Информационные технологии подготовки табличных документов

Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-ана­литические и т. п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обра­ботке. Подобные табличные формы представления чис­ловой информации могут являться как составной час­тью другого документа, так и самостоятельным таблич­ным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процес­соры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет:

1. создать и оформить табличный документ;

2. автоматизировать табличные расчеты;

3. оформить результаты расчетов средствами деловой графики;

4. выполнить функции простейшей базы данных (за­полнение, сортировка, поиск, создание сводных ре­зультирующих таблиц);

5. осуществить подбор параметров, моделирование ре­альных ситуаций и оценки получающихся результа­тов с целью поиска оптимального решения задачи.

Электронные таблицы позволяют находить в бизне­се ключевые точки, воздействуя на которые можно с наименьшими затратами достигать желаемых результа­тов. Можно оценить отдачу от будущих проектов, за­благовременно обнаружить возможные узкие места и предотвратить неправильные шаги.

Одним их самых популярных табличных процессо­ров является MS Excel, входящий в состав интегриро­ванного пакета MS Office.

Структура документа Excel. Каждый документ пред­ставляет собой набор таблиц — рабочую книгу, состоя­щую из рабочих листов. Каждый лист— это отдельная электронная таблица, столбцы которой обозначаются заглавными латинскими буквами, а строки — цифрами. Адрес ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки. Одна из ячеек всегда является теку-щей (она выделена широкой рамкой) и именно она ис­пользуется в большинстве операций.

Многие операции относятся не к одному элементу (ячейке, строке, столбцу, листу), а к их совокупности, которые называются диапазонами. Диапазон может быть сформирован как из нескольких подряд идущих элемен­тов, так и из несмежных диапазонов. Для работы с лю­бым элементом рабочей книги его необходимо выделить.

Ячейки таблицы могут содержать три вида инфор­мации;

1. текст;

2. числовые данные. Ячейки с числовыми данными могут быть использованы в вычислениях;

3. формулу. Ячейка, содержащая формулу, называет­ся вычисляемой и содержит производные данные, т. к. ее значение зависит от значений других яче­ек — основных.

Ввод информации осуществляется только в теку­щую ячейку. Следовательно, прежде чем начать ввод, необходимо выбрать соответствующую ячейку и сделать ее текущей.

Ввод текстовой и числовой информации аналогичен соответствующей операции в Word. Предусмотрены возможности автоматизации ввода повторяющихся дан­ных (например, одинаковое название товара в несколь­ких строках одного столбца) и данных, подчиненных несложному закону изменения (Excel может автомати­чески продолжить последовательность дней недели, названий месяцев, дат и произвольных чисел).

Ввод формулы начинается с ввода знака "=", ибо он является для Excel признаком записи формулы. Под формулой понимается набор чисел (констант) и (или) ссылок на адреса ячеек, содержащих исходные данные, соединенные знаками математических операций или функций. Ссылки в формулах могут быть трех типов:

1. абсолютные,

2. относительные

3. смешанные.

Первая за­дает абсолютные координаты ячейки на рабочем листе. При ее записи необходимо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ "$". При перемещении или копировании формулы из одной ячей­ки в другую такая ссылка в формуле не изменяется и всегда указывает на одну и ту же ячейку таблицы.

Относительная адресация задается по методу "ле­вее", "правее", "выше" и т. п. При копировании фор­мулы с относительными ссылками последние изменя­ются в соответствии с новым положением формулы в таблице.

Любой ячейке или диапазону ячеек можно присво­ить имя и использовать его в дальнейшем в качестве ссылки(адреса) в составе формул и функций

По окончании ввода формула в таблице не отража­ется. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Формулу можно увидеть либо в строке фор­мул, либо в ячейке после двойного щелчка по ней мыши. Для выполнения сложных вычислений предусмотрено большое количество встроенных функций, ввод кото­рых возможен как с клавиатуры, так и с использовани­ем мастера функций. Функции сгруппированы по це­левому назначению, например, математические функ­ции, функции для работы с датами и временными зна­чениями, финансовые функции, функции для статистических расчетов, логические функции и др.

Объектамиредактирования могут быть отдельные ячейки, столбцы, строки, диапазоны (последовательно­сти нескольких идущих подряд) строк и столбцов, бло­ки (фрагменты таблицы, образованные пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками) ячеек, таблица в целом. Для каждого объекта предусмотрены следующие операции редактирования: очистка, удаление, вставка, копиро­вание.

Форматирование документа включает:

1. форматирование ячейки, которое предусматривает установку таких параметров, как формат представ­ления значений (например, числовой, текстовой, де­нежный, процентный и т.д.), выравнивание значе­ний внутри клеток, шрифтовое оформление, оформ­ление границ и фона ячеек;

2. форматирование строк и столбцов предусматривает дополнительную установку их ширины и высоты.

Печать документа во многих случаях является за­ключительным этапом работы с электронными табли­цами. Рабочие листы могут быть очень большими, по­этому требуется определить область печати — заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа. Размер печатной страницы ограничен размерам листа бумаги, поэтому даже выделение огра­ниченной зоны печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Excel автоматически решает эту задачу.

При подготовке данных электронной таблицы на печать предполагается возможность задания следующих основных параметров страничного оформления:

1. ориентацию таблицы на листе (вдоль или поперек);

2. масштаб изображения на бумаге (относительно раз­мера изображения на экране);

3. определение размеров полей, режимов центрирова­ния, содержания верхнего и нижнего колонтитулов;

4. установление при необходимости вывода на каждой странице имен столбцов и номеров строк, а также порядка вывода примечаний и др.

Файл, в котором хранится электронная таблица, имеет расширение .xls.

Электронная таблица дает возможность выполнить некоторыепростейшие функции базы данных. Таблица, используемая в указанном назначении, состоит из строк, каждая из которых представляет запись харак­теристик отдельного объекта, а столбцы, называемые полем данных, объединяют множества однотипных ха­рактеристик объектов базы данных. Для таких таблиц Excel позволяет выполнить операции: сортировку, филь­трацию.

Сортировка— это упорядочение записей в алфавит­ном, числовом, хронологическом или другом порядке. Сортировка может производиться по содержимому од­ного, двух или трех полей одновременно.

С помощью фильтра можно отобрать записи, удов­летворяющие определенным условиям, например оста­вить в списке только те товары, которые поступили на склад от определенного поставщика за последнюю не­делю. Excel предоставляет пользователю два способа фильтрации: с помощью автофильтра (реализуется ко­мандой "Автофильтр" в меню "Данные") и с помощью расширенного фильтра (реализуется командой "Расши­ренный фильтр" в меню "Данные"). Первый способ ориентирован на быструю выборку данных по одному или двум простым условиям, накладываемым на содер­жимое ячеек отдельного столбца. Второй способ реко­мендуется использовать в случаях, когда:

1. условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух или более столбцов;

2. к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора;

3. в условии отбора используется значение, получен­ное в результате вычисления формулы.

Указанные выше операции можно производить не только на всей таблице, но и на ее части — диапазоне.

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Пе­ред построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут в ней отражены. Для построения же самой графической иллюстрации удобно исполь­зовать Мастер диаграмм, вызываемый с помощью кноп­ки на панели инструментов Стандартная. Мастер помогает выбрать тип диаграммы и выполнить все опе­рации оформления ее компонентов. Excel предоставля­ет возможность создавать несколько десятков различ­ных типов и видов диаграмм