Вопрос 17. Комплектование архива

Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными докумен­тами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предпри­ятий или приобретенными этими архивами, а также докумен­тами, переданными им негосударственными учреждениями, ор­ганизациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомствен­ных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

ü из установления профиля архива;

ü определения источников комплектования;

ü определения состава документов, подлежащих хранению в ар­хиве;

ü организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятель­ности весь документальный фонд, то источник комплектова­ния передает на хранение в архив только архивный фонд, по­этому понятие "фондообразователь" шире понятия "источник комплектования".

Критериями источников комплектования являются:

ü функционально-целевое назначение учреждения;

ü масштаб его деятельности;

ü вид организации;

ü полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

ü значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

ü степень сохранности его фонда;

ü взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

ü структурные подразделения организации;

ü подведомственные организации;

ü физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами лич­ного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, ос­таваясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответ­ствии с архивным законодательством после проведения экс­пертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организа­ций-предшественников и документы ликвидированных подчи­ненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной но­менклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.