Понятие учетных регистров и их классификация

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражение ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание учетных регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Регистры бухгалтерского учета могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации они должны выводится на бумажные носители информации.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за производственно-финансовой деятельностью организации, а также для проведения экономического анализа и определения финансовых результатов.

Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они классифицируются по внешней форме, по назначению, по объему содержания.

По внешней форме учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы. Бухгалтерские книги представляют собой скрепленные переплетом учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой (кассовые книги, книги складского учета, журнал учета движения путевых листов). Листы учетных книг нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписью «зашнуровано, пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Книги применяются для синтетического и аналитического учета. Карточки представляют собой отдельные листы, разграфленные для учета, изготовленные из плотной бумаги или неплотного картона. Их открывают на год и хранят в специальных картотеках. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Каждая картотека закрепляется за работником бухгалтерии. В основном карточки используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, а также расчетов и учета затрат на производство. Сводные листы представляют собой разновидность карточек, а отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат и хранятся в папках-регистраторах. К ним относятся сводные листы для ведения журналов-ордеров, ведомостей, машинограмм.

По назначению учетные регистры классифицируются на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры используются для регистрации всех хозяйственных операций по мере их осуществления и поступления документов в бухгалтерию. Например, кассовая книга, опись карточек по учету основных средств, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции. Систематические регистры применяются для отражения записей экономически однородных по содержанию хозяйственных операций и объектов учета по синтетическим и аналитическим счетам. Например, главная книга, журнал-ордер №10-АПК, ведомости аналитического и синтетического учета.

Комбинированные регистры сочетают в себе хронологические и систематические записи. Например, журнал-ордер №9-АПК по счетам «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», «Расчеты с персоналам по прочим операциям», «Расчеты с учредителями», «Внутрихозяйственные расчеты».

По объему содержания учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Синтетические регистры применяются для ведения хозяйственных операций по синтетическим счетам. При построении регистров синтетического учета используется шахматная форма графления учетных таблиц. Сущность ее состоит в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Данный принцип построения учетных регистров не нарушает принципа двойственного отражения операций и он используется при построении журналов-ордеров. Аналитические регистры используются для отражения операций по аналитическим счетам, детализируя содержание синтетических счетов. Для ведения аналитического учета могут применяться регистры, в которых учет строится отдельно от синтетического, параллельно синтетическому (инвентарная карточка по учету основных средств), совмещено с синтетическим (журнал-ордер № 6 по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Итоговые записи синтетических и аналитических регистров в конце месяца сверяются путем составления оборотных ведомостей или иным способом.

Формы учетных регистров разрабатываются и утверждаются в разрезе отраслей, министерств, ведомств. Типовые межведомственные формы имеют специальный код – журналы-ордера: Ж,1,2,3,4 и т.д. На базе их с учетом специфики особенностей конкретной отрасли разрабатываются отраслевые учетные регистры, которые имеют дополнительные обозначения отрасли. Например, учетные регистры, которые используются в сельскохозяйственных организациих, имеют следующие обозначения: журнал-ордер №1-АПК, журнал-ордер №2-АПК и т.д. Унификация учетной документации способствует внедрению рациональной организации бухгалтерского учета в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. При составлении и обработке документов могут быть допущены различные ошибки (неверно указаны корреспондирующие счета, ошибки в разноске и арифметических подсчетах).

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяются следующие способы: корректурный, дополнительных проводок, «красное сторно».

Корректирующий способ заключается в зачеркивании ошибочной записи и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Данный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление ошибки должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления.

Способ дополнительной проводки используется, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма указана в меньшем размере, чем следовало. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную запись на разность между правильной и преуменьшенной суммами, с той же корреспонденцией счетов.

Способ «красное сторно» применяется, когда в учетных записях указана не правильная корреспонденция счетов или большая, чем следовало, сумма. Исправительная бухгалтерская запись или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. Цифры, написанные красными чернилами либо взятые в рамку, при подсчете итогов вычитают, в результате чего ошибочная и сторнировочнная записи взаимно уничтожаются, и остается правильная запись.

6.3. Инвентаризация и её значение

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация - это способ определения фактического наличия имущества(активов) и обязательств(пассивов) путём сверки с данными бухгалтерского учёта на определённую дату.

Различают следующие виды инвентаризации полную, частичную, периодическую, выборочную и необходимую.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчёта, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых органов, при ее проведении производится проверка наличия всего имущества организации.

Частичная проверка проводится в течении года и охватывает какой либо один вид средств организации( денежные средства в кассе, ТМЦ на складе и т.д.).

Периодическая инвентаризация проводится в конкретные сроки и в зависимости от вида и характера имущества.

Выборочная инвентаризация проводится на отдельных участках производства или у каждого материально ответственного лица и при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности.

Необходимая инвентаризация проводится при смене руководителя организации, материально-ответственного лица, а также при выявлении фактов хищения, стихийных бедствий.

В соответствии с Законом Республика Беларусь “ О бухгалтерском учёте и отчётности” проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества государственного унитарного организации в аренду, его купле-продаже;

· при реорганизации или ликвидации (упразднение) организации;

· перед составлением бухгалтерской отчётности;

· при смене руководителя организации или материально-ответственного лица;

· при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

· в случае возникновения непреодолимых сил, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

· по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на это органов.

Для проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях создаётся специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:

· руководитель организации или его заместитель (председатель рабочего органа по проведению инвентаризации);

· главные специалисты по отраслям и производствам;

· руководители структурных подразделений;

· главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учётным процессом;

· представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.

Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распределяются по группам, за которыми распределяются объекты инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель органа по проведения инвентаризации совместно с главным бухгалтером обязаны:

· за месяц до начала проведения инвентаризации оповестить под расписку всех членом рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии по проведению инвентаризации и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов;

· провести инструктаж о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.

Материально-ответственные лица к началу проведения инвентаризаций сдают в бухгалтерию отчет о движении продуктов и материалов, отчеты: о движении скота и птицы на ферме, денежных средств, ценных бумаг с приложением всех первичных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на ____(дату). После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу проведения инвентаризации по учетным данным, а материально-ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.

Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально-ответственному лицу, на хранении у которого это имущество находится. Определение фактического наличия материальных ценностей производят путем их взвешивания, измерения, пересчета, обмера. Затем результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. При инвентаризации в сельскохозяйственных организациях используются следующие формы описей: инвентаризационная опись основных средств (ф.№ Инв-1); инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчело-семей (ф.№ Инв-2); инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф.№ Инв-3); акт инвентаризации наличия денежных (валютных) средств (ф.№ Инв-5); инвентаризационная опись расчетов (ф.№ Инв-6); инвентаризационная опись незаконченного строительства (ф.№ Инв-7); инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф.№ Инв-8).

Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. При заполнении описи ручным способом используются шариковые ручки или чернила, их заполняют четко и ясно не допуская незаполненных строк. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т.д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально-ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

· излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма на увеличение доходов (источников финансирования);

· недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на увеличение расходов;

· недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек списываются на увеличение расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10 дней после ее проведения.