Ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) – система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Их использование дает организации возможность оценить свое состояние и помочь в оценке реализации стратегии. KPI позволяет производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени.

На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности».

Наиболее актуально использование понятия KPI в управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.

Выделяются следующие виды ключевых показателей:

· KPI результата – сколько и какой результат произвели;

· KPI затрат – сколько ресурсов было затрачено;

· KPI функционирования – показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);

· KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;

· KPI эффективности (показатели эффективности) - это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:

· Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;

· Каждый показатель должен быть измерим;

· Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.

Грамотно разработанная система ключевых показателей эффективности дает руководителю возможность оценить бизнес в целом, выстроить систему управления прибыльностью предприятия в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Систему ключевых показателей эффективности целесообразно применять в компаниях, которые имеют достаточно большой размер. Именно в них KPI дает наибольший эффект. В малых компаниях излишняя формализация может наносить ущерб гибкости. А в крупных компаниях с их помощью можно контролировать все предприятие в целом, оценить работу каждого сотрудника или подразделения и их вклад в достижение общего конечного результата.

Вопросы при разработке ключевых показателей

При разработке ключевых показателей компания должна продумать ответы ряд вопросов:

1. Четко сформулировать стратегические задачи.Независимо от того, что компания считает главным для обеспечения ее долгосрочного успешного функционирования: лидерство на рынке, удовлетворение клиентов, высокое качество, скорость, разработка новой продукции, снижение стоимости, профессионализм их людей, их репутация как фирмы, либо комбинация этих и других задач, - она должна отслеживать эти показатели и сообщать их соответствующим людям с целью направить всю компанию в нужном направлении. Ясность намерений фокусирует всю организацию и создает потенциал для согласования действий в рамках всей компании;

2. сфокусироваться на основных бизнес-процессах. Компании начинают переосмысливать необходимость вертикальных иерархий и думать в терминах горизонтальной организации и базовых процессов – тех фундаментальных аспектов бизнеса, от которых зависит общий успех. Например, в области высоких технологий разработка продукции, вероятно, является базовым процессом. В сложившейся, мало изменчивой и высоко конкурентной производственной среде ключевыми процессом может быть снабжение материалами и производственная обработка, от чего зависит минимизация себестоимости продукции. Чрезвычайно важно понять, что показатели деятельности отражают ключевые характеристики базовых процессов и их конечные результаты.

3. сфокусироваться на критических факторах. Ключевые показатели деятельности фокусируют внимание организации на критических факторах для успешного функционирования. Если в измерении успеха превалирует удовлетворенность заказчика, что определяется такими факторами, как оказанные услуги, высокое качество, быстрое реагирование, ассортимент и стоимость, то все эти факторы являются показателями и должны найти отражение в системе показателей деятельности. Если увеличение ассортимента не так важно, а время реагирования и стоимость критичны, тогда факторы измерения, связанные с временем реагирования и стоимостью, являются более важными. Фокусировка подразумевает именно это. Крайне важно определить именно те несколько показателей результатов деятельности, которые действительно являются критичными для достижения успеха. Критические факторы успеха время от времени могут меняться. На этапе становления компании превалирующим фактором может быть завоевание рынка. Впоследствии, этим фактором может стать ряд новых видов продукции и реагирование на спрос. Как только фирма встанет на ноги, для нее может стать важным вопрос снижения себестоимости. Процесс отслеживания показателей результатов деятельности должен быть гибким и подстраиваться в соответствии с изменением критичности факторов измерения;

4. сигнализировать о результатах деятельности. Большинство систем измерения исследуют исторические результаты деятельности, зачастую в сравнении с предопределенным бюджетом, и генерируют отклонения для дальнейшего выяснения причин их возникновения. На реализацию этого процесса уходит масса времени и сил. А ведь самым главным является понять, улучшилась ли положение дел. Действительно эффективные показатели деятельности должны функционировать как устройства раннего предупреждения, анализируя критические переменные компании и сообщая об их динамике и потенциальных проблемах;

5. идентифицировать, какие критические факторы требуют внимания. Руководство должно обращать особе внимание на критические переменные, которые не отражают усовершенствований или не доходят до уровня ожиданий. В хорошо сформированной системе показателей деятельности можно идентифицировать, на каких именно критических факторах необходимо сфокусироваться для достижения запланированных результатов;

6. использовать систему как основу для поощрения. Основное назначение показателей деятельности – это, конечно, сделать, в конце концов, фирму успешной. Ключевые участники, внесшие непосредственный вклад в обеспечение успешности фирмы, должны быть вознаграждены в той мере, в какой компания стала успешной. Показатели деятельности, фокусируясь на ключевых переменных, влияющих на достижение фирмой своих целей, могут служить в качестве основы для поощрения.