Пути повышения эффективности общения в организации

Коммуникативные сети отражают информационные потребности де­ятельности, производственного процесса и структуры власти в организа­ции. Однако то, в какой степени коммуникативные сети удовлетворяют эти потребности, варьируется от организации к организации. Некоторые организации имеют очень эффективные сети общения, а другие страда­ют от хронических коммуникативных и информационных проблем.

Эффективное организационное общение обеспечивает сотрудников точной и адекватной информацией, когда они в ней нуждаются. Помимо эффективности сети важна ее экономичность. В экономичной сети ин­формация приобретается и распределяется с наименьшими затратами. Важной характеристикой системы общения является и удовлетворен­ность членов организации. Исследования свидетельствуют о том, что некоторые типы коммуникативных сетей больше удовлетворяют участников, чем другие их типы.

Эти три критерия – эффективность, экономичность и соответствие сети потребности сотрудников в общении – не всегда совместимы друг с другом. В зависимости от типа задачи сеть, которая является наибо­лее эффективной, может быть менее экономичной. Вероятно, наиболее важный критерий эффективности сети – долговременный и стабильный вклад в достижение целей организации. Измерение этого общего крите­рия несомненно является чрезвычайно сложной задачей.

Общение в организации может быть организовано более оптимально путем проектирования такой коммуникативной сети, которая эффективно и экономично обеспечивает руководство адекватной и своевременной информацией. Усовершенствовать коммуникативную сеть также можно, обучив персонал более эффективному общению. Проектирова­ние информационной системы и обучение персонала лучше осуществлять одновременно.

Целесообразно не дожидаться очередного сбоя в коммуникации, а проводить систематическую и всестороннюю оценку ее эффективности в организации. Любая незначительная коммуникативная проблема мо­жет оказаться частью более широкой задачи – неадекватного функцио­нирования сети или неправильного обучения. Некоторые проблемы мо­гут быть взаимосвязаны, и усилия в решении одной из них могут создавать новые трудности в решении других. Так, если в попытке уменьшить ин­формационную перегрузку руководство усилит селекцию и фильтрацию информации на исполнительском уровне, то может быть нарушен вос­ходящий информационный поток. Или если для улучшения надежности передачи и понимания информации начальство станет дублировать ее по нескольким каналам, то может возникнуть информационная пере­грузка, которая также негативно скажется на экономичности коммуника­ции. Некоторый информационные сбои имеют вовсе не коммуникатив­ную основу, а отражают, например, межличностный или межгрупповой конфликт. В этом случае решение лежит не в общении, а в устранении исходных причин. Общение – жизненно важный организационный про­цесс, исследование и оптимизация которого является необходимым ус­ловием эффективной деятельности организации.