Перечень форм первичной учетной документации по учету труда

Ссылка на формы в электронном виде:

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001) >>>

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015) >>>

Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (ОКУД 0301002) >>>

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016) >>>

Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017) >>>

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003) >>>

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004) >>>

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301018) >>>

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005) >>>

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301019) >>>

График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020) >>>

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006) >>>

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301021) >>>

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022) >>>

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023) >>>

Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024) >>>

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025) >>>

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026) >>>

Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027) >>>

6.2. Документирование процесса приема сотрудников

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предваритель­ный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосред­ственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудо­вого кодекса). На определенные должности поступают в результате конкурса.

После того, как договоренность достигнута, приступают к письменному офор­млению зачисления на работу.

Все документировать трудовых отношений работника и работодате­ля опирается на законодательные акты и прежде всего на Трудовой кодекс Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к 65 статье Трудового кодекса точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подле­жащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специаль­ных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем.

Граждане, направленные службой трудоустройства (органом социального обеспечения, биржей труда, бюро занятости населения и т.п.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях направление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону.

Если работа, на которую претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.).

Запрашивать медицинскую информацию о состоянии здоровья работника работодатель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия, подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфиденциальности. В случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не долж­ны содержать сведений медицинского характера за исключением указаний на пригодность или медицинские противопоказания к предполагаемой работе.

Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления.

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

· о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;

· о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Процесс приема граждан на работу включает следующие процедуры:

• обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;

• получение от гражданина необходимых документов и их изучение;

• собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;

• заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);

• собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости - медицинского осмотра и т.п.;

• составление, согласование и подписание трудового договора (контракта);

• выдача работнику экземпляра трудового договора;

• заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя;

• ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);

• заполнение личной карточки формы № Т-2;

• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

• выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

6.3. Документирование перевода сотрудников на другую работу

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

• предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);

• написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);

• написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);

• согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителем подразделения, в которое переводится работник;

• согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

• передача заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);

• при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его Просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13); I

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

• внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановка учетных карточек в карточке;

• внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

6.4. Документирование процедуры увольнения работника

Основания, по которым трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, перечислены в ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Например, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в следующих случаях:

• ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
• сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
• несоответствия работником занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
• неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
• однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей;
• представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;
• в других случаях, установленных Трудовым кодексом.

Технологическая цепочка процедуры прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя струк­турного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окон­чании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

• передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визи­рования и направления в кадровую службу;

• передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

• ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;

• проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяе­мой при увольнении статьи Трудового кодекса;

• передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резо­люции на заявлении или докладной записке;

• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обраще­ния в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;

• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или ре­шения о согласии на увольнение работника;

• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствую­щего акта приема; заполнение обходного листа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о пре­кращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, проф­союзным органом;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление ра­ботника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в лич­ном деле работника;

• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

6.5. Что ещё нужно знать о документировании работы на предприятии

Должностная инструкция

Положение об отделе

Трудовая книжка