Критерии организации документов в РФ

Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.

Классификация — выработка научных основ организации доку­ментов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации.

Организация документов осуществляется:

ü в пределах Архивного фонда РФ;

ü в пределах конкретного архива;

ü в пределах конкретного архивного фонда.

Организация документов — совокупность административно-пра­вовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенно­стей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе ор­ганизации документов находится архивный фонд — совокуп­ность архивных документов, исторически или логически свя­занных между собой.

До недавнего времени основными критериями организации хра­нения документов были:

ü принадлежность документов к историческим эпохам;

ü принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения;

ü принадлежность документов к административно-территориаль­ным единицам;

ü принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

ü принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.

В настоящее время критериями организации хранения докумен­тов являются:

ü формы собственности — государственная часть Архивного фон­да РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ;

ü виды носителей, способы и техника закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;

ü сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хра­нение документов негосударственной части Архивного фон­да РФ в госархивах.

Все критерии применяются в совокупности. Согласно им проис­ходит организация документов в пределах Архивного фон­да РФ.

Фондообразование

В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — ар­хивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая орга­низация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, со­ставляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

ü наличие правового акта о его образовании, регистрации, компе­тенции, порядке деятельности;

ü самостоятельный баланс;

ü расчетный счет в банке;

ü штатное расписание, печать, собственные бланки;

ü для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая исто­рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране­нию.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности:

ü архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности;

ü архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода;

ü объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой ис­торически или логически обусловленные связи, а для физиче­ских лиц — родственные, профессиональные, творческие, де­ловые связи;

ü архивная коллекция — совокупность документов, образовавших­ся в деятельности различных фондообразователей, объединен­ных по тематическому, авторскому, хронологическому и дру­гим общим признакам.

В основе первых двух комплексов находится признак проис­хождения, третьего и четвертого комплексов — Признак логи­ческой связи.

Основными принципами фондообразования являются:

ü недробимость фонда;

ü единое название фонда;

ü единый номер фонда;

ü единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:

ü структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хра­нения к структурным подразделениям;

ü хронологическому - по периодам или датам, к которым отно­сятся документы;

ü функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направ­лениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа;

ü номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;

ü корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;

ü географическому - в соответствии с определенными террито­риями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;

ü авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, яв­ляющихся авторами документов.

Единицы хранения внутри фонда группируются последователь­но по признакам, применение которых является наиболее целесо­образным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысло­вую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования.