Оформление текста будущего документа

При вводе и редактировании формируется содер­жание документа. Оформление текста определяет, как будет выгля­деть документ.

К универсальным функциям, используемым при оформлении любого документа и не ориентированным на форматирование определенного типа информации, можно отнести:

1. установление формата бумаги и размера полей;

2. оформление документа на основе шаблона;

3. форматирование с помощью стилей;

4. форматирование документов сложной структуры.

Для любого документа требуется задатьформат бумаги и размер полей. При выборе этих параметров для служебных документов следует иметь в виду, что они регламентированы. Для установки формата бумаги и размера полей в Word предусмотрена команда "Па­раметры страницы" в меню "Файл".

Любой документ, подготавливаемый в Word, бази­руется на определенной основе -"шаблоне". Шаблон задает макет страницы документа и стиль ее оформле­ния. Шаблон может быть чистым листом заданного раз­мера, с заданными полями, шрифтами и т. п. Такие общие шаблоны содержат настройки, доступные для всех документов. Специальные шаблоны могут включать текстовые, графические и иные фрагменты. Для оформ­ления служебных документов Word предлагает серию шаблонов, возможность выбора которых предусмотре­на в меню "Файл" (команда "Создать"). С помощью той же команды можно создать свой шаблон, задав не-"обходимый набор реквизитов и их расположение, па­раметры оформления документа, разместив трафарет­ный текст с полями для ввода переменной информа­ции. Ввод переменной информации упрощает наличие в шаблоне раскрывающихся полей-списков значений элементов, из которых можно выбрать необходимое. Шаблоны могут содержать текстовые поля, содержа­щие подсказки составителю документа. Использование шаблонов способствует унификации как формы, так и содержания документа. Это значительно ускоряет про­цесс его составления, уменьшает количество возмож­ных ошибок.

Автоматизировать процесс форматирования позво­ляетиспользование стилей. Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам, спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием при­менить сразу всю группу параметров форматирования. Стиль оформления можно выбрать и установить, вы­брав команду "Стили и форматирование" в меню "Фор­мат". Удобной операцией при оформлении документов является копирования стиля форматирования или фор­матирование по образцу. Для его реализации предус­мотрена специальная кнопка "Формат по образцу" на панели инструментов "Стандартная".

К большим многостраничным документам со слож­ной структурой применяют специальные методыфор­матирования. Они позволяют организовать общую структуру документа, а также выполнить ряд специфи­ческих операций, упрощающих структурирование, в том числе легко и быстро перемещаться по документу, эффективно и точно перемещать части документа, ге­нерировать оглавление по заголовкам структуры, со­здавать различного типа указатели, автоматически фор­матировать заголовки разделов документа.

К функциям, ориентированным на форматирова­ние текста, относят:

1. форматирование символов,

2. форма­тирование абзацев,

3. создание списков и др.

Большинство простейших операций удобно реали­зовать с помощью панели инструментов "Форматиро­вание".

Эффекты, недоступные с панели инструментов "Форматирование", можно создать командами в меню "Формат" или в контекстном меню.

Форматирование символов позволяет выбрать гар­нитуру шрифта, его размер, начертание, а также меж­символьный интервал. Изменяя интервал между сим­волами текст может быть уплотнен или разрежен, что иногда используется в заголовках.

Средства анимации в меню "Формат" используют для динамического оформления текста, но только в элек­тронных документах.

Форматирование абзацев позволяет изменять их внешний вид (оформить отступ или осуществить вы­равнивание абзацев, задать межстрочный интервал). В качестве универсального средства форматирования абзацев можно использовать команду "Абзац" в меню "Формат".

Следует учесть, что при выравнивании по ширине текст растягивается так, чтобы ровными оказались пра­вая и левая его границы. В связи с этим интервал между отдельными словами становится излишне большой. Для исключения этого следует при использовании вышеуказанного способа выравнивания абзаца устанавливать ре­жим переноса слов (команда "Язык" в меню "Сервис").

Упорядоченную информацию часто удобно оформ­лять в видесписков. Word поддерживает два вида списков — маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумеро­ванные списки, где пункты последовательно нумеру­ются. Для оформления списка можно воспользовать­ся соответствующими кнопками на панели инструмен­тов "Форматирование" или командой "Список" в меню "Формат", позволяющей настроить формат списка. Word позволяет создать специальный список, содер­жащий несколько уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно, а также подобрать стиль оформления списка.

При создании и оформлении многостраничного до­кумента в нем могут появиться новые структурные эле­менты:

1. колонтитулы,

2. сноски,

3. ссылки и др.

Сноски в тексте применяются для объяснений, ком­ментариев или организации ссылок на первоисточни­ки в документе. Word дает возможность одновремен­но пользоваться как сносками в подстрочнике либо в любом другом месте страницы текста (далее будем на­зывать ее сноска),так и сносками на литературу из списка, располагаемого в конце раздела или докумен­та (далее будем называть ее концевая сноска). Каж­дая сноска состоит из двух связанных частей: маркера ссылки на сноску и текста сноски. В режиме "Авто" сноски нумеруются и размещаются на страницах до­кумента автоматически, маркеры сносок изменяются всякий раз, когда вставляют, удаляют или перемеща­ют текст сноски.

Для многостраничных документов необходима нумерация листов. У служебных документов номера страниц проставляются (начиная со второй страницы) посередине верхнего поля арабскими цифрами без ка­ких-либо дополнительных помет (тире, точек и пр.). Для вставки нумерации страниц предусмотрена коман­да "Номера страниц" в меню "Вставка".

Word предоставляет возможностьвставить в доку­мент графические и другие объекты как элемент оформ­ления или как элемент содержания Word обладает необходимым набором инструмен­тов, который вызывается кнопкой "Рисование" на стан­дартной панели инструментов, для изготовления и до­бавления в текст несложных наиболее часто используе­мых графических объектов.

Word, как и большинство текстовых процессоров, поддерживает концепцию составного документа — кон­тейнера, включающего в себя объекты различных фор­матов — рисунки, таблицы, схемы, формулы, звуковые и видеофрагменты и др., подготовленные в других про­граммных средах. Для вставки или редактирования объекта из среды текстового процессора автоматически вызывается необходимая программа. Решить эту слож­ную задачу позволяет технология связи и внедрения объектов OLE (Object Linking and Embedding).

Печать документа

Режимпечати документа предусматривает широкий спектр операций, дающих возможность:

1. распечатать весь документ или заданную выборку страниц;

2. задать число копий и способ подборки в них стра­ниц;

3. установить одностороннюю или двустороннюю пе­чать;

4. задать количество страниц, располагаемых при пе­чати на одном листе;

5. установить ряд дополнительных параметров печати и др.