Требования к архивному делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований:

ü подшивка или переплет дела;

ü нумерация листов дела;

ü составление листа-заверителя дела;

ü составление внутренней описи документов;

ü внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

ü дела подшиваются в твердую картонную обложку или перепле­таются, при этом из них изымаются все металлические скреп­ления;

ü особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

ü в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

ü нумерация листов дела производится черным карандашом в пра­вом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

ü листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотогра­фии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представ­ляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обо­ротной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

ü подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, снача­ла конверт, затем вложения;

ü при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

ü помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответст­вующие акты;

ü внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержа­ния документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

ü наименование организации и ее подчиненность;

ü наименование структурного подразделения;

ü индекс дела;

ü номер дела по описи;

ü заголовок дела;

ü аннотация (при особо ценных документах);

ü дата дела;

ü количество листов в деле;

ü срок хранения дела;

ü архивный шифр дела;

ü наличие места для нанесения архивных атрибутов.