Основные этапы проведения ФСА.

1. Подготовительный этап.

♦ Подготовительный: выбор объекта управления (ОУ); организация исследовательской группы и подготовка к проведению анализа; составление графика проведения ФСА.

На этом этапе выполняются следующие работы:

- выбор объекта анализа;

- подбор членов исследовательской рабочей группы;

- определение сроков, конкретных результатов, которых должна достигнуть группа, порядок взаимодействия с соответствующими службами.

Работа на этапе считается законченной после издания приказа (распоряжение) по организации о проведении ФСА. В нем должны соединяться: объект, цели, сроки проведения анализа, состав группы, источники финансирования и экономического стимулирования работ, перечень и порядок представления информации службами организации.

2. Информационный этап.

♦ Информационный: построение модели использования и работы ОУ; оценка реальных условий функционирования; изучение рациональных предложений; построение функционально-стоимостной модели ОУ; определение приоритетов решаемых задач.

Информационное обеспечение ФСА предусматривает:

- подготовку, сбор, специализацию информации об объекте ФСА и его аналогах;

- изучение конструкции объекта и его аналогов;

- изучение условий его эксплуатации;

- изучение технологии создания объекта;

- построение структурно-элементной модели - «схемы» изделия;

- анализ стоимостной информации, определение затрат на изготовление и функционирование объекта и его составных частей, затрат на его ремонт и обслуживание за весь жизненный цикл изделия; по несуществующим объектам - анализ потребностей потребителей и своих возможностей;

- дополнение структурно-элементной модели - «схемы» объекта и его составных частей стоимостной информацией;

- выявление зон наибольшего сосредоточения затрат в исследуемом объекте;

- анализ патентной информации.

На основе совмещения структурной модели и данных производственных затрат строится структурно-стоимостная модель по принципу многоуровневой модели, в которой объекту присваивается "уровень 0", его элементам - уровень 1 и т.п. Кроме того, в модели должны быть отражены элементы вспомогательного значения и другие виды работ, обеспечивающие работоспособность изделия или его составных частей.

3.Аналитический этап.

♦ Аналитический: формулирование перечня функций ОУ и их классификация; определение активизирующих, тормозящих, потенциальных и нейтральных функций; анализ функций, исключение лишних и добавление новых; построение скорректированной модели ОУ; экспертная оценка нового перечня функций ОУ.

На аналитическом этапе:

- формируются все возможные функции объекта и его элемента;

- классифицируются функции;

- строится функциональная модель объекта;

- оцениваются значимости функций (экспертными и др. методами);

- определяются материальные носители соответствующих функций;

- оцениваются связанные с осуществлением функций затраты в связке с соответствующими материальными носителями;

- строятся функционально-стоимостная диаграмма и модель объекта;

- определяются противоречия между значимостью функций и их стоимостной оценкой;

- формулируются задачи совершенствования объекта для последующих этапов ФСА.

Целью формулирования всех возможных функций объекта и его составных частей является поиск излишних функций, в которых заложен излишний ресурс.

Идентификация и определение функций сопровождается уяснением состава всех функций, выделением отдельных функций, их классификация по следующим признакам:

- область проявления;

- роль в удовлетворении потребностей;

- роль в обеспечении работоспособности объекта;

- степень полезности.

При формулировании функций необходимо придерживаться ряда правил (требований): точность, абстрактность, лаконизм, количественная характеристика, полнота выявления функций.

Функции группируются по видам с выделением среди них главной (Г) и второстепенной (Вт), основных (О) и вспомогательных (В).

Последовательность переходов из исходного состояния в конечные образует логические цепочки основных функций одного уровня (ответ на вопрос: каким образом осуществляется главная функция?).

В целях упорядочения сформированных функций строят функциональную модель (схему). Она строится по нескольким уровням. На первом уровне - внешнеобъектные функции - главные и второстепенные, выполняемые объектом в целом; на всех последующих - внутриобъектные функции (основные, вспомогательные).

Путем совмещения функциональной и структурной моделей строится функционально-структурная модель. Формы: матричная, графическая. Для всех функций и их носителей определяются объемы затрат.

С целью выявления несоответствия затрат на выполнение функций и их значимости строится функционально-стоимостная диаграмма, представляющая графическое распределение функций по значимости и по затратам на функции.

4. Творческий этап.

♦ Творческий: поиск приемов и методов разработки управленческих решений по ОУ; поиск альтернативных решений; отбор наиболее приемлемых вариантов.

На этом этапе осуществляется:

- выработка предложений по совершенствованию объекта;

- анализ и предварительный отбор предложений для реализации;

- систематизация предложений по функциям;

- формирование вариантов выполнения функций.

Целью творческого этапа является нахождение как можно большего количества вариантов технических решений, обеспечивающих ликвидацию бесполезных и вредных функций, совмещение и изменение функций, совершенствование реализации полезных функций объекта.

Методы разработки вариантов новых решений:

- метод мозгового штурма;

- метод поэлементной обработки решений;

- метод творческих совещаний;

- метод контрольных опросов;

- метод морфологического анализа и др.

5.Исследовательский этап.

♦ Исследовательский: сравнительная оценка наиболее привлекательных вариантов решения; внешняя экспертиза принятых вариантов; создание или модели ОУ.

Основная задача этапа - определение возможности реализации предложенных решений. Отбор наиболее рациональных вариантов решений следует проводить с позиций реализации исследуемых функций и обеспечение выполнения требований к объектам.

Основные методы:

- экспертиза решений;

- макетирование;

- проведение испытаний;

- технико-экономическое обоснование решений.

6.Рекомендательный этап.

♦ Рекомендательный: составление рекомендаций по совершенствованию деятельности ОУ.

Основная задача - определение порядка реализации рекомендаций ФСА.

Методы:

- рассмотрение на советах;

- принятие решения о регистрации;

- согласование мероприятий.

7.Этап внедрения.

♦ Внедрение: сбор статистических данных о процессе реализации управленческого решения.

Основная задача - внедрение принятых решений.

Организация выполнения всех этапов ФСА может идти но последовательной {а), параллельной (б) или смешанной (е) схеме (рис. 5.11) [55].

Рис. 5.11. Схемы организации выполнения метода ФСА:

а — последовательная, б — параллельная, в — смешанная

Последовательная схема организации ФСА в основном используется в малых и средних по численности работников подразделениях.

Параллельная схема используется большими но численности работ-пиков группами сотрудников, смешанная схема — на уровне крупных отраслей или экономики страны. Рисунок 5.11 показывает, что специфика государственного и муниципального управления требует применения параллельной или смешанной схемы организации выполнения метода ФСА.

Метод мозгового штурма {коллективной генерации идей)применяется, как правило, в тех случаях, когда решается новая, малоизученная проблема или требуется найти новое, нетривиальное решение. Отличительная особенность метода мозговой атаки заключается в том, что он запрещает критику предлагаемых альтернатив в процессе их выдвижения, что обеспечивает наиболее полное выявление и использование творческого потенциала экспертов и возможность свободного высказывания и появления самых «безумных» идей. Проведение экспертизы методом мозговой атаки предполагает следующую последовательность этапов.

Этап 1 — формирование экспертной группы. Эмпирическим путем установлено, что наиболее продуктивной является группа численностью 10—15 человек. В состав группы рекомендуется включать как специалистов в области решаемой проблемы, так и специалистов в других областях знаний, что способствует более широкому исследованию и разнообразию предлагаемых альтернатив. При этом необходимо учитывать, что экспертную группу следует формировать из специалистов примерно одного ранга, если они знают друг друга. Если же эксперты не знакомы, они могут быть и разного ранга и положения, но тогда их участие в группе должно оставаться анонимным.

Этап 2 — составление проблемной записки. Ее составляет группа анализа проблемы. Записка содержит:

• описание метода мозговой атаки и правил ее проведения;

• краткое описание проблемной ситуации и причин ее возникновения;

• описание вероятных последствий возникшей проблемы (при этом считается полезным некоторое преувеличение, чтобы необходимость найти решение ощущалась острее);

• анализ опыта решения подобных проблем (если он имеется);

• перечень возможных альтернатив решения проблемы;

• формулировку проблемной ситуации в виде главного вопроса и нескольких дополнительных вопросов.

Этап 3 — генерация идей. Он начинается с того, что ведущий раскрывает содержание проблемной записки и обращает внимание участников экспертной группы на необходимость соблюдения следующих правил поведения:

• высказывания участников обсуждения должны быть четкими и краткими;

• каждый эксперт может выступать несколько раз, но не подряд;

• критика предыдущих выступлений и какие-либо скептические замечания и реплики не допускаются;

• запрещается зачитывать заранее подготовленные выступления.

На этом этапе большая роль отводится ведущему, который должен быть хорошим психологом, войти в контакт с аудиторией и пробудить у людей потребность найти решение проблемы, а также создать творческую и непринужденную обстановку в группе. Однако этим роль ведущего почти исчерпывается, так как после начала обсуждения проблемы и генерации идей он должен лишь следить за соблюдением участниками правил поведения.

Чем больше количество и разнообразие мнений и предложений, тем лучше, так как шире охват проблемы и больше вероятность появления ценной идеи. Продолжительность этапа генерации идей (а, собственно, это и есть мозговая атака) рекомендуется от 20 до 90 минут в зависимости от количества и активности участников.

Высказываемые идеи записываются на магнитофон, чтобы не пропустить ни одного ценного предложения и иметь возможность их последующей систематизации.

Этап 4 — систематизация идей. Группа анализа проблемы систематизирует полученные от экспертов предложения в следующей последовательности: •

• составляется перечень всех высказанных идей;

• каждая идея формулируется в общеупотребительных терминах;

• определяются дублирующие или дополняющие идеи и объединяются в виде одной комплексной идеи;

• определяются признаки, по которым могут быть классифицированы (сгруппированы) идеи;

• по этим признакам производится объединение идей в группы;

• в каждой группе идеи упорядочиваются от более общих к частным.

Этап 5 — деструкция (разрушение) идей. Под «разрушением» понимается специальная процедура оценки идей на практическую реализуемость, когда каждая из них подвергается всесторонней критике, т.е. как бы испытывается на прочность. На этом этапе эксперты — участники мозговой атаки — меняются. Это уже новая группа, сформированная из высококвалифицированных специалистов в области решаемой проблемы, численностью 20—25 человек. Суть этого этапа заключается в том, что каждая из предложенных идей рассматривается с точки зрения препятствий на пути ее осуществления и в то же время может быть высказана контридея, снимающая эти препятствия или ограничения. Процесс деструкции продолжается до тех пор, пока каждая из идей не будет проанализирована и не подвергнется критике.

Этап 6 — составление перечня практически применимых идей. На этом этапе снова работает группа анализа проблемы. Ее действия осуществляются следующим образом

• составляется сводная таблица предложенных альтернатив, соответствующих им критических замечаний и опровержений и оценок практической применимости;

• вычеркиваются нереальные, практически не применимые альтернативы решения;

• составляется окончательный список возможных альтернатив.

В настоящее время одним из наиболее распространенных методов коллективной экспертной оценки является метод Дельфи.

Метод Дельфи.

Достоинство данного метода состоит в том, что он позволяет обобщать индивидуальные мнения отдельных экспертов в согласованное групповое мнение. Метод Дельфи характеризуют три специфические особенности:

• анонимность экспертов;

• регулируемая обратная связь;

• статистическая обработка результатов опроса и формирование группового ответа.

Анонимность экспертов заключается в том, что в ходе проведения экспертизы участники экспертной группы неизвестны друг другу и их взаимодействие в процессе опроса полностью исключено. Это достигается использованием специальных анкет, а также другими способами индивидуального опроса, например в режиме диалога с компьютером.

Регулируемая обратная связь обеспечивается проведением нескольких туров опроса, результаты которых сообщаются экспертам.

Статистическая характеристика группового ответа заключается в том, что группа экспертов рекомендует вариант решения, опирающийся на мнение большинства, т.е. такую альтернативу, которую выбрало бы большинство членов группы.

Например, при помощи метода Дельфи проводится экспертиза с целью оценки возможных альтернатив решения некоторой сложной проблемы и выбора наиболее предпочтительной. В этом случае опрос проводится в несколько туров (как правило, четыре), на каждом из которых экспертов информируют о результатах предыдущего и просят обосновать свое мнение, что дает возможность уменьшить разброс индивидуальных оценок. Но это не значит, что эксперт должен соглашаться с чьим-то мнением, он может остаться и при своем. С другой стороны, в результате такой процедуры эксперт может и изменить свою оценку без огласки, не «теряя лица», так как опрос анонимный. В каждом туре опроса эксперт дает свою количественную оценку параметрам сравниваемых альтернатив (например, срок реализации или уровень риска) по заранее разработанной шкале. Получают числовой ряд, который обрабатывают следующим образом. Допустим, в результате получено 17 оценок: «1, п2, ..., я 17. Все эти оценки располагают в порядке убывания. Средний член такого ряда — «9 — называется медианой. Медиана делит ряд таким образом, что количество оценок с большим и меньшим значением признака одинаково. Затем ряд делят на 4 равные части — квартили. В средних квартилях, соседних с медианой, собраны наиболее предпочтительные альтернативы, которые и принимаются в расчет. Таким образом, медиана служит характеристикой группового ответа, а диапазон квартилей — показателем разброса индивидуальных оценок.

Метод сценариев.

Суть этого метода — написание экспертами сценариев развития анализируемой ситуации с целью определить тенденции возможного развития и сформировать картину состояний, к которым она может прийти под влиянием тех или иных факторов, в том числе под воздействием определенных управленческих решений или при их отсутствии. Государственный деятель, принимающий ответственное политическое решение, и бизнесмен, выбирающий стратегию развития фирмы, военачальник, анализирующий ход военной операции, и конструктор, закладывающий основы принципиально нового объекта, при разработке принципиально важных решений, как правило, пытаются предугадать возможный сценарий развития событий с тем, чтобы принять решение, приводящее к успеху. Поэтому данный метод широко используется для разработки стратегических решений в различных сферах деятельности: политике, военном деле, экономике — и реализуется в двух основных модификациях:

• метод получения согласованного мнения — несколько независимых групп экспертов разрабатывают сценарии возможного развития событий, а затем при помощи процедуры, используемой в методе Дельфи, вырабатывают согласованный сценарий;

• метод повторяющегося объединения сценариев — эксперты сначала выявляют наиболее важные факторы, влияющие на развитие проблемной ситуации, и по каждому из них разрабатывают соответствующий сценарий, а затем эти сценарии постепенно сближаются, согласовываются друг с другом и в итоге объединяются.

Построение сценариев — творческий процесс, который не укладывается в рамки какой-либо строгой формальной процедуры. В каждом конкретном случае схема процесса складывается в I зависимости от объекта прогнозирования, наличия информационных технологий и математических моделей, личных качеств членов экспертной группы и других факторов. Процесс построения сценариев можно представить как выдвижение исследователями различных альтернативных гипотез развития рассматриваемой ситуации и последующую проверку каждой из этих альтернатив на системе моделей. Выдвижение альтернатив — сугубо творческий процесс, в котором неформальные знания, опыт, научная интуиция и интеллект эксперта играют ведущую роль. Информация, генерируемая специалистами, получает затем с помощью моделей количественную оценку. Реализация этой процедуры связана с проблемой перевода качественных понятий в количественные значения параметров системы. Например, как тот или иной политический курс высшего руководства страны выражается в конкретных значениях управляющих параметров, т.е. в распределении государственного бюджета, налоговом законодательстве, значении учетных ставок банковского кредита, размерах импортных и экспортных пошлин и т.п. Строго логических и тем более формальных путей решения этой задачи не существует, хотя иногда удается использовать математические методы оптимизации.

Процесс прогнозирования обычно заканчивается составлением итогового документа, в котором содержатся:

• цели и задачи прогноза;

• краткое описание объекта прогнозирования, гипотеза о механизме его функционирования и развития, принятая система допущений и ограничений;

• подробное описание разработанных сценариев и соответствующих им тенденций развития с указанием возможных в будущем проблемных ситуаций;

• рекомендации для принятия решений с подробным описанием возможных последствий реализации каждой из предложенных альтернатив.

Метод суда.

Основан на использовании процедуры судебного заседания. При этом одна часть экспертов — сторонники обсуждаемой альтернативы решения — выступает в качестве «защиты», приводя всевозможные доводы в ее пользу, другая — противники — и качестве «обвинения», приводя аргументы против, а третья часть экспертов — «жюри» — выступает в качестве присяжных, оценивая обоснованность аргументов и вынося окончательное решение.