Автоматизированные системы бюджетирования компаний 1 страница

Виды бюджетов, этапы подготовки.В настоящее время интерес к бюджетированию у руководителей и собственников компаний достаточно высок. Это связано, во-первых, с необходимостью совершенствования систем мотивации персонала, а во-вторых, с требованиями снижения затрат и повышения финансовых результатов, качества продукта, предъявляемых все более конкурентным рынком. Этим требованиям как раз отвечает механизм бюджетного управления, представляющий собой систему управления компанией по центрам финансовой ответственности через бюджеты. Именно управления, а не только учета и контроля, поскольку бюджетирование является больше управленческой, чем учетной технологией.

На сегодняшний день многие российские компании пришли к тому, что принятие любых решений невозможно без квалифицированного управления и без четкого понимания положения организации и ее структурных подразделений. Именно поэтому на предприятиях большое внимание уделяется бюджетированию, создаются отдельные службы, занимающиеся специально этой работой. Из-за того, что предприятия не формируют годовые бюджеты, они теряют немалую часть своих доходов.

Процесс бюджетирования рассматривается как процесс составления финансовых планов и смет, и как управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений. Жесткая конкурентная борьба за потребителя, динамически меняющиеся условия рынка требуют особенно эффективного процесса управления предприятием.

Одним из основных инструментов, позволяющим правильно распределить ресурсы в соответствии со стратегическим планом, увязать численно выраженные стратегические цели предприятия с оперативными планами и показателями, выявить роль факторов, влияющих на достижение целей предприятия, является бюджетное планирование, учет, контроль, финансовый анализ и регулирование.

Системы автоматизации бюджетирования отличаются от широко распространенных компьютерных учетных систем своей комплексностью, т.е. автоматизацией всего цикла управления: от постановки целей управления бюджетами и финансового планирования с последующей фиксацией реальных финансовых показателей, их анализа, сопоставления запланированных целей и достигнутых результатов с выработкой корректирующего воздействия. Еще несколько лет назад реально внедренные САБ можно было пересчитать «по пальцам», но в настоящее время предлагаются все новые программные продукты для автоматизации бюджетного процесса, что отражает постоянно возрастающий спрос.

Система бюджетов позволяет руководителю заранее оценить эффективность управленческих решений, оптимальным образом распределить ресурсы между подразделениями, наметить пути развития персонала и избежать кризисной ситуации.

Цели составления бюджетов следующие:

· разработка концепции ведения бизнеса;

· планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;

· оптимизация затрат и прибыли предприятия;

· регулирование – согласование деятельности различных подразделений предприятия;

· коммуникация – доведение планов до сведения руководителей разных уровней;

· мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;

· контроль и оценка эффективности работы руководителей на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом;

· выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.

Важной частью финансового планирования является разработка бюджета компании.

Составление бюджета - это, прежде всего, составление годового финансового плана компании. Общий (главный) бюджет компании является формальным изложением планов руководства в отношении продаж, расходов, объемов и других финансовых действий на предстоящий период. Он состоит в основном из прогнозного (проектируемого или планируемого) отчета о финансовых результатах, прогнозного балансового отчета и кассового плана.

Бюджет является инструментом как для планирования, так и для контроля. В самом начале периода действия бюджет представляет собой план или норматив; в конце периода действия он служит средством контроля, с помощью которого руководство может определить эффективность действий и составить план мероприятий по совершенствованию деятельности компании в будущем.

С помощью компьютерной технологии составление бюджета может быть полезно в оценке различных вариантов «что-если». Такой анализ облегчает руководству поиск наилучшего образа действий среди альтернатив. Бюджет классифицируется по двум основным категориям как текущий и финансовый бюджет.

Текущий бюджет включает:

· план сбыта;

· производственный план;

· сметы прямых затрат на материалы;

· сметы прямых затрат на оплату труда;

· сметы общезаводских накладных расходов;

· сметы торговых и административных расходов;

· прогнозный отчет о финансовых результатах.

Финансовый бюджет состоит из кассового плана и прогнозного балансового отчета.

Разработка бюджета начинается с этапов подготовки бюджета:

1. подготовки прогноза продаж;

2. определения ожидаемого объема производства;

3. расчета производственных затрат и эксплуатационных расходов;

4. определения движения денежных средств и других финансовых показателей.

5. составления планируемых финансовых отчетов.

На рисунке 14.5. показана упрощенная схема общего бюджета.

Чтобы показать, как взаимосвязаны между собой составные части бюджета, мы подготовим примерный финансовый план для компании «К», которая производит и продает единственное изделие. Мы предположим, что эта компания составляет свой главный бюджет на квартальной основе и учитывает различия между постоянными и переменными затратами при планировании.

1.План сбыта. Это своего рода отправная точка при подготовке главного бюджета, поскольку намечаемый объем продаж оказывает влияние на все составные части главного бюджета. План сбыта обычно показывает количество единиц каждого изделия, которые компания предполагает продавать. Эта число умножается на предполагаемую цену продажи единицы изделия для составления плана сбыта. План сбыта включает также исчисление ожидаемых денежных поступлений от продажи в кредит, которые позднее будут учтены при составлении кассового плана.

Рис. 14.5. Схема общего бюджета компании

2. Производственный план. После того, как подготовлен план сбыта, разрабатывается производственный план, определяется количество единиц изделия, которое намечается запустить в производство, с тем, чтобы обеспечить планируемые продажи и потребности товарно-материальных запасов. Ожидаемый объем производства определяется вычитанием оцененных запасов готовой продукции на складе на начало периода из суммы

предлагаемых к продаже единиц изделия и желательного объема наличной готовой продукции на складе на конец периода.

3. Смета прямых затрат на материалы.После того, как объем производства был посчитан, должна быть составлена смета прямых затрат на материал, чтобы определить, как много материала требуется и сколько должно быть приобретено, исходя из потребностей производства. Количество материала, подлежащего закупке, зависит от предполагаемого его расхода и имеющихся запасов.

Формула для расчета закупок материала, ед.:

Закупка Желательный запас Запас на начало

материала = Расход + материала на конец - периода

периода

Смета прямых затрат на материал обычно сопровождается расчетами ожидаемых платежей за материал.

4.Смета прямых затрат на оплату труда. В производственном плане существуют предпосылки для подготовки сметы затрат на оплату труда. Для подсчета требуемых прямых затрат труда следует умножить ожидаемый объем производства за каждый период на число часов работы, необходимых для производства одной единицы изделия. Затем результат умножается на стоимость прямых затрат труда за час, чтобы получить бюджетные общие затраты на оплату труда.

5.Смета общезаводских накладных расходов. Смета общезаводских накладных расходов – это перечень всех общезаводских расходов, помимо прямых затрат на материал и оплату труда, таких как амортизация, налог на имущество и заводская арендная плата. При подготовке кассового плана важно помнить, что амортизация не требует затрат денежных средств и, следовательно, должна вычитаться из сметы общезаводских накладных расходов, когда вы определяете денежные выплаты по смете общезаводских накладных расходов.

6. Смета товарно-материальных запасов на конец периода. Смета товарно-материальных запасов на конец периода содержит информацию, необходимую для составления прогнозных финансовых отчетов. В частности, она помогает рассчитывать стоимость реализованных товаров в прогнозном отчете о прибылях и убытках и стоимость остатка материалов и запасов готовой продукции, которые фиксируются в прогнозном балансовом отчете, в денежном выражении.

7. Смета торговых и административных расходов. Смета торговых и административных расходов содержит перечень общефирменных расходов, понесенных в процессе реализации продукции и организации бизнеса. Для составления прогнозного отчета о финансовых результатах (продажа минус переменные затраты минус постоянные затраты) вы должны рассчитать переменные торговые и административные расходы, приходящиеся на единицу продукции.

8.Кассовый план. Кассовый план помогает менеджерам предвидеть ожидаемые притоки и оттоки денежных средств на предстоящий период времени, поддерживать запас денежных средств в соответствии с потребностями и избегать как избытка временно свободных денежных средств, так и возможного их дефицита. Кассовый план обычно состоит из четырех основных разделов:

1) раздела денежных поступлений, включающего кассовый остаток на начало периода, денежные средства от покупателей и прочие денежные поступления;

2) раздела выплат, содержащего все денежные платежи, запланированные на прогнозный период;

3) раздела излишков и дефицита денежных средств, который показывает разницу между разделом денежных поступлений и разделом денежных выплат;

4) финансового раздела, который предусматривает строгий учет получения кредитов и погашения долгов на прогнозный период.

При рассмотрении кассового плана предполагается, что:

· компания планирует поддерживать постоянным минимальный кассовый остаток в размере 5000 ден.ед. на конец каждого квартала;

· все получаемые кредиты и выплаты по долгам должны быть в размере 500 ден.ед. при ставке 10% годовых. Проценты за пользование кредитом должны быть подсчитаны и выплачены на момент оплаты основной суммы долга. Кредитование имеет место в начале каждого квартала, а погашение долга – в конце каждого квартала.

9.Прогнозный отчет о финансовых результатах.

Прогнозный отчет о финансовых результатах сводит воедино планируемые перспективные оценки различных позиций доходов и расходов на бюджетный период. Бюджет может иметь деление на кварталы или на месяцы, если компания собирается строго контролировать свои финансовые операции.

Прогнозный балансовый отчет подготавливается путем корректировки балансового отчета за предыдущий, только что закончившийся год, с учетом всех тех видов деятельности, которые предполагается использовать в течение бюджетного периода. Прогнозный балансовый отчет необходимо иметь по следующим причинам:

· отчет может вскрыть отдельные неблагоприятные финансовые проблемы, решением которых руководство заниматься не планировало;

· служит высокоточным инструментом контроля всех остальных перспективных планов на предстоящий период деятельности компании;

· помогает руководству выполнять расчеты различных коэффициентов и показателей;

· помогает определить перспективные источники финансирования и важнейшие обязательства прогнозного периода.

14.6. Разработка платежного календаря

План поступления и расходование денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по кварталам или месяцам, дает лишь общую основу управления денежными потоками предприятия. Вместе с тем, высокий динамизм этих потоков, их зависимость от множества факторов краткосрочного действия определяют необходимость разработки планового финансового документа, обеспечивающего ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия. Таким плановым документом выступает платежный календарь или «кассовый бюджет», или «текущий бюджет поступления и расходования денежных средств». Содержание этих документов - оперативный, составленный в рамках одного месяца план денежных потоков (поступления и расходования денежных средств) по предприятию в целом или отдельным его центрам ответственности (структурным единицам и подразделениям). Оперативные планы денежных потоков – это, прежде всего, установленные в рамках одного месяца сроки и объемы платежей, поэтому более предпочтительным в этих целях является использование термина «платежный календарь».

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии в разнообразных вариантах, является самым эффективным и надежным инструментом оперативного управления его денежными потоками. Он позволяет решать следующие основные задачи:

· сводить прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств («оптимистический», «реалистический», «пессимистический») к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

· в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

· обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

· обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, т.е. его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

· включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (а соответственно и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

Основной целью разработки платежного календаря (во всех его вариантах) является установление конкретных сроков поступления денежных средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий.

Наиболее распространенная форма платежного календаря, используемой в процессе оперативного планирования денежных потоков предприятия, содержит график предстоящих поступлений денежных средств.

Однако если планируемый вид денежного потока носит односторонний характер (только положительный или только отрицательный), платежный календарь разрабатывается в форме одного соответствующего раздела.

Временной график платежей дифференцируется в платежном календаре обычно в ежедневном разрезе, хотя отдельные виды этого планового документа могут иметь и другую периодичность – еженедельную или ежедекадную (если такая периодичность не оказывает существенного влияния на ход осуществления денежного оборота предприятия или вызвана неопределенность сроков платежей).

Виды платежного календаря дифференцируются в рамках предприятия в разрезе отдельных видов хозяйственной деятельности, а также в разрезе различных типов центров ответственности.

Основные виды платежного календаря предприятия, дифференцированные по этим признакам, следующие.

1. По операционной деятельности. В целом по предприятию:

· налоговый платежный календарь;

· календарь инкассации дебиторской задолженности;

· календарь обслуживания финансовых кредитов;

· календарь выплат заработной платы.

по отдельным центрам ответственности:

· календарь (бюджет) формирования производственных запасов;

· календарь (бюджет) управленческих расходов;

· календарь (бюджет) реализации продукции.

2. По инвестиционной деятельности. В целом по предприятию:

· календарь (бюджет) формирования портфеля долгосрочных инвестиций;

· календарь (капитальный бюджет) реализации программы реальных инвестиций.

и по отдельным центрам ответственности:

· календарь (капитальный бюджет) реализации отдельных инвестиционных проектов.

3. По финансовой деятельности. В целом по предприятию:

· календарь (бюджет) эмиссии акций;

· календарь (бюджет) эмиссии облигаций;

· календарь амортизаций основного долга по финансовым кредитам.

1. Оперативное управление денежными потоками по операционной деятельности предприятия

Налоговый платежный календарь. Этот плановый документ разрабатывается по предприятию в целом и содержит обычно только один раздел – «график налоговых платежей» (возвратные платежи по налоговым перерасчетам денежных средств включаются обычно в календарь инкассации дебиторской задолженности). В составе этого платежного календаря отражаются суммы всех видов налогов, сборов и других налоговых платежей, перечисляемых предприятием в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды. Календарной датой уплаты избирается, как правило, последний день установленного срока перечисления налоговых платежей каждого вида.

Календарь инкассации дебиторской задолженности. Этот вид платежного календаря разрабатывается обычно по предприятию в целом (хотя при наличии специализированного подразделения – кредитного отдела – он может охватывать группу платежей только этого центра ответственности). По текущей дебиторской задолженности платежи включаются в календарь в суммах и сроки, предусмотренные соответствующими договорами (контрактами) с контрагентами. По просроченной дебиторской задолженности эти платежи включаются в данный плановый документ на основе предварительного согласования сторон. Календарь инкассации дебиторской задолженности содержит только один раздел – «график поступления денежных средств». В целях отражения реального денежного оборота предприятия датой поступления денежных средств считается день их зачисления на расчетный счет предприятия (это позволяет исключить период флоута в расчетах с дебиторами).

Календарь обслуживания финансовых кредитов. В соответствии с действующей международной практикой составления «отчетности и прогнозирования денежных потоков обслуживания финансовых кредитов отражается в составе операционной (а не финансовой) деятельности предприятия. Это связано с тем, что проценты за кредит, лизинговые платежи и другие расходы предприятия по обслуживанию финансового кредита входят в состав себестоимости продукции и соответственно влияют на размер формируемой операционной прибыли. Указанный календарь разрабатывается в целом по предприятию и содержит лишь один раздел – «график выплат, связанных с обслуживанием финансового кредита». Суммы и даты выплат включаются в платежный календарь в соответствии с условиями кредитных (лизинговых) договоров.

Календарь выплат заработной платы. Обычно разрабатывается обычно на предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, цехов и т.п.). Даты таких выплат устанавливаются на основе коллективного трудового договора или индивидуальных трудовых контрактов, а суммы платежей – исходя из штатного расписания и разработанной соответствующей сметы затрат. Указанный платежный календарь содержит обычно один раздел – «график выплат заработной платы»

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов. Обычно разрабатывается для соответствующих центров затрат (структурных подразделений, осуществляющих материально – техническое обеспечение производства). В состав платежей этого календаря входят обычно стоимость закупаемых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, а также расходы по транспортированию и страхованию в процессе перевозки.

Если формируемые производственные запасы требуют специальных режимов хранения (охлаждения, газовой среды и т.п.), то данный вид платежного календаря может отражать и расходы по их хранению. Указанный календарь содержит лишь один раздел – «график платежей, связанных с формированием производственных запасов». Суммы и даты этих платежей устанавливаются в соответствии с договорами с контрагентами или планами закупки товарно – материальных ценностей. Обычно в составе этих платежей отражается и погашение кредиторской задолженности предприятия по расчетам с поставщиками.

Календарь (бюджет) управленческих расходов. В составе этого бюджета отражаются платежи по закупке канцелярских принадлежностей; компьютерных программ и средств оргтехники, не входящих в состав внеоборотных активов; расходы на командировки; почтово-телеграфные расходы и другие затраты, связанные с управлением предприятием (кроме затрат на оплату труда административно – управленческого персонала, отражаемых в календаре выплат заработной платы). Данный вид платежного календаря содержит лишь один раздел – «график платежей по общехозяйственному управлению». Сумма платежей этого календаря определяется соответствующей сметой, а даты их осуществления – по согласованию с соответствующими службами управления.

Календарь (бюджет) реализации продукции. Эта форма платежного календаря разрабатывается обычно в разрезе центров доходов или центров прибыли предприятия. Указанный платежный календарь содержит два раздела – «график поступления платежей за реализованную продукцию» и «график расходов, обеспечивающих реализацию продукции». В первом разделе отражаются поступления денежных средств при наличных расчетах за продукцию (если данный центр ответственности контролирует инкассацию дебиторской задолженности по расчетам с покупателями, то в первом разделе отражается и этот вид поступления денежных средств). Во втором разделе отражаются расходы на маркетинг, содержание сбытовой сети, рекламу и т.п.

2. Система оперативного управления денежными потоками по инвестиционной деятельности предприятия.

Календарь (бюджет) формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций. Этот вид оперативного планового документа состоит из двух разделов – «графика затрат на приобретение различных долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» (акций долгосрочных облигаций и т.п.)» и «графика поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля». Показатели первого раздела в рамках общей сметы затрат устанавливаются по согласованию с соответствующими инвестиционными менеджерами, а показатели второго раздела – в соответствии с условиями эмиссии отдельных финансовых инструментов портфеля.

Календарь (капитальный бюджет) реализации программы реальных инвестиций. Составляется по предприятию в целом, если не осуществляются крупномасштабные инвестиции по отдельно разработанным инвестиционным проектам. В этом виде оперативного финансового плана содержатся показатели двух разделов – «график капитальных затрат» (затраты на приобретение основных средств и нематериальных активов) и «график поступления инвестиционных ресурсов» (в разрезе отдельных их источников). Примерная форма разработки этого календаря (бюджета) по составу позиций рассмотрена ранее.

Календарь (капитальный бюджет) реализации отдельных инвестиционных проектов. Составляется, как правило, в разрезе соответствующих центров ответственности предприятия (центров инвестиций). Его структура аналогична предшествующему виду календаря с ограничением денежных потоков рамками лишь одного инвестиционного проекта.

3. Система оперативного управления денежными потоками по финансовой деятельности предприятия.

Календарь (бюджет) эмиссии акций. Этот вид платежного календаря имеет две разновидности – если он разрабатывается до начала продажи акций на первичном фондовом рынке, то включает лишь один раздел: «график платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций»; если же он разрабатывается для периода осуществляемой продажи акций, то в его составе содержатся показатели двух разделов: «графика поступления денежных средств от эмиссии акций» и «графика платежей, обеспечивающих продажу акций» (комиссионное вознаграждение инвестиционным брокерам, расходы на информацию и т.п.).

Календарь (бюджет) эмиссии облигаций. Разработка такого планового документа носит периодический характер. Принципы его разработки те же, что и в предыдущем варианте оперативного финансового плана.

Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам.

Этот вид платежного календаря содержит лишь один раздел – «график амортизации основного долга». Показатели этого оперативного финансового плана дифференцируются в разрезе каждого кредита, подлежащего погашению. Суммы платежей и сроки их осуществления устанавливаются в платежном календаре в соответствии с условиями кредитных договоров, заключенных с коммерческими банками и другими финансовыми институтами.

Перечисленные виды платежного календаря как формы планового документа могут быть дополнены с учетом объема и специфики хозяйственной деятельности предприятия. Конкретный перечень видов платежного календаря предприятие устанавливает самостоятельно с учетом требований эффективности управления денежным оборотом.

Ряд показателей отдельных видов платежного календаря могут носить не фиксированный, а переменный характер (вариант «гибкого платежного календаря»). В такой форме платежный календарь доводится обычно до отдельных центров ответственности.

Разработка платежного календаря в различных его вариантах значительно облегчается при использовании современных компьютерных технологий. Наличие соответствующих программ позволяет, например, при изменении в табличном процессоре определяющего показателя «гибкого календаря» автоматически получить новый ряд всех содержащихся в нем оперативных плановых заданий. По вариантам всех видов платежного календаря с помощью соответствующих программ легко может быть обеспечена преемственность разрабатываемых показателей во времени (при переходе к каждому последующему месяцу его разработки). Наконец, программы соответствующего финансового моделирования денежных потоков предприятия могут легко взаимосвязывать и корректировать показатели отдельных видов платежного календаря с показателями плана поступления и расходования денежных средств по предприятию в целом. Эти же программы позволяют осуществлять финансовое планирование денежных потоков и в обратном направлении – внося коррективы в план поступления и расходования денежных средств осуществлять автоматическую корректировку соответствующих показателей всех видов платежного календаря.

Использование компьютерных технологий в процессе текущего и оперативного планирования денежных потоков должно быть увязано с объемами и видами этих потоков, определяемых диверсификацией хозяйственной деятельности предприятия.

ВОПРОСЫ:

1. Назовите основные принципы процесса управления?

2. В чем суть принципа информационной достоверности?

3. Что понимается под принципом обеспечения ликвидности?

4. Назовите основные этапы управления денежными потоками.

5. Возможен ли процесс оптимизации денежных потоков без синхронизации?

6. Чем отличается прямой метод учета денежных потоков от косвенного?

7. В чем смысл методов анализа денежных потоков?

8. Почему качество чистого денежного потока при анализе занимает особое значение?

9. Как синхронность формирования положительного и отрицательного денежных потоков с коэффициентом ликвидности денежного потока предприятия в разрезе отдельных интервалов рассматриваемого периода?

10. Какие внешние и внутренние факторы, оказывают влияние на процесс оптимизации денежных потоков?

11. Какова последовательность прогнозирования плана поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности предприятия, исходя из планируемого объема реализации продукции? Исходя из планируемой суммы чистой прибыли?

12. Какова цель разработки платежного календаря?

Задания:

1. Определите дополнительную потребность в фи­нансировании корпорации «Флюгер», если фактический объем продаж компании 400 тыс. ден. ед.; активы составляют 120 тыс. ден. ед.; Обязательства - 40 тыс. ден. ед.; фонды, формируемые из нерас­пределенной прибыли - 10 тыс. ден. ед. Активы и обязательства возрастают пропорционально росту объема продаж. Кроме того, известно, что на долю прибыли в объеме продаж приходится 10%, норма дивиденда 40%, а объем реализации прогнозируется на уровне 480 тыс. ден. ед.

2. Выручка от реализации компании «Полярная звезда», производящей сложную технику для разведки запасов полезных ископаемых Севера, за 2016 г. составила 72 млн. ден. ед.

В таблице 14.5 представлена зависимость отдельных статей выручки от реализации.

Таблица 14.5

Зависимость выручки от реализации, %