Сущность и особенности реализации функции организации

Организация (как функция управления)- это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения поставленных целей.

Существуют два основных аспекта организационного процесса: разделение организации на подразделения (соответственно целям и стратегиям) соотношение полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями.

Средством, с помощью которого руководство устанавливает соотношение полномочий, является делегирование. Делегирование тесно связано с такими категориями, как полномочия и ответственность.

Делегированиеозначает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Если задача не делегирована другому работнику, руководитель будет вынужден выполнять ее сам. Но менеджмент как раз и предполагает управление организацией через интеллектуальные, умственные, физические и другие возможности людей. Таким образом, делегирование - это действие, которое превращает человека в руководителя.

Ответственность- это обязанность выполнять поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение. То есть сначала необходимо определить ответственных лиц, а затем делегировать им свои полномочия. Каждый из работников, заключая контракт с организацией, принимает на себя определенные обязанности. Например, при составлении печатных плат на заводе фирмы «Сони» рабочему ставится задача - монтировать печатные платы в телевизоры. Рабочий таким образом берет обязательства - монтировать платы и обязуется делать это хорошо. В этом случае мастер имеет право требовать от работника качественного выполнения задач, поскольку, взяв обязательства, рабочий становится ответственным.

Однако ответственность не может быть делегирована вместе с полномочиями. Например, экономический консультант предлагает председателю федерального резервного банка поднять ставку процента, чтобы остановить инфляцию. Если эта тактика терпит неудачу, то председатель банка, а не консультант, будет отвечать перед президентом государства, а последний, в свою очередь, будет отвечать перед избирателями.

Полномочияпредставляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации для выполнения делегированных задач. То есть лицо в организации принимает ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, а организация предоставляет этому лицу необходимые ресурсы. При этом руководство делегирует вместе с задачами полномочия. Причем полномочия делегируются конкретной должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Передача полномочий, как правило, осуществляется по иерархии управления от высших уровней к низшим. Пределы полномочий определяются политикой, правилами, процедурами, должностными инструкциями, положениями и другими нормативами. Лица, которые выходят за эти пределы - превышают свои полномочия. Например: расход служебных денег на личные нужды, подкуп должностных лиц, давление на избирателей и другие негативные моменты. Эти примеры показывают, что ограничения, налагаемые на полномочия, часто нарушаются на практике.

Различают горизонтальное разделение труда - разделение труда на одном уровне управления (распределение значительного объема работ или специфических задач по отдельным исполнителям или подразделениям) и вертикальное разделение труда - распределение на уровне управления для координации работы подчиненных групп исполнителей или подразделений . Подразделения - это группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Организационные полномочия- это узаконенное право принимать решения и отдавать приказы подчиненным от имени организации. Они являются необходимым условием эффективного выполнения менеджерами должностных обязанностей.

Различают два типа полномочий: линейные и аппаратные (штабные).

Линейные полномочия - это полномочия которыми обладают менеджеры всех уровней управления, основанные на принципе единоначалия и передаются непосредственно от руководителя подчиненному и далее другим подчиненным. Именно линейные полномочия предоставляют руководителю законную власть для направления своих подчиненных на достижение поставленной цели. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления.

Аппаратные (штабные) полномочия - это полномочия, которыми обладают специалисты административного аппарата (штаба).

Аппарат, обладающий функциональными полномочиями может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей функциональной компетенции. Функциональные возможности широко распространены, так как комплексные современные организации часто требуют высокой степени единообразия в таких областях, как методы бухгалтерского учета, трудовые отношения, контроль занятости и др. Следовательно, они помогают значительно уменьшить время на принятие качественных решений (поскольку каждая функциональная область имеет компетентный функциональный аппарат).

Штабной аппарат внутри себя имеет обычную линейную структуру и обычную цепь команд. Например, отдел маркетинга может включать: начальника отдела, заместителя, маркетолога по продажам, рекламе, операциям сбыта, специалистов.

Чтобы организация могла достичь своих целей и развиваться, руководство не может распределять полномочия автоматически. Это должно выполняться эффективно, четко разделяя функциональные и линейные полномочия. Традиционно к линейной деятельности относятся производственная, сбытовая, финансовая.

Штабная деятельность обычно представлена ​​консультационными и обслуживающими функциями.

Различают следующие штабные полномочия:

- Рекомендательные (предполагается, что линейное руководство при возникновении потребностей будет обращаться за консультациями);

- Обязательные согласования (линейное руководство должно обсудить соответствующие проблемы со штабным аппаратом);

- Параллельные полномочия (система контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок);

- Функциональные возможности (специалисты аппарата могут запретить линейному менеджеру какие-то действия в соответствии со своей компетенцией; президент фирмы может управлять линейными менеджерами через специалистов аппарата).

Линейная деятельность - это деятельность, которая непосредственно связана с созданием, финансированием и сбытом товаров или услуг, производимых организацией.

Делегирование линейных полномочий и цепь команд, которые возникают в результате этого, играют ключевую роль в процессе координации деятельности организаций. Так, если подчиненный сталкивается с проблемами на работе, он точно знает, к кому следует обратиться за помощью. Делегирование дает возможность работникам осуществлять согласительные операции, потому что каждый из них имеет конкретные полномочия, которые позволяют своевременно скоординировать управленческий процесс.

Чем меньше цепь команд, тем более тесные границы и рамки согласования функций управления. Связь между координацией и линейными полномочиями реализуется через два понятия: единоначалие и норму управляемости.

Единоначалие - это один из старейших принципов управления организации. Он предполагает существование четкой цепи команд.

Норма управляемости представляет собой количество работников, которые непосредственно подчинены одному руководителю. Такая определенная граница связана с возможностями человека эффективно управлять другими людьми. Норма управляемости может устанавливаться путем делегирования линейных полномочий на основе имеющихся нормативов и конкретных условий.

Делегирование требует эффективных коммуникаций. У любого руководителя есть обязанности (поручения), которые должны выполняться подчиненными. Для надлежащего выполнения этих поручений, подчиненные должны четко представлять, чего хочет руководитель.

Поэтому делегирование тесно связано с такими понятиями, как мотивация, влияние, лидерство. Руководитель должен уметь побуждать подчиненных к эффективному выполнению.

Задача менеджеров при выборе организационной структуры состоит в том, чтобы выбрать организационную структуру управления, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также внутренним и внешним факторам, влияющим на нее.

Лучшая структура - это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внутренней средой, продуктивно, целенаправленно распределять и направлять усилия своих сотрудников на удовлетворение потребностей клиентов и достижения своих целей с высокой эффективностью.