Начисление фактических сумм отпускных в этом случае производится за счет созданного резерва.

По окончании года сумма начисленного резерва приводится в соответствие с фактическим его использованием:

· если сумма резерва больше фактического использования, то в этом случае данная сумма включается в состав прочих доходов организации;

· если сумма резерва меньше фактического использования, то резерв доначисляется.

Учет резерва на оплату отпусков ведется на пассивном счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Основные операции по учету резерва на оплату отпусков:

· начисление резерва — Д сч. 20, 23, 25, 26, 44, К сч. 96;

· использование резерва — Д сч. 96, К сч. 69, 70;

· доначисление резерва в конце отчетного периода — Д сч. 20, 23, 25, 26, 44, К сч. 96;

· списание неиспользованной суммы резерва в конце отчетного года — Д сч. 96, К сч. 91-1 (п. 11 ПБУ 8/01).

Для целей исчисления налога на прибыль суммы создаваемых резервов на предстоящую оплату отпусков работникам, выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, выплату вознаграждений по итогам работы за год учитываются в налоговой базе. Порядок формирования данных резервов в налоговом учете определен в ст. 324.1 НК РФ.

Создание резерва должно быть отражено в налоговой учетной политике.

Размер ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпускных (Рмес) в налоговом учете определяется следующим образом:

Рмес = (Змес × През) / 100 ,

где Змес — сумма заработной платы с учетом страховых взносов в ПФР, ФСС и ФОМС, начисленная за месяц, руб.; През – процент отчислений в резерв, %.

Процент отчислений в резерв (През) рассчитывается так:

През = (ПО / ПЗП) × 100,

где ПО – плановая годовая сумма отпускных с учетом страховых взносов в ПФ, ФСС и ФОМС, руб.; ПЗП – плановая годовая сумма заработной платы с учетом страховых взносов в ПФ, ФСС и ФОМС, руб.

Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников, но не выше установленной предельной величины.

На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва:

· недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы резерва включаются в состав доходов текущего налогового периода;

· при недостаточности средств фактически начисленного резерва сумма фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумма страховых взносов в ПФ, ФСС и ФОМС включаются в расходы.

В случае неполного использования отпусков необходимо уточнить сумму резерва с учетом суммы резерва на неиспользованные отпуска (Рн):

Рн = ДЗср × КДн,

где ДЗср – среднедневная сумма расходов на оплату труда работников, руб.; КДн – количество дней неиспользованного отпуска, дни.

Сумма Рн сравнивается с суммой фактического остатка резерва на конец года (Рф). В случае если:

Рн > Рф, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда;

Рн < Рф, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.