Сущность контроллинга. Основные термины и определения

Понятие контроллинга как научной категории возникло в западной экономической науке и впоследствии в конце 90-х гг. было воспринято в Украине в связи с поиском механизмов, способных обеспечить эффективное функционирование хозяйствующих субъектов в рыночных условиях.

В большинстве научных публикаций, посвященных контроллингу или затрагивающих его в какой-то мере, теория контроллинга рассматривается в двух основных аспектах:

1. анализ основных представленных в научных публикациях концепций контроллинга;

2. классификация его видов.

Традиционно все концепции контроллинга принято делить на три группы.

1. Контроллинг понимается как функция, интегрированная в систему бухгалтерского учета. При этом основное внимание в ходе экономического анализа сосредотачивается на показателях результатов деятельности предприятия, выраженных в денежном измерении. В данной концепции доминирует ориентация на общие финансовые результаты, без учета вклада каждого подразделения фирм в совокупные итоги и без учета дифференциации результатов функционирования отдельных подразделений и служб предприятия. Главная особенность данной концепции контроллинга заключается в том, что он ориентирован лишь на прошлую динамику и на текущие задачи менеджмента. Данная концепция ориентирована на систему бухгалтерского учета, в последние годы уже не имеет своих сторонников, и может рассматриваться лишь в историческом контексте.

2. Концепция контроллинга, основанная на приоритетной ориентации контроллинга на обеспечение служб менеджмента информацией, необходимой для принятия решения. Такая информация является комплексной, охватывает качественные и количественные аспекты деятельности предприятия, представлена различными видами показателей, содержит данные о прошлом, настоящем и планируемом или прогнозируемом будущем, т.е. становиться инструментом обеспечения всего информационного поля системы управления организацией.

3. Концепция контроллинга, ориентированная на управление с акцентом на координацию, или планирование и контроль.

Каждая из перечисленных концепций носит ограниченный, частный характер и соответствует начальным этапам и раннему опыту внедрения контроллинга в практику управленческой деятельности.

Более зрелая и завершенная интерпретация сущности контроллинга выражена в современной концепции, которая предусматривает использование контроллинга как инструмента, обеспечивающего ликвидацию узких мест в деятельности организации и ориентированного на будущее в соответствии с поставленными стратегическими целями предприятия. При таком понимании контроллинга он задействован на всех стадиях управленческого процесса, конечной целью которого является обеспечение конкурентоспособности и прибыльности предприятия.

В общем виде ключевые положения теории контроллинга можно сформулировать следующим образом.

1. Контроллинг – качественно новый и перспективный инструмент в решении задач управления (менеджмента) предприятием, адекватный условиям информационного общества и эпохи глобализации.

2. Контроллинг ориентирован на обеспечение более высокой эффективности и конкурентоспособности предприятия в условиях неопределенности и нестабильности рыночной среды.

3. Контроллинг призван поддерживать, способствовать оптимизации процесса управления (менеджмента) предприятием и принятия управленческих решений.

4. Контроллинг реализует свои функции, основываясь на базовых положениях системного подхода об интеграции, взаимосвязях, обратных связях при определении комплексной методологии, при охвате всех уровней и сфер управления предприятием.

5. Структуризация (классификация) контроллинга соответствует уровням принятия решений на предприятии. Общепринятым является разграничение следующих видов контроллинга: стратегического, оперативного, тактического и операционного.

Исходным положением в теории контроллинга является определение контроллинга как экономической категории. Понятие контроллинга относится к той группе экономических категорий, по которым существует большой разброс мнений специалистов. Систематизировав их можно говорить о наиболее часто встречающихся двух точках зрения:

1. контроллинг – это концепция управления (или менеджмента);

2. контроллинг – это система управления.

Редко встречаются определения контроллинга как направления экономической работы; инструмента управления; информационной системы; учета и контроля (синтеза планирования, учета, контроля и др.).

Наиболее современная, контроллинг – это концепция системного управления и способ мышления менеджеров, в основе которых лежит стремление обеспечить долгосрочное перспективное функционирование организации.

2.Задачи и функции контроллинга

Цель контроллинга - ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием.

Для реализации этой цели решаются следующие задачи:

1. В сфере учета

- создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства;

- разработка и поддержание системы внутреннего учета информации о протекании технологических процессов;

- подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

2. В сфере планирования

- формирование и развитие системы комплексного планирования;

- разработка методов планирования;

- определение необходимой для планирования информации и путей ее получения;

- разработка методов ведения контроля за реализацией планов, определение места его проведения и объем.

В рамках системы контроллинга определяется как и когда следует планировать, а также оценивается возможность реализации запланированных мероприятий. Таким образом, служба контроллинга советует как и когда планировать и оценивать возможность реализации запланированных мероприятий, а не определяет что планировать.

На основании плановых документов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксируются сроки проведения контроля и содержание подконтрольных функций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление фактических и плановых характеристик и выявляется степень достижения поставленной цели. Далее проводится анализ отклонений с выяснением причин их появления, по результатам анализа вырабатываются предложения по уменьшению отклонений.

3. В сфере информационного обеспечения:

- разработка архитектуры информационной системы;

- стандартизация информационных каналов и носителей;

- выбор методов обработки информации для обеспечения руководства предприятия аналитической информацией;

- проведение специальных исследований, определяющих состояние и развитие предприятия в рыночных условиях.

Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и представление руководству существенной для принятия решений информации.

Контроллинг как концепция системы управления послужила ответом на изменения внешних условий функционирования предприятий.

Для реализации перечисленных выше задач контроллинг обеспечивает решение следующих функций:

- координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

- информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений;

- создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием;

- обеспечение рациональности управленческого процесса;

- оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.

В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга:

Учет:

- сбор и обработка информации;

- разработка и ведение системы внутреннего учета;

- унификация методов и критериев оценки деятельности организации и ее подразделений.

Планирование:

- информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок);

- формирование и совершенствование всей «архитектуры» системы планирования;

- установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования;

- координация процесса обмена информацией;

- координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию;

- проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;

- составление сводного плана предприятия.

Контроль и регулирование:

- определение величин контролируемых во временном и содержательном разрезах;

- сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;

- определение допустимых границ отклонений величин;

- анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений.

Информационно - аналитическое обеспечение:

- разработка архитектуры информационной системы;

- стандартизация информационных носителей и каналов;

- предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией;

- сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных;

- разработка инструментария для планирования, контроля и принятия решений;

- консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений;

- обеспечение экономичности функционирования информационной системы.

Специальные функции:

- сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы;

- сравнение с конкурентами;

- обоснование целесообразности слияния с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов;

- проведение калькуляции для особых заказов;

- расчеты эффективности инвестиционных проектов.

Полученный перечень функций и задач контроллинга дает возможность достаточно четко представить сферу его применения Объем реализуемых на предприятии функций контроллинга зависит в основном от следующих факторов:

- экономического состояния предприятия;

- понимания руководством важности и полезности внедрения функций контроллинга;

- вида организации (численность занятых, объем производства);

- уровня диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;

- сложившихся уровня и сфер конкурентности;

- уровня квалификации управленческого персонала;

- уровня квалификации сотрудников службы контроллинга;

Функции и задачи контроллинга постоянно дополняются и изменяются по содержанию, также меняется весомость отдельных задач.

Роль контроллинга в процессе управления и его связь с другими функциями можно охарактеризовать следующим образом:

1. В процессе планирования контроллинг осуществляет:

а) координацию различных планов и разработку общего плана развития;

б) разработку методики планирования и графиков составления планов;

в) предоставление информации для составления планов;

г) проверку планов, составленных структурными подразделениями.

2. В организационной работе проводится учет и контроль затрат и результатов по подразделениям.

3. В процессе стимулирования создаются условия для успешного выполнения плана по подразделениям.

4. В процессе контроля и регулирования:

а) осуществляет сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;

б) устанавливает допустимые границы отклонений от плана;

в) выполняет анализ отклонений, распределяет их по причинам и вырабатывает предложения для уменьшения отклонений.

5. В процессе анализа решений и информационных потоков выполняет следующую роль:

а) участие в разработке структуры управленческой информационной системы;

б) сбор наиболее значимых для принятия управленческих решений данных;

в) консультации по выбору корректирующих мероприятий и управленческих решений;

г) разработка инструментария для планирования, контроля и принятия управленческих решений.

Значит, так как задача контроллинга – нацеливать систему управления предприятием на достижение поставленных целей, то контроллинг, является сложной конструкцией. Она объединяет в себе столь различные элементы, как установление целей, планирование, учет, контроль, анализ, управление информационными потоками и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений. Поэтому он обеспечивает синтетический, целостный взгляд на деятельность предприятия в прошлом, настоящем и будущем, комплексный подход к выявлению и решению встающих перед предприятием проблем. Таким образом, исходя из поставленных целей и задач контроллинга, соответственно стратегическому и оперативному менеджменту, он подразделяется на два вида: оперативный и стратегический контроллинг.