Типология универсальных информационных технологий

В основу систематизации универсальных информационных технологий положим основные этапы процесса документационно-информационного обеспечения управления и типовые функции организационного обеспечения управления.

Организация работы с документами (делопроизводство) обязательно включает следующие этапы:

· подготовку, создание и оформление документов;

· прием-передачу документов;

· организацию движения документов внутри организации;

· регистрацию и контроль исполнения;

· информационно-справочную работу;

· хранение документов.

Для секретарских служб кроме того характерно организационное обеспечение управления, к типовым функциям которого можно отнести подготовку и организацию совещаний, деловых встреч, презентаций, организацию рабочего дня и т. п.

Дадим краткую характеристику основным названным выше информационным технологиям

Наиболее известными информационными техноло­гиями, используемыми при оформлении документов, являются текстовой, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестветекстового редактора в большинстве случаев выбирают MS Word интегриро­ванного пакета MS Office. Использование различных компонент этого пакета (как и любого интегрированно­го пакета программных продуктов) имеет целый ряд преимуществ: полная совместимость отдельных компо­нент, т. е. возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и др. MS Word предоставляет массу возможностей для оформления текста. Это различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и встав­ки рисунков, таблиц; редактирование, проверка право­писания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования со­общений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничны­ми документами и многое другое.

В качестве таблично­го процессора (его называют электронной таблицей) в большинстве случаев выбирают MS Excel пакета MS Office. Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления может быть использована при выполнении широкого круга задач (учетных, складских, бухгалтерских и др.). С их помощью можно моделировать реальные ситуации и оце­нивать получающиеся результаты. Электронные табли­цы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воз­действуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов; оценить отдачу от будущих про­ектов. MS Excel предоставляет богатые возможности по оформлению документов, по поиску в них нужной информации и по оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстрационный материал — важный элемент мно­гих документов. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время пользователю предлагается много различ­ных программкомпьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комп­лект стандартных программ системы Windows, до слож­ных профессиональных программ. Для эффективного использования этих информационных технологий нужно их знать, понимать их возможности в целом и возмож­ности каждого типа программного продукта, уметь ими грамотно распорядиться.

Наиболее разнообразны и многофункциональныин­формационные технологии, предназначенные для хра­нения информации, организации к ней доступа и выпол­нения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального про­граммного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет со­здать систему папок в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом особого внимания заслуживают технологии, обеспечивающие безопасность документовкак от порчи, так и от несанкционированного доступа и несанкционированного использования. Ни для кого не секрет, что системы на базе Windows весьма уязвимы для несанкционированного вторжения. Тем не менее есть варианты защиты. Существуют утилиты, различные по своему назначению, решающие эту задачу.

Для организации хранения объемных документов или для организации архивного хранения необходимо использоватьтехнологии сжатия информации, реали­зуемые программами-архиваторами. Использование этих программ дает возможность значительно экономить дисковое пространство (иногда до 95%). Наиболее рас­пространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar. Для эффективного сжатия инфор­мации необходимо знать функциональные особенности каждого из них. Однако сфера применения этих ин­формационных технологий намного шире. Она полез­на при пересылке документов по электронной почте, при передаче их на дискетах и т. д.

Хранение документов в памяти компьютера предпо­лагает электронную форму представления документа. Основнойтехнологией перевода бумажных докумен­тов в электронную форму является сканирование (это технологический процесс, в результате которого созда­ется графический образ бумажного документа, но не текстовой документ). Для преобразования графическо­го образа бумажного документа в текстовой документ необходимо воспользоваться технологией распознава­ния образов. Современные системы распознавания не ориентируются ни на конкретный тест, ни на конкрет­ный алфавит. Они способны распознавать текст на не­скольких языках. Нас, прежде всего, интересуют про­граммы, способные распознавать текст на русском язы­ке. Такие программы выпускают отечественные производители. Наиболее широко известна и распространена программа FineReader, обеспечивающая высокое каче­ство распознавания и удобство применения.

Технология для хранения информации, организа­ции к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы, базирующаяся только на возможнос­тях, предоставляемых системой Windows, не является эффективной при хранении больших объемов докумен­тальных и информационных массивов со сложной структурой и со сложными связями между документами. Кроме того, система Windows не предоставляет доста­точно средств для всех видов поиска в массиве нужной информации, для оформления результатов, а следова­тельно, и для качественного проведения справочно-информационной работы. Для этих целей существует специальная информационная технология —технология баз данных, одна из самых популярных. В основе популярности баз данных (БД) лежит ряд ее достоинств. Она позволяет хранить в соответствии с заданной структурой огромные массивы разнородных документов (по назначению, характеру оформления, типу информации—текстовая, табличная, графическая, видео-, звуковая) и обеспечивает всем пользователям удобный доступ к информации. Поиск необходимых данных (са­мый распространенный способ доступа) осуществляет­ся в считанные секунды, вне зависимости от того, где находится пользователь: непосредственно у компьюте­ра, где хранится информация, или на отдалении в сот­ни и тысячи километров. Не требуется соблюдать оче­редность в ожидании доступа к БД, ибо пользоваться ею одновременно может большое число абонентов, чи­тая при соответствующем желании одни и те же запи­си. Обновление БД не вызывает затруднений, т. к. вве­дение новых данных осуществляется довольно просто.

Для персонального пользования БД можно органи­зовать на отдельном ПК. Если информация, хранящая­ся в БД, представляет интерес и необходима для рабо­ты нескольким территориально разобщенным пользо­вателям, можно обеспечить доступ к ней, реализовав БД на основе сетевой технологии. Сетевая технология позволяет организовывать и распределенные БД, со­держимое которых формируется и хранится фрагмен­тарно на разных ПК, но доступ пользователям может быть обеспечен ко всему содержанию БД.

Технология БД позволяет автоматизировать выпол­нение различных делопроизводственных функций: ре­гистрацию документов и контроль их исполнения, осу­ществление справочной работы по документам органи­зации, составление описей документов длительного хра­нения перед сдачей в архив, получение по истечению делопроизводственного года выборки в виде акта о вы­делении документов, сроки которых истекли, к уничто­жению и др.

БД позволяют получить справку по законодатель­ной базе, по системе нормативно-методических доку­ментов, определяющих порядок решения рассматрива­емого вопроса.

БД разнообразны по функциональному назначению, по принципу хранения информации и по возможнос­тям организации поиска и по множеству других харак­теристик. Большое распространение для организации-БД получила система Access пакета MS Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в экс­плуатации, большим спектром функциональных возмож­ностей. А главное тем, что она входит в пакет MS Office. Следовательно, при наличии данного пакета в органи­зации она уже есть, а кроме того, совместима с други­ми компонентами MS Office, что, безусловно, создает дополнительные удобства в работе.

Особый интерес представляет использование тех­нологии БД совместно с сетевымиинформационными технологиями, обеспечивающими функцию приема и передачи информации. Компьютеры и телекоммуни­кационные средства, объединенные в сети, формиру­ют основу для создания единого информационного про­странства; дают возможность мгновенного доступа к различным информационным ресурсам практически из любого места земного шара.Локальная сеть связывает компьютеры в пределах одной организации или ее офиса, создавая тем самым возможность информаци­онного обмена в этом пространстве.Глобальная сетьобъединяет меньшие локальные сети, обеспечивая более широкие границы информационного обмена. Сеть Интернет связывает как глобальные, так и локальные сети между собой. Она является всемирной сетью ин­формационного обмена, объединяющей миллионы лю­дей более чем из 100 стран мира при помощи наиболее удобных и современных средств связи.

Программным средством, обеспечивающим связь с Интернет и работу в нем, чаще всего является Internet Explorer. Этот набор программ входит в MS Office в качестве бесплатного приложения.

На основе сетевых информационных технологий реализуются оперативные средства связи.

Современным оперативным средством связи безус­ловно являетсяэлектронная почта, которая представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой сбора, обработки и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. Она является принци­пиально новым видом услуг, обеспечивая участникам информационного обмена такие преимущества, как пре­одоление барьера расстояния за весьма короткое время по сравнению с традиционной почтой, отсутствие бума­ги, независимость обмена от времени (нет необходимо­сти одновременного присутствия двух абонентов на двух концах), малая стоимость.

Другим непременным оперативным средством свя­зи является факсимильная связь. Современные инфор­мационные технологии предусматривают подключение факса к компьютеру, интегрируя при этом их функцио­нальные возможности. Они позволяют организовать прием факсов, их отправку, путем сканирования доку­ментов, позволяют создать списки на рассылку, а так­же реализуют множество других сервисных функций, ускоряющих работу с факсами.

Выше названные оперативные средства связи реали­зуются электронными почтовыми системами, которые функционируют как в рамках локальной сети, так и рам­ках интегральной. Почтовая система обеспечивает созда­ние, редактирование, отправку и доставку сообщений; упорядоченную систему хранения входящих и исходя­щих сообщений; просмотр, сортировку и поиск сообще­ний по определенным критериям (например, полученных от определенных лиц или посвященных определенной теме), возможность ведения адресной книги и т. д. По­чтовая система реализуется некоторым комплектом про­грамм, предоставляющим широкий спектр разнообразных услуг пользователю как по реализации факсимильной связи, так и по работе с электронной почтой. Однако можно использовать программы, предназначенные для выполнения отдельных функций связи. Так, для работы с электронной почтой удобно использовать программу Outlook Express, входящую в состав Explorer; Internet Mail, входящую в Internet Explorer или MS Outlook, являющуюся компонентом MS Office. Для приема-переда­чи сообщений по факсу — MS Fax или WinFax Pro.

В последнее время в связи с активизацией деловых и иных связей с другими странами особо возросла важность знаний иностранного языка. Эти знания являют­ся часто обязательным элементом профессиональной подготовки работников делопроизводственных служб. В связи с этим появилось многокомпьютерных техно­логий, поддерживающих различные виды работ с ис­пользованием иностранного языка. К ним, прежде всего, следует отнести текстовые редакторы, электронные двуязычные словари-справочники различного назначения и для различных тематических областей, системы автоматического перевода, обучающие языковые систе­мы. Они призваны в той или иной степени помочь че­ловеку любой профессии преодолевать трудности, свя­занные с использованием иностранных языков. Одна­ко практика показывает, что неспециалист далеко не всегда может найти нужное программное средство для рационализации своей деятельности, не говоря уже о том, чтобы верно применить его. Для успешного реше­ния данных задач необходимо иметь определенный кру­гозор в области информационных технологий указан­ного назначения и рекомендации по их использованию.

Современные информационные технологии делают более эффективным и организационное обеспечение управления.

Текущая организационная деятельность секретарс­ких служб включает множество рутинных операций: занести в календарь сведения о назначенной встрече, совещании, поручении; произвести расчеты на кальку­ляторе; связаться с определенным абонентом и запи­сать полученное сообщение и другие.Информацион­ные технологии, помогающие рационально выполнять подобные виды организационной деятельности, называют "электронный органайзер". Примером програм­мы, реализующей эту технологию, является MS Outlook, входящая в MS Office. Раздел "Контакты" этой про­граммы позволяет хранить телефоны, адреса и другие сведения делового или личного характера. Календарь выполняет функции ежедневника. Он дает возможность планировать встречи, события, собрания. Наличие в организации сетевого соединения компьютеров позво­ляет каждому сотруднику вести свой календарь на сво­ем компьютере, а секретарю иметь доступ к этим дан­ным с целью определения наиболее удобного для всех времени проведения встреч, совещаний. Рассылка при­глашений сопровождается автоматическим включением мероприятия в личные календари всех его участников.

Успех в деловом мире во многом зависит от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи, самих себя. От этого факта зависят подъемы и спады в бизнесе и в карьере. Незаметные ежедневные презента­ции заполняют деловую жизнь. Успех презентации обес­печивается ее тщательной многоаспектной подготовкой. Подготовка презентации и обеспечение ее проведения - это коллективная деятельность, значительная роль в которой отводится секретарской службе. В настоящее время широкое распространение получили мультиме­дийные презентации благодаря возможности многоас­пектного, разнопланового взгляда на объект презента­ции. Программные средства их реализации можно ус­ловно разделить на три группы:

· специализированные программы, предназначенные для быстрой подготовки определенных типов муль­тимедийных приложений (презентаций, публикаций в Интернет);

· авторские средства разработки (специализированные инструментальные средства для создания мульти­медийных приложений);

· языки программирования.

Наиболее простым способом разработки мультиме­дийных презентаций является использование современ­ных программ для создания презентаций.

Современные программы создания презентаций все больше ориентируются именно на мультимедиа. Наи­более интересным примером может служить программа PowerPoint 97 и 2000 фирмы Microsoft. По количеству изобразительных и анимационных эффектов она ста­новится вровень со многими авторскими инструменталь­ными средствами мультимедиа. Наличие сценария без возможности выбора отличало раньше программы для разработки презентации от авторских систем. В теку­щих версиях PowerPoint презентация не должна от начала до конца следовать жесткому сценарию — он может свободно разветвляться в зависимости от реак­ции пользователя.

Встроенная поддержка Интернет и другие разнообразные усовершенствования сделали эту программу лидером в мире мультимедийных презентаций, а нали­чие русскоязычной версии позволило решить все про­блемы, связанные с применением англоязычного интер­фейса. Программа PowerPoint входит в пакет MS Office, что обеспечивает ее широкое распространение.