Документооборот и его организация

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии обработки.

Документооборот – это движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи в архив на хранение.

С целью рациональной организации бухгалтерского учёта на предприятии разрабатывается график документооборота, который утверждается руководителем предприятия. В нем указывается назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработка их в бухгалтерии, записи в учётные регистры, т. е. график документооборота предусматривает необходимый порядок движения документов и равномерную нагрузку на работников бухгалтерии.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1. внешняя проверка – включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток;

2. проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3. арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчёт итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность.

Если в документах обнаружены ошибки, то они исправляются и подтверждаются подписью и датой. В содержании кассовых и банковских документов никакие исправления не допускаются.

Проверенные первичные документы затем подвергаются бухгалтерской обработке. Документы делят по объектам учёта (основные средства, кассовые операции и т.д.) и группируют в отдельные папки по месяцам года. В документах составляются бухгалтерские проводки (указываются корреспондирующие счета – это называется контировка), которые затем записываются в учётные регистры синтетического и аналитического учёта.

Документооборот предполагает ответственных лиц за обработку тех или иных документов, кратчайшие сроки такой обработки, определенные учётные регистры. За организацию правильного документооборота отвечает главный бухгалтер. В конце года документы переплетаются в специальные книги и передаются в архив предприятия для хранения.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ней. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке.

Срок хранения документов устанавливают архивные органы: три года для многих документов и регистров, пять лет – для актов ревизий, 75 лет – для лицевых счетов по зарплате, бессрочное хранение – для годовых отчетов. Списание документов из архива осуществляется комиссией с участием работников архива.

3. Учётные регистры – таблицы, приспособленные для регистрации и группировки в них необходимой информации о фактах хозяйственной деятельности, отражённых в первичных бухгалтерских документах. В регистры из документа переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в учётных регистрах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.

Классификация учётных регистров:

1. По назначению регистры делятся на:

- хронологические – это регистры, в которых записи операций производятся последовательно во времени, т.е. по мере их осуществления;

- систематические – это регистры, в которых запись операций производится по определённой системе. Например, по дебету или кредиту счетов;

- комбинированные – сочетают в себе и хронологические и систематические признаки.

2. По видам учёта регистры делятся на:

- аналитические – это регистры, отражающие данные аналитического учёта;

- синтетические – это регистры, отражающие данные синтетического учёта;

- комбинированные – это регистры, отражающие данные аналитического и синтетического учёта.

3. По внешнему виду регистры делятся на:

- книги – представляют собой листы бумаги прочно скрепленные (сброшюрованные) и пронумерованные. Как правило, книга открывается на 1 год. На первой странице указывается бухгалтерский счёт, записи по которому будут осуществляться. На счетах, открываемых в книге, записываются остатки на начало года, которые переносятся из книги предыдущего года. На последней странице книги делается запись: «В настоящей книге пронумеровано… страниц». Книга подписываются руководителем, главным бухгалтером и ставится печать предприятия;

- карточки – это регистр в виде таблицы, выполненный на листе плотной бумаги определенного, как правило, небольшого формата. Карточки обычно открываются на каждый объект учёта и содержат наименование объекта, количество, сумму в денежном выражении и т.д. Карточки должны быть зарегистрированы в описи карточек и храниться в картотеке;

- свободные листы – это те же карточки, но большего размера, которые хранятся в папках- накопителях. Например, журналы-ордера, справки и т.д.

4. По продолжительности ведения записей регистры делятся на:

- годовые; квартальные; месячные.

5. По уровню использования техники регистры делятся на:

- автоматизированного ведения; ручного ведения.

4.Существуют три способа исправления ошибок:

1. Корректурный - наиболее простой и распространённый. Сущность его заключается в следующем - обнаруженную неправильную запись аккуратно зачёркивают тонкой чертой, а рядом на свободной строке делают правильную запись. При этом напротив, как правило, по правому краю документа делают запись «Исправлено» и ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего поправку.

2. Способ дополнительной записи (проводки) – этот способ применяется, когда сумма записи в регистре меньше, чем это следует из документа. В таких случаях, старую запись оставляют без изменения, а рядом на свободной строке делают дополнительную запись на недостающую сумму. В этом случае также обязательны дата, подпись, а также ссылка на обоснование изменения.

3. Способ отрицательной записи (проводки) или, как её ещё принято называть, «красное сторно» – этот способ используется тогда, когда вся ранее произведенная запись была ошибочной (неправильная корреспонденция счетов, повторная запись операций и т.д.) или только завышена сумма операции. В этом случае сумму операции записывают красными чернилами, а при их отсутствии – сумму очерчивают квадратной рамкой. При подсчёте итогов эта очерченная или «красная» сумма берется с обратным (отрицательным) знаком, чем и ликвидируется при подсчёте итога ранее записанная такая же ошибочная сумма.

5.Формы бухучета – комплекс регистров синтетического и аналитического учета, разработочных и справочных таблиц, применяемых на предприятии для ведения учета.

В Республике Беларусь применяются 4 формы бухгалтерского учёта:

Очень большое количество предприятий применяют комбинированные или смешанные формы учёта, основанные на журнально-ордерной или мемориально-ордерной и автоматизированной.

1)Мемориально-ордерная форма свое название получила от основного регистра, мемориальный ордер.

Сущность формы:

1) на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерию составляется проводка, которая отражается в регистре (мемориальном ордере)

2) каждый мемориальный ордер записывается в регистрационный журнал, где ему присваивается порядковый номер

3) после регистрации каждый мемориальный ордер записывается в главную книгу, которая представляет собой на каждый синтетический счет развернутый лист

4) на основании главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета

5) параллельно с синтетическим учетом ведется аналитический (в книгах, карточках), на основании которых затем составляется оборотные ведомости по АС.

Преимущества МОФ – эта форма легко приспосабливается к любым отраслям, ее можно вести с помощью средств механизации и автоматизации.

Недостаток МОФ – нужно вести аналитический учет по каждому счету, что весьма трудоемко. Эта форма не обеспечена необходимыми данными для составления отчетности.

2) Журнально-ордерная форма(ЖОФ) применяется на средних и крупных предприятиях. Свое название она получила от основного регистра «Журнал-ордер»

ЖОФприменяется в двух вариантах:

-полная форма (включает 16 типовых журналов-ордеров)

-сокращенная форма (включает 8 журналов-ордеров)

Журнал-ордер бывает двух типов:

1. по Кт одного синтетического счета
2. по Кт нескольких синтетических счетов

Сущность формы:

1.Подбираются все первичные документы, относящиеся к кредиту каждого синтетического счета

2.Т.к. основным регистром является журнал-ордер, в котором документы регистрируются в хронологическом порядке, то записи в него ведут шахматным способом (по Кт синтетического счета в разрезе Дт счетов)

3. в журнале-ордере операции отражаются по синтетическим счетам. Самостоятельный аналитический учет может вестись по наиболее сложным объектам учета

4.в конце месяца итоги журнала-ордера переносятся в Главную книгу

Преимущества ЖОФ – с ее помощью сокращается объем учетных записей, что повышает производительность бухгалтеров

Недостаток ЖОФ – что каждый журнал-ордер имеет сложные по строению таблицы.

3) Автоматизированная форма учёта означает ведение бухгалтерского учёта на персональных компьютерах.

Сущность формы

1.первичные документы сортируют по однородным группам и отдаются на ЭВМ

2.далее информация обрабатывается в соответствии с установленной программой

С помощью ЭВМ любая информация легко дополняется и корректироваться

4) Упрощенная форма учёта была разработана в 1991 году для применения на малых предприятиях. Основным регистром в упрощенной форме учёта является Книга учёта хозяйственных операций. Книга заводится в расчёте на год, она должна быть пронумерована и прошнурована, что удостоверяется подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью предприятия. В книге сначала записывается остаток по счетам на начало месяца, по каждой хозяйственной операции составляется проводка и разносится по дебету и кредиту счетов с указанием суммы хозяйственной операции. В конце месяца подсчитываются обороты и конечные сальдо по счетам и на их основе составляются оборотная ведомость, бухгалтерский баланс и другие формы отчётности.

В настоящее время предприятиям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учёта. Принятая предприятием форма учёта должна быть отражена в приказе об учётной политике предприятия.

5. Под материальной ответственностью понимается обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю.

Материальная ответственность может быть ограниченной и полной.

При ограниченной ответственности работник возмещает ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. При полной материальной ответственности работник обязан возместить причиненный ущерб в полном размере, если с работником заключен специальный письменный договор.

Работник, заключивший с организацией договор о полной материальной ответственности, отвечает за сохранность тех ценностей, которые он лично получил по первичным документам. В типовом договоре о полной материальной ответственности, предусматриваются обязанности работников и администрации по обеспечению сохранности ценностей. Данный договор оформляется в двух экземплярах, один из которых находится у администрации, а второй - у работника (работников).

Материальная ответственность может быть индивидуальной и коллективной (бригадной). В первом случае за сохранность товаров отвечает один работник, а во втором случае - несколько работников (бригада). Руководство бригадой возлагается на бригадира, являющегося старшим по должности в бригаде. Он должен иметь соответствующее образование, достаточную квалификацию и опыт работы. Бригадир и его заместитель назначаются приказом руководителя организации.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» прием работников на должности, связанные с материальной ответственностью, производится с письменного согласия главного бухгалтера ТООП или его заместителя. На должности с материальной ответственностью принимаются лица, не привлекаемые ранее к уголовной ответственности за допущенные хищения, имеющие необходимую профессиональную подготовку, знающие порядок документального оформления операций, составления отчетности и ведения первичного учета.

Контрольные вопросы:

1. Что такое документация и раскройте её значение?
2. Назовите обязательные реквизиты и требования, предъявляемые к документам?
3. Приведите классификацию документов?
4. Что такое документооборот и охарактеризуйте его организацию?
5. Что такое учётные регистры?
6. Приведите классификацию учётных регистров?
7. Назовите и охарактеризуйте способы исправления ошибок в учётных регистрах?
8. Охарактеризуйте порядок записей при журнально-ордерной форме учёта?
9. Охарактеризуйте порядок записей при мемориально-ордерной форме учёта?
10. Охарактеризуйте порядок записей при упрощенной форме учёта?
11. Охарактеризуйте порядок записей при автоматизированной форме учёта?
12. Перечислите виды материальной ответственности?
13. Раскройте организацию и документальное оформление материальной ответственности?