Учет кассовых операций

В процессе деятельности предприятия вступают хозяйственные связи, в расчетные отношения с поставщиками и покупателями, банками и другими юридическими и физическими лицами.

Расчеты между юридическими (физическими) лицами осуществляются путем безналичных расчетов или наличными денежными средствами.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами предприятие должно иметь кассу. Касса – это специально оборудованное, изолированное помещение для приема, выдачи и хранения денег.

Кассовые операции осуществляет кассир, который под расписку должен ознакомиться с «Порядком ведения кассовых операций». С ним должен быть заключен договор об индивидуальной материальной ответственности. Если на предприятии штатным расписанием не предусмотрена такая должность, то обязанности кассира должны быть возложены на другого работника.

Правила ведения кассовых операций. Прием наличных денег в кассу осуществляется по приходному кассовому ордеру, подписанному главным бухгалтером, с выдачей квитанции лицу, сдавшему деньги, подписанной кассиром, главным бухгалтером и заверенной печатью. Квитанция является частью приходного кассового ордера.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям. Расходные документы подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия. Если в заявлении и других документах к расходным кассовым ордерам имеется разрешительная надпись руководителя, то подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна.

При выдаче денежных средств по платежным ведомостям на всю сумму выданных денежных средств оформляется расходный кассовый ордер, номер которого проставляется на ведомости.

При выдаче денег по доверенности, в расходном кассовом ордере после Ф.И.О. получателя денег указывается Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег. Если по ведомости, то перед распиской о получении денег, кассир делает надпись «По доверенности». При неполучении зарплаты (пособия) работником в установленные сроки (3 дня) в платежной ведомости против фамилии работника делается отметка «Депонировано» и составляется реестр депонированной суммы. Депонированные суммы сдаются в банк.

Прием и выдача денег по приходным и расходным кассовым ордерам производится лишь в день их выписки.

Заполнение их лицом, сдающим или получающим деньги, не допускается.

Не допускается исправление в них. Приходные и расходные кассовые ордера должны иметь раздельную нумерацию без пропусков; сквозную с начала года. На предприятии должна вестись книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. При осуществлении предприятием наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт, при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг, должна в обязательном порядке применяться контрольно – кассовая техника, которая должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета предприятия; быть исправной и опломбированной в установленном порядке; иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Покупателю выдается отпечатанный ККТ кассовый чек. Хранить в кассе наличные деньги следует в пределах установленного банком лимита.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в банк расчет по установленной форме «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег и выручки, поступающей в кассу».

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных банках, расчет лимита подается в один из них, по усмотрению предприятия, а в другие банки направляется уведомление об установленном ему лимите.

Если предприятие не представляет расчет лимита остатка наличных денег в кассе, то лимит считается нулевым.

Превышение лимита разрешается в течении трех дней, включая и день получения денег в банке, в дни выдачи зарплаты, пособий. Денежные средства сверх установленного лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет предприятия.

Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные или вечерние кассы банка или инкассаторам.

При сдаче денег непосредственно в банк, заполняется объявление на взнос наличными.

При сдаче инкассатору, предприятию выдается копия ведомости. Сдача денежных средств оформляется по кассе расходным кассовым ордером.

Расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами осуществляются только в пределах установленной ЦБ РФ суммы. В настоящее время – 60 тыс. руб.

При недостатке денежных средств, в кассе, предприятие получает их с расчетного счета. Для этого необходимо приобрести в банке чековую книжку. Денежный чек заполняется от руки; исправления не допускаются.

В нем указывается номер расчетного счета, сумма для получения. На обратной стороне денежного чека указывается, на какие цели получается сумма денежных средств. Фамилия получателя.

Заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера; оттиск печати. Сумма денежных средств, полученная по чеку в банке и сданная в кассу, приходуется приходным кассовым ордером. Номер ордера проставляется в корешке денежного чека.

Все факты поступления и выдачи денег в кассу должны учитываться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр является отрывным – это отчет кассира, который вместе с приходными и расходными документами в конце рабочего дня передаются в бухгалтерию. Отчет составляется за каждый кассовый день.

Исправление в кассовой книге можно делать только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера.

Кассовая книга – это регистр аналитического учета кассовых операций. Отчет кассира служит основанием для заполнения журнала – ордера № 1. Разрешается ведение кассовой книги на компьютере.

При ведении кассовой книги автоматизированным способом должно формироваться «Вкладной лист кассовой книги» и одновременно «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги должно осуществляться автоматически в порядке возрастания с начала года. На последнем листе кассовой книги за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем листе за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год. По окончанию календарного года «Вкладные листы кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.

При применении в расчетах ККТ предприятие должно вести книгу операциониста

Учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса».

По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу.

По кредиту счета отражается выдача денег из кассы.

Сальдо дебетовое – остаток денег в кассе.

Д50 К51 получены денежные средства в кассу с расчетного счета.

Д 50 К62 расчеты покупателей наличными денежными средствами.

Д50 К71 сдана в кассу неиспользованная сумма аванса.

Д50 К73-1 погашена задолженность работником по займам.

Д50 К73-2 возмещение работником причиненного материального ущерба.

Д51К50 сданы на расчетный счет денежные средства из кассы.

Д57 К50 сданы их кассы денежные средства через инкассатора.

Д71 К50 выдана сумма аванса в подотчет.

Д73-1 К50 предоставлен заем работнику предприятия

Д70 К50 выдана зарплата, премия

Д60 К50 расчеты с поставщиками наличными денежными средствами.

Если предприятие направляет сотрудников в загранкомандировки, то оно может получать и хранить в кассе иностранную валюту.

Основные правила обращения с валютой:в приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.

Аналитический учет должен вестись по каждому виду иностранной валюте (в карточках аналитического учета).

В кассовой книге и в отчете кассира проставляется одновременно две суммы – в иностранной валюте и в рублях.

При изменении курса рубля, при хранении иностранной валюты в кассе, рассчитывается курсовая разница. В кассовой книге делается запись курсовой разницы в Приходе или в Расходе, основанием является справка бухгалтера расчета курсовой разницы, которая вместе с другими документами подшивается к отчету кассира.

Д50 К52 получена иностранная валюта.

Д71 К50 выдано в подотчет.

Д50 К91 положительная курсовая разница.

Д91 К50 отрицательная курсовая разница.

В кассе могут храниться денежные документы: проездные билеты, почтовые марки, путевки, дорожные чеки и т.д.

Учет денежных документов ведется на отдельном 3-м субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса».

Поступление денежных документов оформляется приходным кассовым ордером, выдача – расходным кассовым ордером или по ведомости.

В конце месяца составляется отчет о движении денежных документов.

Д50-3 К71 сданы в кассу подотчетным лицом почтовые марки,

проездные билеты.

Д50-3 К52 приобретены дорожные чеки.

Д50-3 К76 приобретены путевки

Д71 К50-3 выданы в подотчет дорожные чеки.

Д73 К50-3 выданы путевки работникам предприятия.

На предприятии должна проводиться инвентаризация кассы. График проведения инвентаризации кассы утверждает руководитель предприятия.

Инвентаризация кассы проводится инвентаризационной комиссией, утвержденной руководителем предприятия. Инвентаризация проводится в присутствии кассира. Перед ее проведением (в начале) с кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные кассовые ордера оприходованы. Во время инвентаризации не производится прием и выдача денежных средств. Результаты отражаются в Акте инвентаризации.

Отражение в учете результата инвентаризации кассы:

Недостача:

Д94 К50 сумма недостачи.

Д73-2 К94 перевод суммы недостачи на виновное лицо- кассира.

Д50 К73-2 возмещение материального ущерба.

Излишек:

Д50 К91-1

Приходуется в доход предприятия.

Инвентаризация проводится и при смене кассира (МОЛ).

Учреждения банка не реже 1 раза в 2 года проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций на предприятиях. По результатам проверки оформляется справка по форме 0408026. При нарушении порядка ведения кассовых операций первый экземпляр направляется в органы ФНС для принятия мер финансовой и административной ответственности к предприятию.