявке должны содержаться необходимые сведения, позволяющие правильно идентифицировать товар, а также изготовителей, поставщиков, получателей, посредников, даты отправки и получения, номера товарно-сопроводительных документов.

Кроме того, заказчик должен определить цели и задачи, которые ставятся перед экспертом. В заявке указываются дата и номер вызова эксперта, а также сведения о вызове поставщика, объем товарной партии и метод исследования. Если при проведении экспертизы требуется при­менение метода разрушающего контроля, в заявке должно быть отражено согласие заказчика на разрушение образца товара в количестве, предусмотренном нормативными документами.

Целесообразно, чтобы заказчик в заявке определил наибо­лее приемлемые для него дни и часы явки эксперта, а также дал гарантию и указал форму оплаты всех затрат на эксперти­зу, включая командировочные расходы, если экспертиза про­водится в другом населенном пункте. При безналичном расчете указываются необходимые банковские реквизиты.

Заявка должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Подписи заверяются подлинной печатью.

Заявка может быть передана в письменной и/или устной форме. Обе формы заявок могут применяться для всех видов това­ров, но для скоропортящихся продуктов наиболее целесообраз­но передавать заявку по телефону, так как при этом сокраща­ется время между вызовом и явкой эксперта

Эксперт не должен приступать к экспертизе, если отсутствует письменная заявка или письменное подтверждение экспертизы, а также содержа­щиеся в них сведения недостаточны для проведения эксперт­ной оценки. Это объясняется тем, что на заключительном этапе возможно возникновение ошибок из-за неверно переданной и понятой экспертом информации, а также конфликтов между заказчиками и экспертами. В этом случае разрешить споры или предотвратить ошибки помогут сведения, указанные в пись­менной заявке

При проведении товарной экспертизы, назначенной арбит­рами, судом или следственными органами, к заявке должны быть приложены решения или постановления, в которых ука­зываются место проведения экспертизы, ее вид (повторная или комплексная), субъекты, привлекаемые к экспертизе, состоя­ние товара и товарной партии (целостность, наличие пломб), документы об изъятии проб, акты первичных экспертиз, форма оплаты и банковские реквизиты плательщика.

Заявка регистрируется в экспертной организации в «Жур­нале регистрации документов по проведению экспертизы» или в компьютерной автоматизированной системе с присвоением ей порядкового номера.

2) Наряд на проведение экспертизы, выдаваемый эксперту, служит документом подтверждения прав эксперта на про­ведение экспертизы. Наряд выдается руководителем эксперт­ной организации или его заместителем либо уполномоченным лицом. Наряд оформляется на специальном бланке и подписы­вается руководителем выдавшей его экспертной организации. Подпись должна быть заверена печатью.

В наряде указываются:

- номер, дата поступления заявки;

- дата начала экспертизы;

- организация-заказчик, ее адрес, теле­фон;

- фамилия и должность представителей, участвующих в про­ведении экспертизы;

- наименование и место нахождения това­ра;

- его поставщик;

- задание эксперту, которое опреде­ляется целями и задачами экспертизы.

Заявка и наряд относятся к обязательным техническим документам подготовительного периода. Перед выдачей наряда руководство экспертной организации должно установить пра­вомочность проведения экспертизы с учетом правил и норм, регламентируемых действующим законодательством. Наряд выдается, если есть основания для проведения экспертизы. В случае отсутствия таких оснований или нецелесообразности проведения экспертизы (например, стоимость экспертизы боль­ше стоимости товара) руководство экспертной организации должно дать мотивированный отказ. В этом случае наряд не выписывается.

Исправления в заявке и наряде, как правило, не допуска­ются. Однако если они все же возникли, то должны быть огово­рены соответствующим образом, иначе эти документы счита­ются недействительными.

Выдачей наряда экспертная организация подтверждает правомочность назначения эксперта. Назначение эксперта для проведения товарной экспертизы должно осуществляться в сроки, согласованные с заказчиком (по скоропортящимся това­рам – в течение 24 ч). Факт выдачи наряда регистрируется в журнале или информация вводится в компьютерную систему.

После завершения экспертизы на обратной стороне наряда фиксируется время работы эксперта в соответствии с условия­ми оплаты за экспертные услуги. Обратная сторона заверяется представителем заказчика. Оформленный таким образом наряд эксперт сдает в экспертную организацию

Назначение эксперта руководство экспертной организа­ции осуществляет с учетом квалификации и компетентности эксперта, его независимости от заказчика; наличия у него дос­таточного времени для обстоятельного проведения экспертизы.

При назначении группы экспертов необходимо учитывать их опыт работы в данной области экспертизы, знания конкрет­ных товаров, при этом один из них назначается ответственным. Если эксперт не имеет достаточного опыта работы, то вначале его лучше включать в экспертные группы вместе с более опыт­ными экспертами.

На подготовительном этапе при не­обходимости может быть проведен инструктаж экспертов. При его проведении указываются цели и задачи конкретной экспертизы, особенности применяемых средств и методов. Если при проведении экспертизы заполня­ются анкеты, дегустационные листы или другие формы опроса, то необходимо проинструктировать экспертов о правилах их заполнения, что позволит избежать многих технических ошибок.

Особое внимание должно быть уделено оформлению оконча­тельных результатов экспертизы (актов экспертизы или заклю­чений эксперта). Устный инструктаж руководи­теля экспертной группы или более опытного эксперта с анали­зом типовых, ранее допущенных ошибок очень важен, особенно для начинающих экспертов.

На подготовительном этапе определяются взаимоотноше­ния эксперта и заказчика экспертизы. Эксперт, получив­ший назначение на проведение экспертизы, должен связаться с заказчиком и согласовать с ним дату экспертизы. Обычно это делается по телефону. При отсутствии у заказчика телефона используются другие формы связи (почтовые или телеграфные уведомления, факсы и т.п.).

Иногда заказчик просит отложить экспертизу на несколь­ко дней. Об этом он должен уведомить эксперта в письменной мотивированной просьбе. В этом случае эксперт должен доло­жить об изменении сроков руководству экспертной организа­ции или руководителю экспертной группы.

Заказчик экспертизы на подготовительном этапе обязан:

- выделить для участия в экспертизе своих представителей (не менее двух), компетентных в вопросах товарной экспертизы и уполномочен­ных подписывать констатирующую часть акта экспертизы. Если товар подлежит досмотру таможенной и/или каран­тинной службами, должно быть обеспечено присутствие пред­ставителей этих служб, а при необходимости присутствие пред­ставителей изготовителя или поставщика;

- представить, в случае необходимости, образец-эталон, с которым эксперт должен ознакомиться, проверив его надлежа­щее оформление;

- подготовить рабочее место для эксперта и необходимые для проведения товарной экспертизы средства (нормативные и технические докумен­ты, оборудование, исправные и поверенные средства измере­ния);

- подготовить товар к экспертизе (например, произвести сор­тировку по партиям, а при необходимости расстановку по сор­там, размерам);

- обеспечить свободный доступ к товару;

- выделить подсобных рабочих для осуществления вспомогательных операций, необходимых в ходе проведения эксперт­ной оценки (перемещение товара, вскрытие ящиков, рассорти­ровка и т п.);

- обеспечить соблюдение техники безопасности при проведении экспертизы и личной безопасности эксперта.

Эксперт на подготовительном этапе должен ознакомиться с нормативными документами (стандартами, ТУ, инструкциями и др.), в соответствии с которыми должна осуществляться экс­пертиза.