Шаг 7 - Отражение на процессе

Группа, решившая проблему, и сам процесс ее решения очень важны для организации. В связи с этим необходимо сделать процесс реактивного совершенствования постоянным, для чего необходимо оценить качество выполненной работы и разработать меры по совершенствованию деятельности группы.

1) Необходимо обобщить наиболее важный опыт, приобретенный группой.

2) Изучение аналогичных процессов, выполненных другими группами.

3) Определение направлений совершенствования деятельности группы и уровня решаемых ею задач с помощью матрицы диагностики истории усовершенствования качества.

Шаг 0 - состояние группы перед началом процесса улучшения.

Полученная матрица анализируется руководством с целью учета полученного опыта при постановке перед командой следующих задач.

Метод "7 шагов" основан на цикле Деминга:

Результаты выполненной командой работы представляются коллективу организации на презентации.

Цели презентации:

· Моральное поощрение участников команды за успешную работу.

· Пропаганда передового опыта и знаний.

· Вовлечение персонала.

Поскольку процесс важнее результата, его тоже необходимо постоянно улучшать, при этом высшее руководство организации не может оценить эффективность работы группы. В связи с этим для морального стимулирования участников группы и распространения передового опыта внутри организации рекомендуется использовать презентацию успехов группы. Для успешного проведения презентации с максимальной эффективностью предлагаются следующие правила:

1) Презентация проводится во вне рабочее время, и приглашаются все желающие.

2) Выступление участников группы иллюстрируются слайдами. Обязательно идолжны быть слайды, на которых представленны члены группы, ее название и логотип. Рекомендуется использование членами команды своей особой символики.

3) Обязательно присутствие старшего менеджера.

4) Перед началом презентации должен выступить главный менеджер. 70% его выступления должно быть уделено положительным сторонам работы группы, 30% - формулировке задач на будущее, критика не допускается. Все похвалы должны быть строго адресными, для этого необходимо использовать отмеченную выше матрицу, у которой вместо последнего столбца пишутся предложения по совершенствованию работы группы.

5) В процессе выступления участников группы присутствующие менеджеры обязаны показывать свою заинтересованность с помощью невербальных знаков внимания: менеджеры сидят в первом ряду, причем главный менеджер в центре, чтобы его могли видеть все присутствующие; главный менеджер должен присутствовать в течение всей церемонии, сидя на краю стула, наклонившись вперед, подчеркивая интерес своим поведением; реагируя на хорошие высказывания, он должен кивать головой и произносить фразу "очень хорошо"; нельзя прерывать выступающего; менеджеры обязаны делать пометки и задавать вопросы после выступления.

6) Презентация должна быть построена в формате "7 шагов" и движение должно совершаться от первого к седьмому.