Передача дела в архив
Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;
ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;
ü прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;
ü при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;
ü при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;
ü передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;
ü по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.
По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:
ü передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;
ü документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;
ü документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;
ü при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;
ü прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;
ü в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;
ü при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;
ü документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;
ü документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.
Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:
ü утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;
ü проверка состояния дел в организации представителем госархива;
ü передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;
ü факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.
Дата добавления: 2017-01-29; просмотров: 485;