Общие понятия кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)

Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

· По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

· По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

· По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

· По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

· По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

· По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

· По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

· По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

· По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

· По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

· установлению ответственности за документационное обеспечение;

· видовому составу управленческих документов;

· оформлению документов;

· организации документооборота;

· построению информационно-поисковых систем;

· организации пользования документами;

· правилам хранения документов.

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работ­ника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

- документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, по­мимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательными актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самой Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того, организация и сама создает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, и в частности трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса. Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.

В зависимости от организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например таможенные органы, вуз и т.д.) местонахождения (например, район Крайнего Севера) при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установлен­ные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство.

Кроме того, работник, оформляющий трудовые правоотношения должен иметь пенсионное законодательство, закон о ветеранах и т.п.

Таким образом, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации данного типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

Учитывая, что оформление основных кадровых документов унифи­цировано и ведется на базе "Альбома унифицированных форм первич­ных учетных документов по учету труда и его оплаты", следует иметь этот альбом и его электронную версию.

Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций)

Если в компании принят какой-либо нормативный акт, то все работники должны быть ознакомлены с ним под роспись