Этапы подготовки текстовых документов

При подготовке документов на компьютере исполь­зуют следующие основные группы операций:

1. ввод текста;

2. редактирование (правка) текста;

3. оформление текста будущего документа;

4. печать документа;

5. сохранение текста.

В общем случае данные группы операций реализу­ются сложным последовательно-параллельным обра­зом, с периодическим возвратом к ранее выполненным.

Операции по подготовке документов реализуются командами программы, организованными в виде меню. Большинство меню находится в строке меню, располо­женной в верхней части экрана. Именно здесь скон­центрированы основные инструменты для работы с до­кументами.

Команды определенного функционального назначе­ния объединены на специальных отдельных панелях ин­струментов. Наиболее важными и часто используемы­ми являются панели инструментовСтандартная и Фор­матирование.

Ввод текста

Операции ввода позволяют перевести исходный текст из бумажной формы в электронную, т. е. файл. Под вводом в общем случае понимается не только на­бор текста с помощью клавиатуры, но и получение элек­тронной формы текста в результате сканирования с последующим распознаванием и переводом в текстовой формат. В большинстве случаев основным инструмен­том ввода текста является клавиатура ПК.

Рассмотрим особенности реализации операции вво­да текста с помощью клавиатуры.

Вводимый текст располагается в рабочей области ; экрана монитора. Остальная часть экрана — служебная область — содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы

Позиция ввода очередного знака отмечается спе­циальным символом — курсором. Его перемещение по рабочей области может осуществляться автоматически (по мере набора символов справа налево и по достижению конца строки — в начало следующей) или при­нудительно (нажатием клавиши "ввод" для перехода на начало следующей строки, переход в произвольное место осуществляется с помощью курсорных клавиш "←", "↑", "→", "↓", "PgUp", "PgDn") или щелчком мыши в нужной точке. Ввод текста может осуществ­ляться в двух режимах вставки и замены. Режим за­мены включают нажатием клавиши "Insert" для того, чтобы вводимый текст замещал, а не сдвигал вправо имеющийся ранее.

Предусматриваются следующие возможности исправ­ления ошибки:

1. клавишей "Backspace" или кнопкой "Отменить ввод" стандартной панели инструментов — удалить сим­вол справа от курсора;

2. клавишей "Delete" — удалить текущий символ, на­ходящийся в позиции курсора.

Для ввода нестандартного символа предусмотрен режим "Символ" в меню "Вставка".

Ввод и составление документа становятся более эффективными при использовании стандартных фраз и выражений. В деловой переписке приняты устойчи­вые фразеологические обороты. Наборы таких профессиональных фраз и выражений, постоянно используемых наименований организаций, товаров и прочего можно ввести в память ПК, а затем быстро вставить нужное в текст подготавливаемого документа. Для со­здания такого набора элементов и последующего авто­матического ввода типовых слов и словосочетаний пре­дусмотрен режим "Автотекст" в меню "Вставка".

Данный режим формирует список рубрик (напри­мер, "приветствие", "прощание", "указания", "стандарт­ные пункты договора"), в каждой из которых содер­жится набор типовых текстовых элементов.

При вводе текста можно установить режим автома­тической проверки орфографии и грамматики. При этом возможные орфографические ошибки будут выделены красной волнистой линией, а возможные грамматичес­кие ошибки — зеленой волнистой линией. Проверка правописания может выполняться и после завершения ввода всего текста.

Кроме того, для проверки наличия синонимов можно использовать тезаурус.

С помощью специальных средств можно выполнить проверку правописания для текстов на иностранных языках.